Кассовые документы

Содержание
  1. Документальное оформление кассовых операций в 2020 году
  2. Законодательство о порядке оформления кассовых операций
  3. Пакет документов и правила заполнения бумаг
  4. Кассовая книга
  5. Бумажная кассовая книга
  6. Электронная книга учета кассовых операций
  7. Оформление кассовой книги
  8. Приходный ордер
  9. Расходный ордер
  10. Книга учета денежных средств
  11. Расчетно-платежная ведомость
  12. Платежная ведомость
  13. Актуальные правила кассовой дисциплины на 2019 год
  14. Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления
  15. Виды кассовых документов
  16. Основные требования к оформлению
  17. Исправления в КД
  18. Хранение КД
  19. Кассовые документы
  20. Кассовые ордера
  21. Регистрационный журнал документов
  22. Авансовая отчетность
  23. Отчет кассира
  24. Сведения о показаниях счетчиков ККМ
  25. Журнал кассира
  26. Советы по заполнению
  27. Сколько нужно хранить кассовые документы
  28. Какие документы надо вести при онлайн кассе: правила документооборота
  29. Какие унифицированные формы можно не заполнять
  30. Нужен ли журнал кассира-операциониста
  31. Фискальные документы: форматы
  32. Какие документы обязательны для оформления
  33. Новые документы, обязательные к оформлению
  34. Кассовая дисциплина в 2020 году
  35. Кто должен соблюдать
  36. Кассовые документы
  37. Кассовая дисциплина у ИП: как предпринимателю работать с наличными деньгами
  38. От чего освобождены ИП
  39. На что можно расходовать средства из кассы
  40. Ограничения при расчетах наличными
  41. Выдача денег под отчет

Документальное оформление кассовых операций в 2020 году

Кассовые документы

Согласно действующему закону, хозяйственное обслуживание систем, зданий и ресурсов в организации требуют документального подтверждения. Это правило касается также и кассовых операций. К ним относятся получение и перечисление денежных средств персоналу компании. О том, как проводить и правильно оформлять процессы с кассой предприятия в 2019 году, читайте в предлагаемой статье.

Законодательство о порядке оформления кассовых операций

Все, что касается схемы проведения операций с кассой, прописано в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. На текущий 2019 год информация остается актуальной, поэтому при любых вопросах, возникающих при проводке подобных действий, следует искать ответ в упомянутом законе.

Важно запомнить, что проведение операций с кассой осуществляется через унифицированные межведомственные бланки первичных учетных документов, используемых предприятиями и организациями. Они также должны быть утверждены Госкомитетом статистики РФ и утверждены в ЦБ РФ, а также Министерством финансов.

Пакет документов и правила заполнения бумаг

Госкомитетом России утвержден список документации, посредством которых работники  организации ведут специфику кассовых процедур. Все ниже перечисленные юридические бумаги включены в Общероссийский классификатор документов менеджмента ОК 011-93.

Список состоит из шести видов первичной документации учета кассы:

  • книга кассовых операций;
  • ордер приходных операций;
  • ордер расходных операций;
  • книга учета получения и выдачи кассиром наличности;
  • расчетно-платежная (расчётная для предприятий, перечисляющих ЗП сотрудникам на карту) ведомость.

Отдельные правила прописаны для ИП (физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью). Закон разрешает им отказаться от обязательного оформления приходно-расходных ордеров, необязательна также и кассовая книга. Условия прописаны в Налоговом кодексе Российской Федерации.

Однако если ИП изъявит желание, он может оформить перечисленные документы для собственного удобства, ведь это поможет лучше контролировать движение средств внутри организации. При решении вести обозначенные документы, ИП должны ориентироваться на нормы, которые установил ЦБ России.

Кассовая книга

Главной и единственной функцией книги учета кассовых операций (КК) является отображение движения финансов, поступивших в кассу организации. Номер этого документа по Общему классификатору (ОК) — 0310004. Допускается два варианта оформления, рассмотрим их подробнее.

Бумажная кассовая книга

Главный бухгалтер обязан пронумеровать каждый лист документа до того, как он начнет заполнять книгу. Бумагу, скрепляющую страницы документа, обязательно подписывает директор предприятия и главный бухгалтер. В случае ИП желательно проставить фирменную печать.

Электронная книга учета кассовых операций

Базовая задача при оформлении электронной книги — отразить сохранность данных, занесенных в нее, и надежную защиту документа во избежание подделки сведений. Именно поэтому каждая запись заверяется личными электронными цифровыми подписями сотрудников (уполномоченных лиц).

Решение  по поводу того, как часто распечатывать листы, принимает руководитель компании. Допускается установить любой промежуток, но наиболее распространенными считаются варианты распечатки раз в день, неделю, месяц или квартал. Распечатанные бумаги бухгалтер подшивают в подготовленную для этого папку. Согласно закону, годовую книгу надо собрать полностью.

Индивидуальным предпринимателям можно не распечатывать данные электронной кассовой книги. Но руководитель должен проследить, чтобы у всех работников с материальной ответственностью были оформлены и подтверждены цифровые подписи (сокращенно ЭЦП).

Оформление кассовой книги

Как бумажная книга, так и виртуальный аналог обладает нумерацией. Счет страниц производится программой при сохранении хронологического порядка.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Оформление книги кассового учета поручается главбуху. Если он отсутствует (больничный, отпуск и т.д.) обязанности переходят к руководителю фирмы. Если изначально в компании нет штатной единицы главбуха, то книгой занимается руководитель. Порядок оформления КК:

  1. Данные в КК вносит кассир. Он основывается на сведениях их приходно-расходной документации. Учитываются лишь те финансы, что были внесены на счета организации. Когда получены средства, переданные агентом или субагентом от банка, то сведения отражаются уже в другой книге кассовых операций. Ее оформляют и ведут задействованные агенты.
  2. В конце каждого завершенного банковского дня кассир проверяет записи в КК и соотносит их со сведениями, изложенными в приходно-расходных бумагах.
  3. Затем работник ставит подпись или ЭЦП, подтверждая этим размер остатка наличности в кассе предприятия.
  4. Финальную сверку производит главбух или сам директор. Также им нужно поставить подпись.

Бывает, что за целый день не поступило ни одной финансово-денежной операции. В этой ситуации дополнительных действий проводить не нужно. За размер остатка считают сумму, выведенную в предыдущий банковский день.

Приходный ордер

Ордер приходных кассовых операций сокращенно называется ПКО. По Общему классификатору ему присвоен номер 0310001. Функция ПКО — зафиксировать получение кассиром наличности. Целью оформления ПКО будет документирование оформления дебетовых процессов.

Обязательные элементы структуры ПКО:

  • регистрационный номер;
  • полное название компании, отделения или дочернего предприятия с указанием кодов по ОКПО (это по необходимости);
  • число составления;
  • корреспондирующий счет или субсчет (если на предприятии ведется бухучет).

Аналогично случаю с книгой кассовых операций, допустимо заполнение ПКО как в письменном, так и в электронном варианте. Запрещено сдавать ордер приходных операций с исправлениями, помарками, опечатками.

Расходный ордер

Ордер расходных кассовых операций сокращенно называется РКО. По Общему классификатору ему присвоен номер 0310002. Цель ведения РКО — оформить трату денег, находящихся на балансе фирмы и зафиксировать эту процедуру.

Передача наличности требует от кассира спросить и проверить расписку человека, получающего средства и документ, подтверждающий его личность. При этом:

  • расписку заполняет сам получатель от руки;
  • сумма рублей для выдачи указывается прописью, а если она включает копейки — то копейки пишутся цифрами;
  • если выдача средств осуществляется по доверенности, то кассир должен указать в РКО ФИО доверенного лица.

Реквизиты расходного ордера записывает кассир. Главный бухгалтер заверяет документ, а подписывает бумагу руководитель. Обязательные элементы структуры РКО полностью совпадают с реквизитами ордера приходных операций.

Книга учета денежных средств

Номер документа по Общему классификатору 0310005. Книгу  учета денежных средств ведет старший кассир предприятия. В данной документации фиксируются кассовые операции, проведенные между старшим кассиром и его младшими коллегами на протяжении одного рабочего дня. Но если компания маленькая, то от ведения подобной книги вполне можно отказаться.

Порядок действий с книгой учета денежных средств:

  1. Перед началом рабочего дня старший кассир или иное уполномоченное приказ руководителя лицо выдает наличные средства младшим кассирам. Деньги выдаются строго под роспись.
  2. После трудового дня все оставшиеся в кассе деньги отдаются также под роспись в книге учета. Если необходимо часть средств отдать в качестве зарплаты сотрудникам, то уполномоченное лицо должно отчитаться за них до того, как истечет проставленный в ведомости срок.

Все оставшиеся на конец дня денежные средства старший кассир перекладывает в специальный конверт. На нем работник пишет точную сумму остатка, а потом передает под расписку.

В случаях, когда по окончанию срока, указанного в платежной ведомости, сохраняется какой-либо остаток, он полностью возвращается в центральную кассу.

При этом в книге учета обязательно надо сделать запись о совершенной операции.

Как правило, ответственность за оформление и контроль книги учета поручается главному бухгалтеру. Но зачастую в компаниях обязанности передаются другим сотрудникам. Индивидуальным предпринимателям разрешается поручить ведение книги учета себе лично или же другому работнику, который пользуется особым доверием у руководителя.

Расчетно-платежная ведомость

Бланк расчетно-платежной или, иными словами,  зарплатной ведомости согласно Общему классификатору соответствует коду 0301009. Данная документация предназначена для учета следующих показателей каждого работника предприятия:

  • количество отработанного времени;
  • размер начислений;
  • количество произведенных перечислений и удержаний.

Зарплатную ведомость подготавливает главное материально ответственное лицо – главбух. Достаточно единственного экземпляра, поскольку это документ для внутреннего использования.

В тексте документа обязательно надо прописать все суммы, предназначенные каждому работнику:

  • оплата труда;
  • соцвыплаты;
  • премии, доплаты и надбавки;
  • возможные штрафы и удержания.

Если сотрудникам компании зарплата перечисляется на дебетовые карты, то бухгалтерия подготавливает ведомость только с расчетом, а платежная не нужна.

Порядок заполнения документа:

  1. На титуле ведомости бухгалтер прописывает общую сумму выплат.
  2. Если есть сотрудники, которым работодатель не успел выплатить заработную плату в отведенный срок, нужно написать напротив фамилий этих работников слово «депонировано».
  3. В завершающей графе специалист пишет общий размер выплат. На эту сумму затем составляется расходный кассовый ордер. Дата составления ордера фиксируется в документе.
  4. Отдельным пунктом указывают сумму тех средств, которые депонированы.

Если работодатель выдает зарплату наличными средствами, бухгалтер всегда оформляет этот тип бумаг.

Платежная ведомость

Составляется для соблюдения порядка относительно перечисления оплаты труда и прочих денежных выплат персоналу фирмы. Номер документа по ОК — 0301011. Схема заполнения и требования к документу идентичны правилам ведения расчетной ведомости зарплат сотрудников.

Специалисты отмечают, что допускается выдавать зарплату по данным расходного ордера. Но все-таки корректнее составлять ведомости учета.

Документацию поручают главбуху, а при его отсутствии, бумагами занимается руководитель компании. Запрещено сдавать документы с ошибками или некорректными сведениями.

Актуальные правила кассовой дисциплины на 2019 год

Четкую структуру ведения финансовых операций должны соблюдать все организации, но это зависит от масштабов бизнеса, в сфере которого работают.

Организационно-правовая база и выбранная схема отчисления налогов также не играют роли. Все компании, которые проводят действия с наличностью, обязаны соблюдать требования по оформлению и проводке процедур с кассой.

Чтобы ознакомиться с правилами, смотрите Налоговый кодекс (п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26).

Требования Налогового кодекса распространяются на:

  • структуры госбюджета;
  • предприятия частного сектора;
  • физические лица, ведущие бизнес (индивидуальных предпринимателей);
  • предприятия и ИП, использующие в деятельности кассовые аппараты;
  • фирмы и ИП, использующие в работе документации строгого подотчета.

Как было сказано выше, ИП освобождены от проводки некоторых бумаг: книги кассового учета, приходно-расходных документов.

Регулярно сотрудники налоговой службы осуществляют инспекцию правильности соблюдения кассовых процедур и финансовой дисциплины. В их задачи входит:

  • сверка сведений в книге кассовых операций со сведениями в первичных бумагах;
  • проверка того, оформлены и задействованы ли наличные средства;
  • своевременно ли проведены записи о внесенных деньгах.

При обнаружении нарушений дисциплины финансовых операций налоговики выписывают компании штраф.

Источник: https://vseproip.com/vedenie-ip/16736.html

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Кассовые документы

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

https://www.youtube.com/watch?v=1zBnXi6pXgQ

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Кассовые документы

Кассовые документы

Кассовые документы – это те документы, которые кассир обязан оформлять в связи с движением наличных денег в кассе. Из этой статьи вы узнаете, какие существуют кассовые документы и их основные особенности.

К кассовым документам относятся следующие:

  • Приходный ордер;
  • Расходный ордер;
  • Журнал регистрации бумаг на поступление и расход;
  • Кассовая книга;
  • Книга, в которой учитываются выданные и полученные кассиром деньги;
  • Авансовая отчетность;
  • Расчетно-платежная ведомость;
  • Отчетность кассира-операциониста;
  • Данные о показаниях счетчиков ККМ к прибыли;
  • Журнал, который ведет кассир-операционист.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Кассовые ордера

Ордера бывают двух видов: на приход и на расход. Как не трудно догадаться по названию, приходные используются при поступлении денег, а расходные – при выдаче. Ордер составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается либо главным бухгалтером, либо уполномоченным сотрудником.

К приходнику прилагается чек, который должны подписать кассир и бухгалтер. Также, на нем должна быть проставлена печать организации. Он выдается лицу, внесшему в кассу деньги.

Более подробно о приходном ордере читайте в статье.

Более подробно о расходном ордере читайте в статье.

Регистрационный журнал документов

Кассовые бумаги по приходу и расходу должны быть учтены в специальном журнале. В нем проходят регистрацию, как ордера, так и заменяющие их документы (платежные ведомости, заявления на выдачу денежных средств и прочие). Бланк журнала можно найти в статье.

Авансовая отчетность

Эта отчетность нужна для того, чтобы учитывать деньги, которые выданы на хозяйственные затраты. Этот документ оформляют работник бухгалтерии и подотчетный сотрудник в одном экземпляре.

На оборотной стороне отчета должен быть указан список документов, которые могут подтвердить, что расходы были произведены. Это могут быть различные квитанции, билеты на транспорт и так далее. Также, эти документы нужно приложить к отчету, и пронумеровать их в той последовательности, в которой они указаны в отчетности.

Отчет кассира

Данную отчетность составляет кассир-операционист. Он вносит туда сведения о показаниях контрольно-кассового аппарата и выручке за день. Кассиры должны составлять такой отчет каждый день. После составления отчет подписывается и вместе со всей выручкой сдает его управляющему компании.

Если компания маленькая, кассиры сдают деньги инкассаторам. При передаче денежных средств должны быть оформлены соответствующие банковские документы.

Более полную информацию об отчете кассира можно найти в статье.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ

Данные сведения необходимы для формирования сводной отчетности о показаниях счетчиков ККМ. Такой сводный отчет нужно составлять каждый день, он будет являться приложением к справке-отчету кассира. Его составляет старший кассир и передает бухгалтерию компании вместе со справкой-отчетом и ордерами.

Журнал кассира

В данном журнале ведется учет приходных и расходных операций по каждой ККМ. В журнале каждая страница должна быть пронумерована, а сам журнал полностью прошнурован. Делать записи в таком журнале могут только кассиры-операционисты. Записи должны быть сделаны в хронологическом порядке шариковой ручкой и без исправлений.

Советы по заполнению

  1. Если сумму необходимо указать прописью, сделать это нужно с большой буквы. Копейки пишут цифрами.
  2. Документы могут заполняться как на компьютере, так и вручную.
  3. Неверно заполненные сведения в кассовых бумагах можно корректировать. Делается это таким образом.

    Неправильную запись перечеркивают аккуратной линией. Над ней или рядом с ней делают правильную запись. Здесь же пишут «верить исправленному». Возле этой записи должны поставить свои подписи управляющий компании и главный бухгалтер.

  4. Если в документе есть помарки, описки и исправления корректором, он признается недействительным.

Сколько нужно хранить кассовые документы

В бухгалтерском и налоговом законодательстве существуют различные мнения по поводу сроков хранения кассовых документов.

В соответствии с налоговым законодательством, кассовые бумаги должны храниться в архиве компании четыре года. Бухгалтерское законодательство сообщает, что такие бумаги должны храниться, как минимум, пять лет. Министерством культуры также установлен срок хранения документов пять лет.

Таким образом, ориентируясь на максимальные сроки, кассовые бумаги должны храниться в архиве не менее пяти лет. При этом стоит учесть, что уничтожать документы можно только при условии, что за эти пять лет проводилась ревизия. Если ее не было, бумаги уничтожить нельзя даже по прошествии пяти лет.

Сроки хранения кассовых документов необходимо соблюдать, так как за их нарушение предусмотрены следующие штрафы:

  • Для ответственных за хранение сотрудников – от двух до трех тысяч рублей;
  • Для граждан – от двухсот до трехсот рублей.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/kassovye-dokumenty

Какие документы надо вести при онлайн кассе: правила документооборота

Кассовые документы

Организации и индивидуальные предприниматели получили возможность отказаться от заполнения части первичной документации.

Основание – внесение изменений в ФЗ №84, регламентирующий применение кассового оборудования при операциях с наличностью. Фискализирована значительная часть документации.

Кассовые документы при онлайн кассе — расходные кассовые ордера (движение наличных денег по-прежнему необходимо оформлять).

Какие унифицированные формы можно не заполнять

18 августа Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 88 1998 года утверждены унифицированные формы первичных документов, обязательных для ведения кассовых операций. Постановление Правительства № 470 отменило заполнение некоторых бумаг.

Важно! Решение властей рекомендательное. Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, и предприятия вправе сохранить прежний документооборот при переходе на новую систему.

При ведении кассовой книги в режиме онлайн можно не заполнять следующие формы:

  1. Акт при обнулении ККМ-счётчиков (форма КМ-1).
  2. Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте и подключению к работе (КМ-2).
  3. Акт при возврате наличных денег (КМ-3).
  4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
  5. Журнал для записи данных при использовании касс, функционирующих без оператора (КМ-5).
  6. Справки-отчёты операциониста-кассира (КМ-6).
  7. Документация, содержащая показания контрольно-кассовых машин (КМ-7).
  8. Журнал учёта вызовов техспециалистов и регистрации проведённых работ (КМ-8).
  9. Акт о проверке наличных средств в кассе (КМ-9).

Важно! Согласно законодательным изменениям, субъекты предпринимательства вправе в произвольной форме заполнять необязательные бумаги.

Нужен ли журнал кассира-операциониста

С июля 2017 года журнал можно не вести. Это относится ко всем фирмам, перешедшим на онлайн-кассы. В форме КМ-4 регистрируются все притоки и оттоки, поэтому для внутреннего учёта она остаётся полезной.

Можно продолжать заполнение КМ-4 в добровольном порядке для фиксирования прихода и расхода финансовых средств. Эту документацию не надо представлять в налоговый орган. Журнал операциониста-кассира для индивидуальных предпринимателей имеет особое значение. Для принятия управленческих решений сведения о приходах и расходах очень важны.

В целях контроля над поступлением и расходом денег за день или за смену в документе отражают информацию:

  1. Начальные и конечные сведения со счётчика ККТ за рабочий период.
  2. Сумму выручки, поступившую в течение дня или смены.
  3. Объем средств, полученных или потраченных в безналичной или наличной форме.
  4. Деньги, отданные покупателям по чекам за возврат продукции.
  5. Компаниям, которые не перешли на новый ККТ, необходимо заполнять журнал кассира-операциониста.

По итогам каждого дня или смены вышеобозначенные данные кассир должен вносить в журнал, следуя правилам: ставить прочерки в строках КМ-4, где отсутствует информация; заносить сведения по хронологии.

Фискальные документы: форматы

В Федеральном законе №84, регулирующем применение кассового оборудования, определены требования к документации, образующейся в ходе использования онлайн касс (ст. 4.1 п. 4 и 5).

Требования в основном затрагивают отчёты и реквизиты чеков, сроки хранения в ФН (30 дней).

Важно! Прежде чем начать вести документирование по новой дисциплине, нужно изучить список обязательных к использованию фискальных документов.

Все требования сосредоточены в Приказе ФСН от 21 марта 2017 года № ММВ-7-20/229.

Вся документация заполняется в онлайн-кассе. Она хранится 30 дней в памяти ФН.

Автоматический режим выдаёт бумаги Федеральной налоговой службе через интернет. Если данные не придут в течение суток, кассу заблокируют.

Какие документы обязательны для оформления

Указ БР № 3210-У от 11.03.2014 года определяет фиксирование операций. Оборот документов сохранён после перехода на новые кассы в режиме онлайн.

Все, кто интересуется вопросом, «какие документы нужно заполнить для онлайн касс», получает ответ: все на добровольной основе.

В обязательном порядке оформить приходные и расходные кассовые ордера с занесением в кассовую книгу, бланки строгой отчётности (БСО).

Форма № КО-4 – обязательный унифицированный реестр. В нём содержатся сведения о полученных и выданных финансовых средствах с обозначением реквизитов ПКО, РКО получателя; лица, вносившего деньги. Делают записи непосредственно в день совершения операции. Вести книгу можно в бумажной форме, на компьютере с последующей распечаткой или в электронном виде.

В приходном ордере (форма № КО-1) сосредоточена информация о полученных наличных деньгах. Бланк представляет собой непосредственно ордер и отрывную квитанцию. Кассир заполняет все графы и подписывает оба фрагмента «приходника». К нему прилагается отчёт о закрытии смены.

Расходный ордер (форма № КО-2) содержит суммы наличных средств, выданных из кассы.

Бланки строгой отчётности печатают посредством онлайн-кассы и представляют покупателю в электронном формате.

Лучшие предложения по цене и качеству

Новые документы, обязательные к оформлению

Из новых документов заполняют чек коррекции и возврата товара, отчёт об открытии и закрытии смены. Коррекционный чек пробивают, если имеет место неучтённая выручка на сумму превышения. Чек «возврат прихода» оформляется при возвращении покупателю денег за услугу или товар.

Отчёт о закрытии смены и Z-отчёт практически идентичны. Различия только в их формировании и задачах. Требования к данным в отчёте о закрытии смены определены Приказом ФСН №29. Z-отчёт зависит от самой кассы.

Реквизиты:

  1. Наименование организации.
  2. ИНН организации.
  3. ИНН, ФИО кассира, выдавшего отчёт.
  4. Дата и время закрытия.
  5. Номер кассы.
  6. Адрес.
  7. Число подготовленных чеков.
  8. Количество не отправленных в ОФД.
  9. Время прекращения передачи сведений.
  10. Данные об итогах смены.

Работа с онлайн кассой начинается с составления отчёта об открытии смены. Завершив расчётные операции, пробивают отчёт о закрытии смены.

Обязательными требованиями к новой документации является автоматическая передача данных в налоговую службу.

Важно! Если чеки не будут переданы в ФНС в течение 30 дней, кассу блокируют.

Согласно новым законодательным положениям, формы первичной документации, определённой Постановлением Госкомстата, не являются обязательными при использовании кассы-онлайн, какие документы вести, зависит от усмотрения предприятий и лиц, занимающихся предпринимательством. Изменения не коснулись кассовой книги, бланков строгой отчётности, приходных и расходных ордеров.

Источник: https://onlinekassa.guru/zakonodatelstvo/kakie-dokumenty-neobxodimo-zapolnyat.html

Кассовая дисциплина в 2020 году

Кассовые документы

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату.

Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк.

Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или выбранной системы налогообложения.

Даже если вы не имеете кассового аппарата (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга).

Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2020 году кассовые операции оформляются следующими документами:

  1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

    Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

  2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
  3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
  4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
  5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/kassovaya-disciplina/

Кассовая дисциплина у ИП: как предпринимателю работать с наличными деньгами

Кассовые документы

Начинающие предприниматели нередко путают понятия «касса» и «кассовая техника». Касса — это все наличные деньги ИП, и неважно, где они хранятся.

А кассовая техника нужна, чтобы получать оплату наличными и картой и печатать чек для покупателя. Набор правил, которые необходимо соблюдать при работе с «наличкой» называют кассовой дисциплиной.

О том, какие правила должен соблюдать ИП рассказывают специалисты веб-сервиса «Контур.Эльба».

Правила ведения кассы установлены указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (подробнее см.

«Новые правила кассовой дисциплины: для ИП и малых предприятий введен упрощенный порядок»). Он принят взамен утратившего силу Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Данный документ устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций (прием, хранение, выдача) для индивидуальных предпринимателей. 

От чего освобождены ИП

В настоящее время индивидуальные предприниматели могут не применять лимит остатка наличных, не составлять кассовые документы и не вести кассовую книгу.

В то же время, прямого запрета на соблюдение этих правил не установлено.

Поэтому предприниматели могут их соблюдать, например, для укрепления дисциплины кассиров и правил безопасности при работе с наличными. Вкратце расскажем об этих правилах.

Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита рассчитывается по специальной формуле и устанавливается внутренним документом налогоплательщика. Если лимит установит ИП, то это будет его личное дело, и превышение такого лимита не грозит никакими санкциями.

Кассовые документы — это документы, которые оформляются при движении денег в кассе. Так, приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Расходный кассовый ордер (РКО) — при выдаче денег из кассы.

https://www.youtube.com/watch?v=i43lGOJS1j0

В кассовую книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов и определяет сумму остатка наличных денег в кассе.

Бесплатно вести кассовую книгу в веб-сервисе

На что можно расходовать средства из кассы

Расходовать наличные деньги из кассы можно только на определенные нужды. Их перечень приведен в пункте 2 указания ЦБ РФ от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». В частности, это:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  • выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдача наличных денег работникам под отчет;
  • возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
  • выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом).

Как видим, индивидуальный предприниматель может брать наличные деньги из кассы для личных нужд безо всяких ограничений. В то же время предприниматель не вправе погашать наличными из кассы займы и кредиты (см. «За какие нарушения кассовой дисциплины налоговики штрафуют предпринимателей и организации»).

Ограничения при расчетах наличными

Допустим, вы заключили сделку на поставку офисной мебели. Клиент — индивидуальный предприниматель или организация— хочет заплатить наличными. Сумма по счёту — 150 000 рублей. Не спешите брать у него деньги.

Дело в том, что указанием № 3073-У установлено ограничение по расчету наличными в рамках одного договора — не более 100 тыс. рублей. Данное ограничение не распространяется на следующие случаи:

  • осуществление таможенных платежей;
  • выдача зарплаты;
  • выдача денег под отчёт;
  • расчеты с обычными физлицами (не ИП).

За нарушение лимита расчетов ИП грозит штраф по статье 15.1 КоАП РФ — от 4 000 до 5 000 рублей. Некоторые предприниматели, желая обойти запрет, идут на хитрость. Они разбивают сумму, превышающую 100 000 рублей, на несколько платежей, и для каждой заключают свой отдельный договор.

В итоге наличные расчеты по каждому такому договору укладываются в лимит, что позволяет формально соблюсти требования Центробанка. Однако, инспекторы при проверках разоблачают уловку и заявляют, что все «мелкие» договоры с одним и тем же контрагентом нужно рассматривать как единую сделку (см.

«За какие нарушения кассовой дисциплины налоговики штрафуют предпринимателей и организации»).

Выдача денег под отчет

Правила выдачи наличных денег работнику (например, для выполнения каких-либо хозяйственных нужд — закупки канцелярии, средств для уборки и т.п.) определены пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У. Данные правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей

Деньги можно выдать подотчетному лицу по его письменному заявлению. Но если ИП сам берет деньги в кассе, хоть на личные нужды, хоть на осуществление деятельности, он никакого заявления не пишет.

Обратите внимание: недавно зарегистрированные предприниматели (или их бухгалтеры) могут в течение года бесплатно пользоваться специальной бухгалтерской программой для ИП. Это веб-сервис «Контур.Эльба», который позволяет вести учет доходов и расходов, рассчитывать сумму фиксированных взносов и налоги при УСН и ЕНВД, готовить отчетность и сдавать ее через интернет. Бесплатно работать в программе могут те ИП, с даты регистрации которых в качестве предпринимателя до регистрации в «Контур.Эльбе» прошло менее трех месяцев.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/ip/2018/5/13536

Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: