Деловые письма

Содержание
  1. 10 основных правил деловой переписки
  2. письма
  3. Тема
  4. Адресация
  5. Приветствие
  6. Первое предложение — суть письма
  7. Уточнения
  8. Орфография и пунктуация
  9. Структура
  10. Оперативность ответа
  11. Как писать деловые письма в 2020 году? Примеры из книги
  12. Уважительность
  13. Ясность
  14. Забота
  15. Краткость
  16. Оформление
  17. Холодное письмо
  18. Правила написания и оформления деловых писем
  19. Зачем нужна деловая переписка
  20. Отличия деловых писем от других 
  21. Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия
  22. Проверьте свой адрес электронной почты
  23. Выберите адекватный шрифт
  24. Продумайте тему
  25. Представьтесь
  26. Соблюдайте краткость
  27. Используйте формальное завершение
  28. Разработайте подпись
  29. Проведите корректуру
  30. Виды писем
  31. В какие сроки нужно ответить на письмо
  32. Как написать деловое письмо после проведенной встречи 
  33. Примеры писем в деловой переписке
  34. Виды деловых писем
  35. Рекомендации по составлению документа
  36. Стиль
  37. Оформление делового письма
  38. Примеры деловой переписки
  39. Заключение
  40. Деловая переписка: примеры и образцы писем
  41. Образцы деловых писем
  42. Образец письма-ответа
  43. Примеры писем на английском в деловой переписке
  44. Структура делового письма

10 основных правил деловой переписки

Деловые письма

Как обычно мы общаемся с коллегами?

Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?

Или так:

Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru,  arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….

Ну что, мы договорились? Сделаешь?

Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.

Поэтому предлагаю изучить правила внутрикорпоративной деловой переписки, которые можно отправить своим коллегам, повесить на пробковой доске, опубликовать на своей странице в LinkedIn.

письма

Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:

  1. Письма-договоренности: уточнение смысла договоренности, времени, места, других вещей, о которых шла речь устно.
  2. Письма-резюме по итогам встреч.
  3. Письма-задачи.
  4. Письма-комментарии к задачам.
  5. Письма с файлами. 

Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.

Тема

Тема в письме нужна по двум причинам:

  1. Она служит анонсом для всего письма и не дает отправить его в папку «Спам».
  2. Она облегчает поиск писем: проще искать в определенной теме, чем во всем ящике.

Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».

Тема: Договор → Прошу согласовать договор

Тема: Срочно  → Пришли банковские реквизиты (срочно)

Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***

Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».

Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.

Адресация

В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.

В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.

Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.

Приветствие

Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.

Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.

Первое предложение — суть письма

Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».

Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».

Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев

Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

Уточнения

Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.

Орфография и пунктуация

Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.

Для этого есть пара причин:

  • Деловая почта — для делового общения, которое невозможно без правил. На работе вы коллеги, а не друзья. Это дисциплинирует.
  • Ваш коллега может переслать письмо или процитировать его в другом сообщении.

Структура

Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.

Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.

Оперативность ответа

Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.

Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж» 

Источник: https://kontur.ru/articles/2003

Как писать деловые письма в 2020 году? Примеры из книги

Деловые письма

Официально-деловой стиль, как и многое другое, претерпевает изменения: с появлением интернета, диджитал-мира и онлайн-коммуникаций количество (и качество) общения между людьми выросло и достигло небывалых размеров.

Сейчас вместо того, чтобы по шаблону писать стандартное заявление на отпуск с перечислением всех титулов начальника по правую сторону листа (перепутаешь стороны – будешь переписывать), во многих компаниях достаточно открыть мессенджер на телефоне и написать начальнику лично с просьбой перенести отпуск на попозже (или на пораньше).

Пример №1Пример №2

Укорачивание слов и использование смайлов вместо официально-делового тона не делает письмо менее уважительным – наоборот, сближает сотрудников, подчиненных и начальников, клиентов и менеджеров.

Важно понимать, что ситуации бывают разные, люди тоже, поэтому современный стиль делового общения подойдет только тогда, когда вы убедитесь, что в компании простое общение без вычурности предпочитают официозу, а не наоборот.

Чтобы быть в своей статье более убедительной и конкретной, помимо текстов о современном русском языке и деловом общении я прочитала книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой “Новые правила деловой переписки”.

Несмотря на то, что их предыдущий бестселлер “Пиши, сокращай” мне остался не совсем понятен (рецензия на “Пиши, сокращай”), книга про деловую переписку мне понравилась.

Я согласна со всеми основными тезисами, поэтому держите, рассказываю:

Уважительность

Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении – и это не значит писать Вы и Уважаемый, это значит писать грамотно, понятно и без спешки.

  • Здороваться в начале письма обязательно – но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;

Так не надо

  • Расставлять знаки препинания – нужно;
  • Писать грамотно, без ошибок и опечаток – тоже нужно;
  • Обращаться к человеку так, как он представился вам;
  • Писать письма только в адекватные временные рамки – стандартно это с 10 до 19, могут быть отклонения на несколько часов. Если дело срочное, нужно обозначить это.

Ошибки, опечатки, без запятых – неуважение к коллеге. Читать трудно, согласитесь?

Ясность

Если ваше письмо, сообщение будет запутанным и сложносочиненным – вам мало того, что не помогут, но еще и разозлятся на вас из-за траты лишнего времени.

  • Одно письмо – один вопрос. В одном сообщении можно расписать несколько вопросов в том случае, если все они на одну тему.
  • Если вы используете почту, обязательно указывайте тему письма. Если мессенджеры – напишите, о чем хотите узнать, в первых строках и дальше объясняйте ситуацию.
  • Даже если общение переходит на эмоциональный уровень – держитесь и не переходите. Будь это агрессия или восхищение, для выражения своих эмоций лучше использовать телефон или живое общение. В письме нужно кратко изложить суть вопроса, удерживаясь нейтрального тона.
  • Долгие вступления и долгие прощания – не самая необходимая и уж точно не самая важная часть письма.

Хороший пример из книги

Забота

Настоящая забота вместо приукрашенной, ненатуральной читается между строк: мы все умеем тонко чувствовать лицемерие и искреннее желание помочь.

  • Если вы даете задание сотруднику на выходные, дайте понять, что это не войдет в постоянную практику, а случай из ряда вон – и покажите это поступком. Похвалите сотрудника на собрании или отпустите пораньше в другой день.
  • Если из-за вас (или не из-за вас) вашему коллеге придется до ночи исправлять готовый материал, будьте рядом: спрашивайте, чем вы можете помочь, проявляйте эмпатию и сострадание – даже от пары слов задание будет делаться легче и быстрее.
  • Не поторапливайте коллегу фразой “Привет, Вить, долго еще ждать отчет? Босс не девчонка, ждать не будет”. Лучше “поторопить” вежливо: “Привет, Вить. Нужна помощь с отчетом? Боюсь, Олег Викторович будет недоволен сроками”. Помощь, скорее всего, не понадобится, но Витя ускорится.
  • “Заранее спасибо за ответ” – так вы не оставляете коллеге возможности отказать вам в просьбе, что сразу ставит человека в неудобное положение.

Краткость

Краткость – сестра таланта

  • Если вас выручили, не стоит в отдельном письме (если мы говорим про почту) писать “Спасибо”. Лучше потом сказать это лично, или добавить к сообщению “Спасибо! Кстати, в четверг празднуем день рождения помощника начальника. Приходите в гости!”

Так не надо

Оформление

Оформление необходимо в любом тексте – и в деловом сообщении тоже. При грамотном оформлении письма вы сокращаете коллеге время на чтение, увеличивая себе шансы получить ответ.

  • Отдельная строка для приветствия
  • Делить текст на абзацы (по смыслу)
  • Оставлять контакты
  • Кратко о должности

Пример хорошо оформленного письма

Холодное письмо

Если ваше письмо обращено к потенциальному клиенту, работодателю, сотруднику, и пишите вы первый раз с целью предложить свои услуги или товар, такое письмо называется холодным. Главный принцип холодного письма, о котором говорят все копирайтеры – броскость, цепляемость, запоминаемость.

Это так, но в современном мире, когда у каждого из нас случился информационный перегруз, с этим принципом надо быть осторожнее. Заголовки вроде “СПЕШИ! ОСТАЛОСЬ ТРИ ДНЯ СКИДОК” или “Хочешь научиться фотографии? А ПОЧЕМУ ТЫ ДО СИХ ПОР НЕ ОБРАТИЛСЯ КО МНЕ?” уже не привлекают внимание, а теряются как спам среди сотни таких же.

  • Старайтесь придумать заголовок, который будет отличать ваше письмо от сотни других.
  • Не спешите с фамильярностью. Никто не любит, когда незнакомые люди обращаются на “ты”.
  • Если вы хотите продать свои услуги или товар, или даже себя (в качестве работника) – сразу покажите выгоду, которую получит человек благодаря вам и вашему письму. Если у вас сезон скидок – напишите это в первых строчках, если вы владеете навыками, нужными для конкретной должности – укажите это сразу.

Пример из книги

Согласны ли вы с этими пунктами, взятыми из книги “Новые правила деловой переписки”? Чем пользуетесь сами?

Источник: https://zen.yandex.ru/media/redactorispeterburga/kak-pisat-delovye-pisma-v-2020-godu-primery-iz-knigi-novye-pravila-delovoi-perepiski-5ed504201c0953656663e657

Правила написания и оформления деловых писем

Деловые письма

Официальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями. Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий. 

Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию. Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. 

Отличия деловых писем от других 

Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения. Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения. Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу. Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно. 

По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу. 

В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем. Например, оно должно иметь определенную структуру: 

  • официальное приветствие;
  • вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
  • главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации; 
  • заключение — может включать в себя пожелания и благодарность; 
  • контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
  • вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы. 

Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации. Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования. 

Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами. Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать. 

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Сначала выберите подходящее приветствие. Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон. Вот несколько примеров:

  • Уважаемый(-ая) [Имя/Имя Отчество];
  • Здравствуйте, [Имя/Имя Отчество];
  • Добрый день, [Имя/Имя Отчество].

В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.

Проверьте свой адрес электронной почты

Если вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.

Если вы все ещё используете адрес в духе romaffka666@mail.ru, заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии. Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.

Выберите адекватный шрифт

Хотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.

Продумайте тему

Используйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы. Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

  • «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса? Понимание аудитории поможет со следующим шагом.
  • «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи. Сделайте тему релевантной.
  • «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.

Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

  • «RE 6/8 демонстрационный звонок»;
  • «Встреча RE: демонстрационный звонок»;
  • «Follow RE: телефонный звонок»;
  • «В продолжение встречи в [место] [число]»

Представьтесь

Вкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса. Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.

Соблюдайте краткость

Как уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.

Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно. Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.

Используйте формальное завершение

  • Спасибо за уделённое время;
  • С уважением;
  • Заранее благодарю за ответ;
  • С нетерпением жду Вашего ответа;
  • Хорошего дня;
  • До встречи.

Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма. По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения.

Но до тех пор используйте формулировки выше.

Разработайте подпись

Если адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным. Убедитесь, что добавили в него следующее:

  • Имя;
  • Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;
  • Должность;
  • Статусы, профессиональные награды, степени.
  • Ссылки на соцсети.

Проведите корректуру

Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.

Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.

Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.

Виды писем

Электронные деловые письма похожи на бумажные аналоги. Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

  • информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;
  • запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве. 
  • претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
  • нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования. 

В какие сроки нужно ответить на письмо

У каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения. Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов. 

Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма. 

Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места. Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней. 

Как написать деловое письмо после проведенной встречи 

Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы. Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать: 

  • тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора; 
  • договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
  • благодарность за уделенное время; 
  • пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;
  • контактные данные участников встречи.

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/pravila-napisaniya-i-oformleniya-delovyh-pisem/

Примеры писем в деловой переписке

Деловые письма

Хороший пример делового письма требуется не только начинающим предпринимателям и офисным работникам, но и абсолютно всем, кто ведёт переписку в целях работы или бизнеса. Грамотно написанное письмо — эффективный инструмент в достижении целей.

С помощью текста можно убедить делового партнёра принять более выгодное решение, сохранить лояльность клиента, привлечь в компанию квалифицированного сотрудника.

Рассказываем, какие виды деловых писем существуют, какой должна быть современная переписка и приводим примеры хороших и плохих образцов.

Виды деловых писем

Деловая переписка включает десятки разновидностей документов, каждый из которых обладает характерными особенностями. По каждому можно привести несколько полезных рекомендаций, из которых можно было бы составить отдельную книгу. Однако, чтобы разобраться в азах темы и уже сегодня начать писать лучше и грамотнее, достаточно ознакомиться с информацией в этом материале.

Есть несколько подходов к классификации деловых писем, отличающихся положенным в основу критерием. Рассмотрим наиболее популярные из них.

По теме:

  1. Предложение или оферта. Предложение товаров, услуг, сотрудничества.
  2. Запрос. Цель — уточнить условия сотрудничества, отдельные положения контракта, особенности товаров или услуг.
  3. Претензия. Жалоба на плохое обслуживание, нарушение условий контракта.
  4. Информационное. Адресату направляют важные сведения об изменении обстоятельств сотрудничества, чрезвычайных обстоятельствах, новых товарах.
  5. Подтверждение. Цель — подтвердить получение посылки, согласие с условиями сотрудничества.
  6. Напоминание. Цель — напомнить о необходимости исполнять обязанности по договору, истечении сроков.
  7. Приглашение.
  8. Поздравление или благодарственное письмо.

Деловые письма помогают решать многие бизнес-задачи, поэтому важно уметь писать их грамотно

По функции:

  1. Инициативные письма. Составитель по собственной инициативе готовит документ, когда ему необходимо получить информацию (или поблагодарить, пожаловаться и т. д.).
  2. Ответы. Пишутся в ответ на инициативные письма. Цель — донести информацию по запросу.
  3. Письма без ответа. Некоторые документы имеют целью только информирование и не предполагают начало переписки.

По получателю:

  1. Личные. Адресуются конкретному человеку — руководителю, бухгалтеру, специалисту, клиенту.
  2. Групповые или обезличенные. Направляются в адрес организации или учреждения, предполагают широкий круг читателей.

По композиции:

  1. Одноаспектные. Посвящаются одному вопросу.
  2. Многоаспектные. Посвящаются нескольким темам.

По форме отправления:

  1. Традиционные или бумажные.
  2. Электронные.
  3. Факсовые.

Рекомендации по составлению документа

Текст в деловой переписке — это инструмент, с помощью которого можно сделать адресата своим союзником или настроить его против себя. Написание деловых писем — это такой же навык, как использование программ на компьютере или работа с офисной техникой. Он доступен любому человеку, может «прокачиваться» и не зависит от литературного таланта.

Вот несколько полезных рекомендаций, после которых любой деловой текст станет лучше:

  1. Придерживайтесь чёткой структуры. Так получателю будет проще ориентироваться в документе. Тема, приветствие и обращение к адресату, цель, вопросы, предложение, контакты для обратной связи.
  2. Отделяйте смысловые части абзацами. Не пишите «простынями» – в таких документах сложно искать информацию.
  3. Деловой язык возможен без бюрократических штампов и канцеляризмов. Постарайтесь убрать все страдательные залоги (вместо «нашими разработчиками было сделано новое приложение» напишите «наши разработчики сделали новое приложение»).
  4. Будьте лаконичны. Оставьте в послании только ту информацию, которая необходима адресату для решения вашего вопроса. Хорошо, если бумажное письмо умещается на листе А4, а электронное — на одном экране без пролистываний. Если информации больше, вынесите её в приложение.

Рекомендации для традиционных бумажных писем:

  1. Помните, что бумажный документ будет идти несколько дней (или больше недели), поэтому не пытайтесь решить с его помощью срочный вопрос.
  2. Если пишете от лица организации, используйте фирменный бланк.
  3. Печатайте документ на хорошей бумаге, на качественном принтере. «Грязь», полосы и размытые буквы портят впечатление.

Деловая переписка может вестись по электронной почте или в традиционной бумажной форме

Советы для электронной переписки:

  1. Электронные письма приходят мгновенно, поэтому лучше подходят для оперативного решения вопросов. Однако если проблема очень срочная, возможно, лучше позвонить.
  2. Если пишете по электронной почте впервые, проверьте, понятно ли будет адресату, от кого пришло сообщение. Лучше использовать официальную почту компании.
  3. Не спешите отправлять документ — проверьте опечатки и ошибки, вложенные файлы. Это займёт всего 1-2 минуты.
  4. Если к письму прилагаются документы — фотографии, аудио, видео, тестовые файлы — в тексте нужно упомянуть их (иначе адресат по невнимательности может не заметить, что есть дополнительная информация). Каждый файл нужно подписать.

Стиль

В русском языке даже есть специальный стиль для делового общения — официально-деловой. Он помогает сторонам яснее доносить информацию, не допускать недосказанности и посторонних эмоций.

Признаки официально-делового стиля:

  • компактное изложение, краткость, лаконичность;
  • экономное использование языковых средств;
  • нет двусмысленности;
  • не используются художественные приёмы — восклицания, риторические вопросы, образные сравнения;
  • используются специальной профессиональной терминологии, сокращения и аббревиатуры;
  • нет эмоциональной экспрессии;
  • прямой порядок слов (подлежащее — сказуемое);
  • слабая индивидуализация, нет «авторских» приёмов;
  • не допускаются разговорные просторечные выражения, фразеологизмы.

Официальное письмо должно отвечать этим критериям — в противном случае можно встретить непонимание адресата. Особенно это важно, если получатель — государственное учреждение.

Оно может отказаться рассматривать обращение, составленное с нарушением этих правил.

Чтобы обезопасить себя от лишней бумажной работы, заранее убедитесь, что в текст не попали разговорные фразеологизмы, в нём нет лишней экспрессии, а суть сформулирована максимально доступно.

Приверженность официально-деловому стилю не равнозначна использованию бюрократических штампов, канцеляризмов и громоздких предложений.

Все эти правила можно соблюсти, сделав при этом текст ясным и легко читаемым. Критерии официально-деловому стиля не противоречат ни одной из представленных выше рекомендаций.

Оформление делового письма

Оформление делового письма возможно в 2 вариантах:

  • на бумаге;
  • в электронном виде.

Очевидно, что правила оформления двух типов писем будут отличаться. Разберём, как писать документы, чтобы адресаты понимали вас.

Общие рекомендации по оформлению писем:

  1. Сделайте документ удобным для получателя. Это означает разбить текст на абзацы, а каждой мысли посвятить отдельное предложение.
  2. Если послание предназначено конкретному адресату, обратитесь к нему по имени или имени и отчеству (в зависимости от установившихся отношений). Обращение только на «вы».
  3. Используйте списки и пункты, чтобы упростить восприятие информации.
  4. Таблицы лучше не вставлять в текст, а выносить в приложение (исключение — маленькая таблица на 2-3 столбца и строчки).

Деловое письмо пишут в официально-деловом стиле: кратком, лаконичном, эмоционально-нейтральном

Оформление бумажных писем:

  1. Используйте фирменный бланк организации или ИП. Проследите за актуальностью данных в бланке. Нередко бывает, что организация меняет телефон или адрес, но забывает обновить информацию на официальном бланке. Это усложняет ответ.
  2. Один шрифт и один кегель (размер шрифта) на письмо. Исключение — информация в бланке.
  3. Не используйте разные цвета для текста (не выделяйте красным и т. д.). Исключение — цветной логотип на бланке и другой цвет чернил подписи.
  4. Только качественная бумага формата А4. Никаких черновиков, мятых листов, помарок, исправлений корректором.
  5. Оригинал подписывается лично руководителем организации. Письмо с копией подписи отправлять недопустимо.
  6. Аккуратно сложите письмо в 2 или 3 сгиба по размеру конверта. Не подгибайте листы сбоку.

Оформление электронных писем:

  1. Не игнорируйте строку «Тема». Ясно и сформулируйте, о чём письмо. Не «выгодное предложение», а «коммерческое предложение ООО «Макрос» на поставку бумаги».
  2. Электронная переписка — не повод отказываться от обращений. Назовите получателя по имени или имени и отчеству.
  3. Настройте корректную автоматическую подпись, следите за актуальностью контактных данных в ней.
  4. Если вы пишете ответ на электронное письмо, подумайте, нужно ли заново пересылать адресату всю переписку. Старые сообщения почти всегда прикрепляются автоматически, однако в большинстве случаев нет смысла пересылать «простыни» туда-сюда. Удалите всё лишнее.
  5. Подпишите все прикреплённые файлы.

Примеры деловой переписки

Чтобы показать, как использовать представленные рекомендации, рассмотрим практические примеры писем в деловой переписке. Для наглядности ниже представлены образцы не только хороших, но и плохих писем.

Информационное письмо, неудачный вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! В целях оптимизации производственного процесса отделом коммуникаций разработан план внедрения новой системы документооборота. В связи с этим 12 апреля в вашем отделе будут проведены работы по установке дополнительного программного обеспечения на компьютеры сотрудников. Просьба обеспечить работникам отдела связи доступ в кабинет в назначенное время».

Почему такое письмо неудачно? Оно перегружает адресата лишними данными, не даёт конкретной и полезной информации. Текст перегружен страдательными залогами. При этом суть преобразований не раскрывается.

Информационное письмо, хороший вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! Отдел коммуникации разработал план внедрения новой системы электронного документооборота. Она поможет ускорить обмен информацией между структурными подразделениями и сократит количество бумажной работы.

Однако, чтобы система заработала, на компьютеры сотрудников необходимо установить новую программу. Специалисты планируют провести все работы в вашем отделе 12 апреля с 10 до 14 часов.

Пожалуйста, спланируйте рабочий график подчинённых с учётом этой информации».

Почему это письмо лучше? Прямой порядок слов и лаконичное изложение упрощают понимание информации. Появились дополнительные данные, которые поясняют адресату, какую пользу принесут изменения. Есть точное время. Общий более позитивный, хотя все нормы официально-делового стиля соблюдены.

Деловое письмо призвано решить конкретную задачу, в соответствии с которой автор выбирает форму и способ изложения

Письмо-претензия, неудачный вариант:

«Тема: сломанный ноутбук.

28 февраля наша компания заказала в вашем магазине ноутбук для руководителя. Вы прислали бракованный экземпляр, он постоянно выключается. Замените».

Почему не стоит так оформлять претензию? Во-первых, здесь недостаточно информации для решения проблемы. Во-вторых, обвинительный тон помешает конструктивному диалогу.

Письмо-претензия, хороший вариант:

«Тема: Замена ноутбука по чеку №1 от 28.02.2019.

28 февраля наша компания ООО «Финансы» приобрела в вашем магазине ноутбук марки «…» модель «…» стоимостью 25 000 рублей. В начале использования оказалось, что ноутбук неисправен: через 10 минут после включения он перегревается и отключается. В технической поддержке нам ответили, что ноутбук подлежит замене и сказали написать вам, чтобы уточнить детали замены. Контактный телефон «…».

Почему этот вариант лучше? Претензия изложена сдержаннее, в ней появилось больше конструктивной информации и деталей. Понятно, почему покупатель пишет именно на этот адрес и что просит сделать. Есть контактный телефон для обратной связи, указан номер чека.

Заключение

В деловой переписке стоит придерживаться официально-делового стиля, однако, избегать громоздких предложений и канцелярского языка. При подготовке письма стоит ясно формулировать цели и просьбы, избегать двусмысленности. Оформляя текст, позаботьтесь об адресате: документ должно быть легко читать. Понятная структура поможет быстрее находить нужную информацию и готовить ответ.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/primery-pisem-v-delovoj-perepiske.html

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Деловые письма

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке.

Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз.

Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.

Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!».

Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее.

Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения.

Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить.

Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается.

В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость.

Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением».

Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем.

Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Источник: https://dengodel.com/management/406-delovaya-perepiska-primery-pisem.html

Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: