Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Содержание
  1. Образец ответа на коммерческое предложение – содержание, правила оформления, распространенные ошибки
  2. Общие сведения
  3. Функции и цели
  4. Виды предложений
  5. Когда требуется ответ
  6. Ответ в устной форме
  7. Письменные ответы
  8. Рекомендации при написании
  9. Структура и содержание
  10. Стиль ответа
  11. Слова и фразы в ответных письмах
  12. Распространенные ошибки
  13. Образец написания
  14. Ждать ли ответ
  15. Варианты отправки
  16. Образец письма ответа на запрос информации
  17. Общие правила написания ответа
  18. Как составить ответ на запрос
  19. Как оформить письмо-ответ
  20. Как отправить письмо
  21. Ждать ли ответ на письмо-ответ
  22. Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма
  23. Когда требуется?
  24. Какие виды существуют и каковы их особенности?
  25. Как правильно оформить?
  26. Положительно
  27. Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году
  28. Назначение и содержание
  29. Разновидности и образцы составления: 5 вариантов
  30. О предоставлении информации
  31. О подтверждении информации
  32. О предоставлении документов
  33. Запрос в налоговую инспекцию
  34. Запрос в банк
  35. Сроки ответа
  36. Как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложением решения проблемы
  37. Письмо-запрос информации на английском языке. Letter asking for information
  38. Письмо-ответ на запрос информации на английском языке. Letter giving information
  39. Письмо с предложениями (решения проблемы). Letter providing suggestions/solutions
  40. Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
  41. Как отвечать на обоснованную претензию
  42. Заключение
  43. Почему вам не отвечают на письмо? Ошибки в письме
  44. Если все же ответа не последовало
  45. Личное письмо
  46. 50 золотых правил деловой переписки чек-лист
  47. Деловая переписка

Образец ответа на коммерческое предложение – содержание, правила оформления, распространенные ошибки

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец ответа на коммерческое предложение – как составить

Коммерческая деятельность основывается на сотрудничестве между отдельными предприятиями, организациями. Запрос на реализацию взаимовыгодных мероприятий оформляют в виде коммерческого предложения. Следует рассмотреть образец ответа на коммерческое предложение и правила заполнения этого документа.

Общие сведения

Под коммерческим предложением (КП) понимается документ, который содержит информацию о предлагаемом товаре или услуге. Также КП содержит побуждение к конкретным видам деятельности, которые позволят в дальнейшем получать прибыль. Документ должен иметь четкую структуру.

Функции и цели

Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов. Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров. КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.

С помощью данного маркетингового инструмента:

  • Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
  • Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
  • Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
  • Расширяется клиентская база;
  • Ведется поиск каналов сбыта продукции;
  • Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.

Коммерческие предложения выполняют широкий спектр функций. Поэтому любой предприниматель может столкнуться с подобным предложением.

Виды предложений

В маркетинге выделяют несколько видов КП. Они отличаются многими критериями и характеристиками, в том числе методами рассылки и содержанием.

Таблица 1. Виды КП.

НаименованиеОписание
ХолодныеПредназначены для клиентов, не знакомых с продуктом либо услугой. Обычно рассылаются по почте. Содержат информацию о самом продукте, а также элементы, побуждающие к конкретным действиям.
ГорячиеНаправляются клиентам, которые уже ознакомлены с продуктом, услугой и производителем. Письмо способствует принятию клиентом определенного решения.
ПубличныеПрименяется в сфере продаж, в особенности в интернете. Содержат информацию о продукте, его стоимости. Применяется в отношении неограниченного числа лиц.

Такие виды КП являются наиболее распространенными. Получив такое сообщение, каждый задумывается об ответе. В данном вопросе необходимо учитывать несколько важных правил.

Правила составления деловых писем:

Когда требуется ответ

Вопрос о том, нужно ли отвечать на предложение, актуален. Необходимость ответа зависит от нескольких факторов. Первоочередное значение имеет заинтересованность получателя. Если товар или услуга заинтересовала клиента, ему следует направить ответное письмо. Допускается оформление письменного отказа.

Часто сообщения носят холодный характер и рассылаются массово без учета потребности клиента. Холодные письма, в соответствии с деловым этикетом, можно оставлять без ответа.

Ответ в устной форме

Коммерческие предложения могут поступать в устной форме. В этих ситуациях, как правило, ожидают скорейшего ответа.

Среди наиболее распространенных вариантов:

  • Предложение о трудоустройстве, участии в проектах;
  • Презентации товаров по телефону;
  • Посещение представителей производителя;
  • Уличные рекламные акции.

В данном случае необходимо вежливо принять или отказаться от КП. Можно указать причины отказа или другим способом дать понять, что конкретный товар или услуга не интересует. Рекомендуется поблагодарить за внимание и сообщить о возможном сотрудничестве в будущем.

Письменные ответы

Такой вариант более распространен, так как КП оформляют чаще всего именно в письменном виде. В данном случае составляют письмо-ответ на предложение.

Особенности написания:

  • Сообщение пишут в официально-деловом стиле;
  • Адресата обязательно нужно поблагодарить за полученное КП;
  • Указываются сведения о том, что информация о товаре и услуге изучена;
  • Выражается отказ или согласие на последующее сотрудничество.

Ответы пишут в виде электронного письма. Если же КП поступило по обычной почте, рекомендуется отправить ответ на фирменном бланке предприятия.

Рекомендации при написании

Лучший способ правильно составить ответ – использовать тот же стиль написания, в котором оформлено предложение.

Допускается использование аналогичной лексики, терминологии, языковых оборотов, последовательности изложения. Такой вариант допускается только в том случае, если автор не совершил грубые ошибки.

Структура и содержание

Конкретных требований и структуре письменного ответа не предъявляется. Оно может составляться в свободной форме и состоять из нескольких фраз. Сообщение с положительным ответом должно быть максимально подробным. Если пишется отрицательный ответ, его нужно обосновать.

Основными элементами сообщения выступают:

  • Обращение к адресату;
  • Благодарность за внимание;
  • Отметка о том, что предложение получено и рассмотрено;
  • Основная мысль – положительный либо отрицательный ответ на КП;
  • Обоснования и причины;
  • Дополнительные идеи, условия, пожелания.

В письме можно указывать контактные данные, реквизиты предприятия. В случае отказа рекомендуется кратко выразить сочувствие. Можно включить конкретный перечень недостатков, из-за которых КП было отвергнуто.

Стиль ответа

Ответное письмо должно носить официальный характер. Его содержание должно полностью соответствовать этическим нормам и быть исключительно вежливым, даже если само предложение не соответствует этим требованиям.

Что учитывать при написании:

  • То, что написано в сообщении, не должно задеть, обидеть либо оскорбить получателя;
  • К получателю следует обращаться в вежливой и уважительной манере;
  • Не следует включать в текст сложные умозаключения;
  • Письмо должно содержать только те сведения, которые напрямую относятся к предложению;
  • Если после изучения предложения остались вопросы, их нужно задать сразу же;
  • Нельзя переходить на личности или высмеивать предложенные товары, услуги;
  • При возможности можно направить ответное предложение;
  • Письмо не должно содержать ошибки, жаргонизмы, неуместные фразеологизмы, ненормативные выражения.

В отдельных случаях письмо может носить нейтральный характер. Это означает, что клиент не готов согласиться на предложение, но и при этом не хочет отказываться от выгодных сделок. В данных ситуациях рекомендуют писать письма-запросы с просьбой о дополнительной информации по конкретному вопросу.

Слова и фразы в ответных письмах

Письмо следует начинать с обращения к получателю. В данном случае обычно используют слово «Уважаемый», чтобы подчеркнуть значимость и создать положительное впечатление у лица, которое читает сообщение.

В дальнейшем выражают благодарность за предложение. «Мы ознакомились» либо «нами рассмотрено ваше предложение» – это универсальные варианты, позволяющие дать понять о том, что информация принята к сведению.

Основная часть ответа зависит от принятого решения. Отказ обычно начинают с проявления сочувствия. При положительном решении указывается надежда на взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

В деловой переписке запрещены:

  • Бессмысленные вводные конструкции;
  • Фразы «Доброго времени суток», «заранее спасибо»;
  • Обращения с ошибками;
  • Неправильные сокращения;
  • Односложные ответы;
  • Многочисленные тавтологии;
  • Неуместный юмор;
  • Метафоры;
  • Восклицательные знаки;
  • Избыточный канцеляризм.

При отправке посредством электронной почты следует обязательно указывать тему письма. Если сообщение содержит прикрепленные файлы, их перечень нужно указать в тексте.

Распространенные ошибки

Не зная, как правильно составить ответ на предложение, можно совершить множество грубых ошибок. Чтобы не нарушить нормы деловой этики, рекомендуется исключить наиболее распространенные ошибки, которые совершают при оформлении таких сообщений.

Среди них:

  • Отсутствие обращения;
  • Ответ несколькими словами;
  • Неправильное употребление падежей, имен числительных;
  • Ошибки при указании фамилий, названий;
  • Неправильная структура письма;
  • Использование неуместных словоформ;
  • Неправильное применение терминов.

Такие ошибки следует исключать в любых видах деловой документации.

Образец написания

Чтобы ознакомиться с содержанием и определить порядок написания ответного сообщения, следует изучить образец. Это также позволит предотвратить возможные ошибки и упростить процесс написания деловых писем.

Скачать образец отказа [11.00 KB]

Ждать ли ответ

После отправки ответа на предложение, ожидать еще одно письмо не нужно. Ответное сообщение требовалось только автору предложения. Исключением являются случаи, когда в ответном письме содержалась просьба о предоставлении дополнительной информации. При положительном решении, автор предложения выйдет на связь с клиентом самостоятельно.

Варианты отправки

Отправлять письмо можно разными способами. Однако при получении делового предложения нужно направлять ответ аналогичным способом. Если предложение получено по электронной почте, то ответное сообщение отправляют также. По обычной почте ответ отправляют заказным письмом, чтобы удостовериться в получении.

Оформлять ответ на коммерческое предложение нетрудно. Для этого требуется знать основные принципы составления официальных писем. Сообщение оформляют в деловом стиле с четким соблюдением структуры. Перед отправкой ответ следует проверить на наличие ошибок и неточностей.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-otveta-na-kommercheskoe-predlozhenie.html

Образец письма ответа на запрос информации

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики.

Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к.

с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Читать еще:  Благодарственное письмо за услуги образец

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма

Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности.

Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа.

Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Когда требуется?

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

  • В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
  • В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
  • В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
  • В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
  • В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
  • В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).

    В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.

  2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.

    По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.

  • Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
  • Составление «тела» документа. ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:
    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  • Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  • Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.
  • Положительно

    ООО «Силуэт» Генеральному директору

    г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

    тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

    ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

    Источник: https://gimnazia40.ru/pisma-zapiski/obrazets-pisma-otveta-na-zapros-informatsii

    Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

    Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

    В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

    Назначение и содержание

    Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

    • индивидуальными предпринимателями;
    • частными гражданами;
    • представителями органов власти;
    • общественными деятелями и др.

    Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

    1. Наименование отправителя.
    2. Наименование получателя (адресата).
    3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
    4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
    5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
    6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
    7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
    8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
    9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

    Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

    Отправить можно разными способами:

    • по обычной почте;
    • по е-мэйл;
    • передать по факсу;
    • передать с курьером.

    Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

    Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

    Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

    Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

    О предоставлении информации

    Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

    • прайс-лист;
    • условия акции, предоставления скидок;
    • технические характеристики товара и т.п.

    В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

    О подтверждении информации

    В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

    О предоставлении документов

    В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

    В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

    Запрос в налоговую инспекцию

    Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

    Запрос в банк

    В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

    Сроки ответа

    Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

    Читать еще:  Как заполнить штатное расписание образец

    Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

    В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

    Источник: https://Inspectrum.su/trudovoe-pravo/obrazets-pisma-otveta-na-zapros-o-predostavlenii-informatsii-v-2020-godu.html

    Как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложением решения проблемы

    Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

    : 28.04.2017

    Вы заказываете товары в зарубежных интернет-магазинах или учите английский для работы? Тогда вам надо уметь писать формальные письма на английском языке.

    В этой статье мы расскажем вам, как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложениями решения проблемы на английском языке.

    Мы представим вам полезный набор фраз и примеры таких писем, чтобы вы смогли по ним составить собственное письмо.

    Мы уже рассказывали о том, как писать другие виды формальных писем в статьях «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке» и «Как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке». А еще не забудьте почитать наше руководство о том, как писать email на английском языке.

    Письмо-запрос информации на английском языке. Letter asking for information

    Письмо-запрос информации отправляется в случае, если вам необходимо получить подробную информацию по интересующему вас вопросу.

    В начале письма необходимо указать ваш адрес или адрес и название компании, которую вы представляете, а ниже — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому вы хотели бы получить ответ.

    Письмо-запрос должно быть написано в вежливом тоне, чтобы побудить адресата к действиям. Также оно должно быть кратким и емким, чтобы адресат, прочитав ваше письмо, четко понял, что именно вам нужно.

    Будьте особенно внимательны при написании вашей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно дошел до вас.

    Написать письмо-запрос вам помогут следующие фразы:

    ФразаПереводПриветствиеВступительные фразыЗапрос требуемогоДополнительные вопросыЗаключительные фразыПрощание
    Dear Mr. Smith,Уважаемый мистер Смит,
    Dear Mrs./Ms. Smith,Уважаемая миссис/мисс Смит,
    Dear Sir/Madam,Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
    I am writing to inquire about…Я пишу с вопросом о…
    I am writing in connection with…Я пишу в связи с…
    Could you possibly send…Возможно, Вы могли бы прислать…
    I would be grateful if you could…Я был бы признателен, если бы Вы могли…
    Would it be possible for you to tell/send me…Не могли бы Вы сообщить/прислать мне…
    I would appreciate some information about…Я был бы благодарен за информацию о…
    I would appreciate it if you sent me / if you could tell me…Я был бы признателен, если бы Вы выслали мне / если бы Вы могли сообщить мне…
    Could you also please send me…Не могли бы Вы также, пожалуйста, прислать мне…
    Another matter I need information on is…Также мне необходима информация касательно…
    I would also some information on…Я бы также хотел узнать о…
    I look forward to your reply.C нетерпением жду Вашего ответа.
    I look forward to hearing from you.C нетерпением жду Вашего ответа.
    I look forward to hearing from you at your earliest convenience.Жду Вашего ответа в кратчайшие сроки, если это возможно.
    I would appreciate it if you could inform me as soon as possible.Я бы был признателен, если бы Вы проинформировали меня как можно скорее.
    Thank you in advance for your assistance.Заранее благодарен за Ваше содействие.
    Yours sincerely, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)
    Yours faithfully, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)

    Пример письма-запроса информации:

    Пример письма-запроса информации

    Письмо-ответ на запрос информации на английском языке. Letter giving information

    Такой вид письма является ответом на письмо-запрос информации. В начале письма-ответа стоит поблагодарить адресата за оказанное внимание. Письмо-ответ должно содержать всю информацию, которая была запрошена в письме-запросе. Ответ на каждый вопрос лучше писать в новом абзаце.

    Предлагаем вам использовать следующие фразы при написании письма-ответа:

    ФразаПереводПриветствиеВступительные фразыОтвет на дополнительные вопросыЗаключительные фразыПрощание
    Dear Mr. Smith,Уважаемый мистер Смит,
    Dear Mrs./Ms. Smith,Уважаемая миссис/мисс Смит,
    Dear Sir/Madam,Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
    I am writing
    • in reply to your letter asking for information about…;
    • with regard to our telephone conversation concerning…;
    • in connection with…;
    • in response to your query/letter.
    Я пишу
    • в ответ на Ваш запрос информации о…;
    • касательно нашего телефонного разговора о…;
    • в связи с…;
    • в ответ на Ваш запрос / Ваше письмо.
    I am writing to inform you about / advise you on / let you know that…Я пишу, чтобы сообщить Вам о / дать совет в отношении / уведомить о том, что…
    I regret to inform you… / I feel obliged to inform you…С сожалением сообщаю Вам… / Я вынужден Вам сообщить…
    I feel delighted to inform you… / I would to inform you…С радостью сообщаю Вам… / Я бы хотел сообщить Вам…
    I am writing (to you) on behalf of…Я пишу (Вам) от имени…
    I am writing (to you) in my capacity as…Я пишу (Вам) в качестве…
    I would also to inform you…Я также хотел бы сообщить Вам о…
    In answer to your question (enquiry) about…Отвечая на Ваш вопрос…
    I hope I have been of some assistance to you.Надеюсь, я был Вам полезен / я смог Вам помочь.
    I hope that this information will be of some assistance to you.Надеюсь, эта информация будет Вам полезна.
    I hope I have answered all your questions.Надеюсь, я ответил на все Ваши вопросы.
    Please inform me if I can be of any further assistance.Пожалуйста, сообщите, если я смогу еще чем-то Вам помочь.
    Please do not hesitate to contact us should you require any further information.Пожалуйста, обращайтесь к нам, если Вам понадобится дополнительная информация.
    Yours sincerely, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)
    Yours faithfully, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)

    Пример письма-ответа на запрос информации:

    Пример письма-ответа на запрос информации

    Письмо с предложениями (решения проблемы). Letter providing suggestions/solutions

    В таких письмах обсуждается какая-либо проблема и ее причины, а также ожидаемый результат и последствия предлагаемого решения. Структура таких писем следующая:

    • введение, в котором указывается проблема и причины ее возникновения;
    • основная часть, состоящая из нескольких абзацев, каждый из которых содержит предлагаемое решение проблемы и ожидаемый результат/последствия;
    • заключение, в котором подводится итог.

    Следующие фразы помогут вам грамотно составить письмо с вашими предложениями решения проблем:

    ФразаПереводПриветствиеПричинаРезультат/ПоследствияВаши предложенияЗаключительные фразыПрощание
    Dear Mr. Smith,Уважаемый мистер Смит,
    Dear Mrs./Ms. Smith,Уважаемая миссис/мисс Смит,
    Dear Sir/Madam,Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
    To begin/start with…Прежде всего, …
    Because of / Owing to / Due to the fact that…Из-за / Вследствие / В связи с тем, что…
    For this reason…По этой причине…
    This would…Это бы…
    Then…Тогда…
    Thus…По этой причине / В связи с этим / Вследствие этого…
    Therefore…Вследствие этого…
    As a result…В результате…
    By doing this, you/we would…Сделав это, Вы/мы…
    If …, the result would be…Если бы …, то результат был бы…
    The effect/consequences/result of … would be…Эффект/Последствия/Результат … был бы…
    In this way…Таким образом…
    As a consequence…Как следствие…
    Consequently…Следовательно…
    A useful suggestion would be to…Полезным предложением могло бы быть…
    Another solution would be…Это можно было бы решить путем…
    Steps/Measures should be taken in order to solve / deal with…Шаги/Меры должны быть предприняты, чтобы решить / справиться с…
    Another way to … is / would be to…Другим способом … является / было бы…
    The situation could be improved if/by…Ситуацию можно было бы улучшить если/путем…
    It would be a good idea if/to…Хорошей идеей было бы, (если)…
    It would help if you/we…Помогло бы, если бы Вы/мы…
    All in all, …Подводя итог изложенному выше, …
    To sum up, …Обобщая изложенное выше, …
    All things considered, …Учитывая все обстоятельства, …
    Yours sincerely, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)
    Yours faithfully, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)

    Пример письма с предложениями решения проблемы:

    Пример письма с предложениями решения проблемы

    Теперь благодаря нашим шаблонам вы сможете составить собственное формальное письмо и не будете бояться писать на английском языке. Желаем успешной переписки!

    Мы составили для вас документ, в котором собраны фразы для написания рассмотренных писем.

    Скачать список фраз по теме «Как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложением решения проблемы» (*.pdf, 268 Кб)

    © 2020 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник. Над статьей работали:

    Источник: https://englex.ru/letter-of-inquiry-and-letter-providing-suggestions/

    Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

    Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

    Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

    Как оформить письмо-ответ.

    Ответ можно писать

    • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
    • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

    Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

    Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к.

    с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

    Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

    Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

    https://www.youtube.com/watch?v=4qtXj6nCyO8

    Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

    Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

    При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

    Как отвечать на обоснованную претензию

    Встречаются такие случаи, когда клиент имеет представление о законодательных нормах в этом вопросе и составил грамотную жалобу: покупатель действительно приобрел товар низкого качества, который можно заменить на другой.
    Когда потребитель прав, нужно оперативно и внятно ответить на его претензию, в идеале – нужно согласиться с его требованиями, потому что:

    • в глазах клиентов репутация фирмы возрастет;
    • компания сэкономит на дальнейших судебных разбирательствах.

    Соблюдайте следующие рекомендации, когда будете отвечать на притязания клиента:

    • когда вы обращаетесь к заказчику в письме, обращайтесь к нему с уважением, не забудьте извиниться;
    • коротко пропишите ваш взгляд на решение проблемы;
    • согласитесь, что есть брак (если вина предпринимателя) и его просто не заметили до этого;
    • донесите до клиента, что это единичный случай;
    • дайте согласие на обмен товара с перерасчетом себестоимости;
    • дайте понять потребителю, что вы рассчитываете на дальнейшее сотрудничество, и подобного больше не повторится;
    • объясните, почему так произошло.

    Когда вы не хотите упускать клиента, можно предоставить ему скидку, чтобы загладить свою вину.

    Заключение

    Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

    • Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
    • Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
    • Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
    • Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
    • Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
    • Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
    • Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
    • Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
    • Нажмите Send!

    Вопрос о том, нужно ли отвечать на предложение, актуален. Необходимость ответа зависит от нескольких факторов. Первоочередное значение имеет заинтересованность получателя. Если товар или услуга заинтересовала клиента, ему следует направить ответное письмо. Допускается оформление письменного отказа.

    Часто сообщения носят холодный характер и рассылаются массово без учета потребности клиента. Холодные письма, в соответствии с деловым этикетом, можно оставлять без ответа.

    Почему вам не отвечают на письмо? Ошибки в письме

    У адресата может быть множество причин для того, чтобы оставить ваше письмо без ответа. Не нужно сразу подозревать его в неприязни или нежелании общаться.

    Возможно, ему удобнее связываться с вами по телефону или беседовать лично. Или он принял ваше письмо к сведению, посчитав, что ответ не нужен. Иногда люди не отвечают на письмо сразу, а ждут, пока корреспонденция накопится. Ведь легче ответить на несколько посланий, чем отсылать по одному.

    Если все же ответа не последовало

    • Убедитесь, что ваше письмо дошло до адресата. Для этого используйте другие средства связи.

      Если оно было получено, уточните, может быть, в другой раз лучше связываться не по и-мейлу, а через социальные сети или скайп

    • При составлении следующего послания постарайтесь поставить отвечающему какой-то дедлайн, то есть конкретную дату, до которой он должен ответить.
    • Пример: «Пожалуйста, пришлите мне расписание лекций.

      В понедельник заканчиваются каникулы. Я не знаю, во сколько мне идти в университет. Вы сможете сделать это до пятницы

    • И главное: возьмите за правило отвечать на письма, адресованные вам. Этому учит и этикет, и деловые правила. 10 минут в день — и ваша корреспонденция не будет накапливаться

    Личное письмо

    Привет, дорогой Миша! Это Олег. Мы вместе были в летнем лагере на озере Солёное.

    Помнишь, у нас был разговор про группу «Кино»? Ты говорил, что можешь прислать мне ссылку на сайт, где можно скачать их песни в формате караоке. На следующей неделе у нас будет вечер военной песни. Я хочу, чтобы наш класс спел «Группу крови». Но нам нужна фонограмма. Ты сможешь дать мне ссылку на этой неделе?

    Кстати, как там рыжая Катька, с которой ты танцевал на дискотеке? Её не пересадили с тобой за одну парту? Как ты отметил прошедший Новый год? Я ездил с Москву и был на кремлёвской ёлке. Если интересно, я расскажу тебе об этом в следующем письме.

    50 золотых правил деловой переписки чек-лист

    Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) — это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.

    Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.

    Мы поговорим о печатных.

    Деловая переписка

    Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

    В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

    Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее (”На Ваше от_______№__…”).

    Источник: http://job-to-sell.ru/avtoyurist/16679-otvet-na-pismo-zapros-pismo-otvet.html

    Юрист
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: