Акт о недостаче товара при инвентаризации

Содержание
  1. Акт недостачи при инвентаризации: образец
  2. Общие сведения
  3. Функции и роль документа
  4. Нормативное регулирование
  5. Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке
  6. Что делать дальше с таким документом
  7. Акт недостачи при приемке товара: бланк
  8. Акт недостачи при инвентаризации, образец
  9. Что делать дальше с таким документом
  10. Кто составляет документ
  11. Правила оформления
  12. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
  13. Сроки проведения инвентаризации
  14. Порядок проведения инвентаризации
  15. Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии
  16. Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов
  17. Сверка фактических данных с учетными
  18. Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете
  19. Излишки и недостача при инвентаризации
  20. Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов
  21. Образец заполнения акта о недостаче или излишках при инвентаризации, пример объяснительной сотрудника
  22. Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации
  23. Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания
  24. Правила заполнения акта о недостаче, выявленной при инвентаризации товаров, денежных средств в кассе – образцы
  25. Назначение документа
  26. Как составить?
  27. При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации
  28. Скачать образец заполнения
  29. При выявлении недостачи денежных средств в кассе
  30. Пример оформления
  31. Выводы

Акт недостачи при инвентаризации: образец

Акт о недостаче товара при инвентаризации

Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.

Общие сведения

Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:

  • акты приемки;
  • акты недостачи;
  • акты возврата;
  • другие акты.

Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.

Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:

Функции и роль документа

Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.

  • Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.
  • Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
  • Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.

При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.

Нормативное регулирование

Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.

  • ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
  • ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
  • ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.

О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

  1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
  2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций.

    Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.

  3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций.

    Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.

  4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние.

    Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.

  5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.

  6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации.
    Они могут быть выражены в следующих вариантах:
    • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
    • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;

  7. Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

На акте обязательно указывается дата составления документа. Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.

Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.

Образец акта о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

Что делать дальше с таким документом

  • После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
  • Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.

Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

Источник: https://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/tovary/o-nedostache-tovara-pri-priemke.html

Акт недостачи при приемке товара: бланк

Источник: https://FondBiz.ru/dokumenty/akt-o-nedostache-tovara-obrazec.html

Акт недостачи при инвентаризации, образец

Акт о недостаче товара при инвентаризации

  1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
  2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций.

    Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.

  3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций.

    Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.

  4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние.

    Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.

  5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.

  6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
    • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
    • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
    • Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

На акте обязательно указывается дата составления документа. Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.

Бланк (форму) такого акта можно скачать .

Образец акта о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

Что делать дальше с таким документом

  • После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
  • Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.

Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

В деятельности любого предприятия есть такая статья прихода, как закупка товарно-материальных ценностей у сторонних организаций.

ТМЦ закупаются и принимаются по особой процедуре с соблюдением установленных правил и норм.

При обнаружении излишков товара или его недостаточности данный факт фиксируется документально. Составление акта о сумме ТМЦ входит в компетенцию кладовщика или иного уполномоченного на прием товара сотрудника. Данный бланк также используется при обнаружении недостачи при ревизии хранящихся в организации ценностей.

ТМЦ всегда принимаются и хранятся сотрудниками, которые по документам несут ответственность за их приемку и дальнейшую сохранность. С такими сотрудниками организации заключают договоры о . Такой договор наделяет работника рядом полномочий, но в то же время и увеличивает до максимума степень ответственности.

При приемке товарных ценностей уполномоченный работник обязан проверить их количество и качество, а по их результату составляется:

  1. Акт приемки, если никаких несоответствий не выявлено и нареканий нет.
  2. Акт возврата, при выявлении порчи всей поставленной продукции или большей его части.
  3. Акт о недостаче, в случае недопоставки.
  4. Акт об обнаруженных излишках, если принимающая сторона желает забрать лишнее себе.

Любой документ составляется по строго установленным нормам, с четким указанием причины его написания и письменным свидетельствованием обеих сторон.

Акт о недостаче – это документ, который составляется в различных случаях:

  1. Принимаемая партия товара не соответствует количественному параметру, прописанному в товарной накладной.
  2. Ревизионная комиссия обнаруживает разногласия между указанными в перечне остатками товара и действительному количеству на складе или в ином помещении при инвентаризации.
  3. Обнаружена недостаточность денег в кассе организации или в банковском пакете.

Акт о недостаче может выражаться в различных единицах измерениях: вес, штуки, денежные суммы.

Кто составляет документ

Обычно приемкой товарных ценностей занимаются кладовщики, если, конечно, такая единица в организации введена. Если фирма небольшая, а поставка ТМЦ не регулярна и берется только для собственных нужд, то такая обязанность может быть возложена на любого другого работника. Главное, что человек, который принимает ценности и отвечает за их хранение, отличается следующим:

  1. В его должностной инструкции прописаны четкие указания о наличии у него таких обязательств.
  2. С ним заключен договор о полной материальной ответственности.

При отсутствии уполномоченного на приемку работника его обязанности выполняет тот сотрудник, который по должности обязан его замещать.

Такие строгие правила позволяют наладить учет ТМЦ и иметь возможность впоследствии строго спросить за выявленные несоответствия.

Документ о недостаче составляет именно ответственный работник, чаще всего это:

  1. Кладовщик.
  2. Кассир.
  3. Специально назначенная ревизионная комиссия.

В отличие от кладовщика и кассира полномочия комиссии непостоянны, они ограничены не только временем, но и пространством. Комиссия назначается для проверки ТМЦ на складе или денежных средств в кассе или проверки наличия оборудования и в иных случаях, но в строгих пределах.

Правила оформления

Кладовщик или иное ответственное лицо при приемке товара обязан тщательно сверить все прописанные в ТТН позиции с их реальным отгружаемым количеством. До того как ТМЦ будут сверены по количеству и качеству подпись о приеме товара в ТТН не проставляется.

Если получатель смог обнаружить недостачу или выявить порчу части доставленной продукции, то он должен придерживаться следующих правил оформления:

  1. Распечатать нужную форму документа.
  2. Определиться с точным количеством недостачи. В бланк можно включать не только отсутствующие позиции, но и те, что неполно укомплектованы.
  3. Бланк заполняется только в присутствии второй стороны представителя.
  4. Вместе с актом о недостаче составляется претензия, в которой получатель указывает возможные .
  5. Если поставщиков одновременно несколько, то документ выписывается на каждого представителя отдельно.

При наличии разногласий по поводу количества или качества, приглашаются иные представители, например, транспортной компании.

Существует несколько различных форм актов недостаточности ТМЦ:

  1. ТОРГ-2, самый распространенный бланк, применяется при обнаружении несоответствий ценностей при приемке. Пишется в четырех экземплярах.
  2. ТОРГ-3 понадобится тем организациям, которые сотрудничают с зарубежными организациями и закупают товары у них. Заполнение производится в пяти экземплярах.
  3. ТОРГ-12 совмещает в себя две функции – перечисляет ТМЦ, которые необходимо вернуть из-за несоответствия качества или их излишка, а также одновременно приводят перечень .

Каждый из них заполняется с учетом индивидуальных особенностей, но с большего все три бланка имеют много общего.

Документы делопроизводства предприятия → Акт о недостаче и(или) пересортице товара

акт №от «»20г. о недостаче и(или) пересортице товара 1. название организации 2. фио уполномоченного ли…

  • Образец . Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара )

    Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара)

    акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара ) наименование и реквизиты предприятия: «» 20 г. no…

  • Образец . Акт на порчу, бой, лом товара (материала). Форма № 12

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на порчу, бой, лом товара (материала). Форма № 12

    Его уценке (списанию) вследствие материала. (порчи, боя и т.д.) в результате осмотра оказалось: — no. колич. актир уценка сумма прей- +- +-уценки скур.наименование товара ,сортедин.бруттонетто цена сумма новаясумма или материалов, арт…

  • Образец . Акт на передачу товаров , тары и инвентаря при смене буфетчиков

    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на передачу товаров, тары и инвентаря при смене буфетчиков

    код по окуд 0903115 (предприятие, организация) акт no. на передачу товаров , тары и инвентаря при смене буфетчиков на 20 г. сдающий: принимающий: (должность, фа…

  • Образец . Акт об обнаружении недостачи продукции (товара ) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)

    Договор перевозки грузов и пассажиров → Образец. Акт об обнаружении недостачи продукции (товара) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона)

    акт об обнаружении недостачи продукции (товара ) при вскрытии вагона (контейнера, автофургона) «» 200 г. место составления…

  • Образец . Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров . Специализированная форма № 2-он

    Договор поставки товаров, продукции → Образец. Акт об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров. Специализированная форма № 2-он

    специализированная форма no.2-он +-+ код по окуд 0903002 +-+ «утверждаю» «» 20 г. акт no. от «» 20 г. об установленном расхождении в количестве при приемке импортных товаров место составления акта : …

  • Источник: https://minakovajulia.ru/akt-nedostachi-pri-inventarizatsii-obrazets/

    Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

    Акт о недостаче товара при инвентаризации

    С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет».

    Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации.

    Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

    Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды.

    Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе.

    А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

    Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги.

    Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

    Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

    Сроки проведения инвентаризации

    Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

    • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,
    • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,
    • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),
    • при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
    • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
    • при ликвидации (реорганизации) организации.

    Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

    Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

    Порядок проведения инвентаризации

    В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

    Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет.

    Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

    Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

    Этап Действия Документ (форма)
    Подготовка к инвентаризации и сбор комиссииДиректор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
    Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатовРаспечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
    Сверка фактического результата инвентаризации с данными учетаФормируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в путиИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранениеТОРГ-16 — акт о списании товаров
    Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учетеПринимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

    Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

    Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

    Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

    Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

    После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

    Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

    Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

    Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

    При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности.

    Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

    В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

    Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

    Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

    Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

    Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

    Сверка фактических данных с учетными

    По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

    Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему.

    Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

    Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

    Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

    На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

    Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии.

    При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

    Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

    На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

    Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

    Излишки и недостача при инвентаризации

    Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

    При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

    В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

    Подробнее о пересортице при инвентаризации.

    Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

    Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

    Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим.

    Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия.

    В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию.

    Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

    При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам.

    Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами.

    Как это сделать — читайте здесь.

    А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

    Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

    Образец заполнения акта о недостаче или излишках при инвентаризации, пример объяснительной сотрудника

    Акт о недостаче товара при инвентаризации

    Статья 193 ТК РФ гласит, что при нарушении трудовых и должностных обязанностей сотрудник любой организации должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. При разбирательствах письменное фиксирование возникшей недостачи или излишек, а также объяснительная записка помогают донести до руководства позицию работника компании и отстоять его право работать далее в организации.

    статьи:

    1. Образцы объяснительных сотрудника
    2. Акты

    Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации

    По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.

    Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.

    Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.

    Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.

    Содержательная часть подразделяется на:

    1. Фактическую. В ней вы должны описать те моменты, которые послужили поводом написания записки. Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка. В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
    2. Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.

    Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.

    Обязательными реквизитами документа является:

    1. Наименование компании.
    2. ФИО директора, должность.
    3. Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
    4. Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
    5. Дата составления и подпись.

    Пример объяснительной записки:

    После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику. Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер.

    Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра.

    Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику.

    Вот еще один пример правильно оформленной записки:

    Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания

    Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.

    Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб.

    Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров. Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству. Акт должны подписывать не только представители руководства, но и члены независимой комиссии.

    Документ состоит из 3 обязательных страниц:

    1. В 1-ой вписываются данные о сторонах сделки.
    2. Во 2-ой указываются сведения об отгрузочных документах и фактических поставках.
    3. В 3-ей сообщаются условия проведения инвентаризационной экспертизы.

    Еще одним немаловажным документом является акт о списании товара. Он оформляется тогда, когда товар не подлежит продаже. Оформляется он по форме №ТОРГ-16.

    Заполнять данную форму должен руководитель, либо его заместитель, который обязан еще и собрать комиссию, которая бы зафиксировала факт порчи товара.

    В документе должны быть указаны следующие сведения:

    1. Дата поступления товара на склад.
    2. Дата списания товара.
    3. Номер накладной.
    4. Причина списания, либо некий код.
    5. Наименования товара, сумма.
    6. Инициалы членов комиссии, подписи.
    7. Решение начальника компании о том, каким способом организация будет покрывать ущерб от списания.

    Примеры других актов:

    Остались вопросы? Просто позвоните нам:

    Источник: https://pravo812.ru/dokumenty-blanki-zayavleniya/545-obrazets-zapolneniya-akta-o-nedostache-ili-izlishkakh-pri-inventarizatsii-primer-obyasnitelnoj-sotrudnika.html

    Правила заполнения акта о недостаче, выявленной при инвентаризации товаров, денежных средств в кассе – образцы

    Акт о недостаче товара при инвентаризации

    На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.

    Для обнаружения недостачи и проведения контроля регулярно организуется инвентаризация товаров или денежных средств.

    Назначение документа

    В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.

    Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.

    Функции акта о недостаче следующие:

    • Позволяет определить точную сумму убытка.
    • Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
    • Используется для составления отчетности.
    • Позволяет определить уровень работы предприятия.

    Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.

    Что делать, если выявлена недостача при увольнении?

    Как составить?

    Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.

    Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

    Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

    При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации

    Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.

    Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.

    Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:

    • В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
    • Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
    • В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
    • Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
    • В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
    • Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
    • Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
    • В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.

    Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

    Скачать образец заполнения

    Скачать образец типовой формы инвентаризационной описи товаров ИНВ-3 — excel

    Скачать пример заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при ревизии – word.

    При выявлении недостачи денежных средств в кассе

    По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.

    Особенности заполнения бланка при выявлении недостачи в кассе следующие:

    • При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка. При этом важно учитывать, что документ должен быть обязательно составлен в день ревизии денежных средств в кассе.
    • В основной части документа должна быть прописаны фактическая сумма денежных средств и учетная. Все показатели должны быть прописаны с учетом видов наличных средств и документации. Все сумму прописываются как цифрами, так и прописью.
    • По результатам проверки в акте должна отражаться информация о найденных излишках или недостаче. Если учетная сумма соответствует фактической, то в графах «Излишки» и «Недостача» проставляется прочерк.
    • На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица. А также здесь же указывается решение руководителя организации. Это может быть вынесение выговора, увольнение.

    Пример оформления

    Скачать образец акта при выявлении в ходе инвентаризации недостачи денежных средств в кассе – word.

    О порядке проведения инвентаризации, учете излишков, недостач и на каких счетах отображается, подробно рассказано в данном видео:

    Выводы

    Акт будет признан действительным только в том случае, если будет подписан всеми участниками инвентаризации.

    Это должны быть все члены комиссии, утверждающие форму, материально-ответственное лицо, руководитель организации.

    Составление данного бланка при инвентаризации товаров и денежных средств необходимо, чтобы в дальнейшем взыскать с материально-ответственного лица ущерб.

    Вам также может понравиться

    Источник: https://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/akt-o-nedostache.html

    Юрист
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: