Приказ по личному составу

Содержание
  1. Как оформить приказ по личному составу
  2. Когда понадобится приказ по личному составу
  3. Как составляются приказы по личному составу
  4. Другие типы приказов по личному составу
  5. Сколько действует приказ
  6. Внесение изменений в приказ
  7. Отмена приказа
  8. Как регистрировать и хранить
  9. Образец журнала регистрации распоряжений по личному составу
  10. Приказы по личному составу 2019: виды, образец заполнения
  11. Какие приказы относятся к личному составу?
  12. Порядок составления и оформления приказов по личному составу
  13. Учет приказов по личному составу
  14. Хранение приказов по личному составу
  15. Список обязательных приказов организации
  16. Перечень ежегодных приказов организации.
  17. Какие приказы необходимо обновлять ежегодно.
  18. Приказ об утверждении штатного расписания.
  19. Приказ об утверждении графика отпусков.
  20. Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год.
  21. Обязательные приказы на предприятии на начало года.
  22. Сроки хранения обязательных приказов в организации.
  23. Как правильно оформить приказ о приёме на работу
  24. Приказы по личному составу
  25. Виды приказов
  26. Формы приказов по ЛС
  27. Особенности работы с приказами по личному составу
  28. 50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:
  29. 5 лет хранятся приказы по личному составу:
  30. Приказы по личному составу – что это, образец, пример заполнения
  31. Приказ по личному составу что это, классификация
  32. Образцы приказов по личному составу
  33. Алгоритм подготовки приказа
  34. Нюансы составления кадровых приказов
  35. Регистрация кадровых приказов
  36. Приказ о нумерации кадровых приказов – суть и содержание
  37. Как исправить ошибки в приказе
  38. Период действия приказов
  39. Сроки и правила хранения приказов
  40. Архив организации – как создать и контролировать
  41. Приказы по личному составу, какие это приказы: правила оформления, регистрации и хранения
  42. Классификация кадровых приказов
  43. Где взять образцы приказов
  44. Как подготовить приказ
  45. Оформление приказов, их регистрация и нумерация
  46. Внесение в приказ изменений или его отмена
  47. Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Как оформить приказ по личному составу

Приказ по личному составу

Приказ по личному составу — это распоряжение руководства предприятия, в котором фиксируется один из рабочих моментов, касающихся персонала. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность — все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации.

Приказ по личному составу входит в группу распорядительных актов руководства предприятия. Это один из основных документов при формировании взаимоотношений работодателя и работника; приказ фиксирует их возникновение или прекращение, изменение.

Такие приказы составляют большую часть кадрового делопроизводства компании. При их оформлении необходимо следовать определенным правилам, соблюдать установленный законом порядок.

Особенно важно учесть, что ознакомление работников с приказами по личному составу обязательно.

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса РФ можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распорядительных актах, приказах все кадровые вопросы:

Соответствующие приказы являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят приказы сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов.

Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе.

В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Другие типы приказов по личному составу

Существуют и другие виды приказов по личному составу. Приведем только примерный перечень их укрупненных групп:

  • прием на работу, увольнение, перевод относятся к группе организационных приказов по личному составу;
  • дисциплинарные приказы: о наказании или поощрении;
  • регламентарные: о различных видах отпусков, о направлении в командировку;
  • зарплатные: об установлении окладов, системы надбавок и различных доплат;
  • мотивирующие: о применении премий и иных дополнительных вознаграждений;
  • технического характера: об изменении, уточнении или отмене приказа при необходимости.

Каждая следующая группа приказов в перечне отличается от предыдущей, но все они регламентируют взаимодействие работодателя со штатом работников, по отдельности с каждым сотрудником или с их группами.

Сколько действует приказ

Приказ по личному составу обладает неограниченным сроком действия если иное не установлено самим приказом. Период действия приказа начинается либо с даты его принятия, либо с даты, которая указана дополнительно в тексте.

Окончание срока действия приказа может быть связано с наступлением определенных событий и календарной даты: истечением периода действия, отменой, принятием иного локального нормативного акта, делающего предыдущий неактуальным.

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

  • изменений в действующем законодательстве;
  • изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
  • изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Отмена приказа

Отмена приказа по личному составу производится на основании решения руководства отдельным распорядительным актом.

В приказе об отмене, аналогично акту о внесении правок, необходимо указать основание отмены и ссылку на отменяемое распоряжение, последующие изменения в правоотношениях, действия, которые необходимо совершить.

Распорядительный акт также должен быть предоставлен для ознакомления работнику, чьи права и интересы он затрагивает.

Отмена распорядительного акта может стать необходимой в связи с изменением первоначальных обстоятельств, при которых принималось первоначальное распоряжение. В деятельности хозяйствующих субъектов такие случаи возникают достаточно часто.

Чаще всего требуется отмена следующих распорядительных актов:

  • о приеме на работу;
  • о прекращении трудовых отношений по инициативе работника или работодателя (например, если выяснится, что причина нарушения трудовых обязанностей или трудового распорядка является уважительной);
  • о направлении в командировку;
  • о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска;
  • о досрочном прекращении действия дисциплинарного взыскания.

Как регистрировать и хранить

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

Образец журнала регистрации распоряжений по личному составу

№ п/пДата приказаНомер приказаВид приказаФ.И.О. сотрудникаТаб. номерОснование
1623.01.201915-уувольнениеПетрова Ирина Сергеевна3

Источник: https://ppt.ru/forms/prikaz-po-sostavu

Приказы по личному составу 2019: виды, образец заполнения

Приказ по личному составу

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

Например:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Мы разработаем ЛНА, отвечающие действующему законодательству, оформим все виды приказов по личному составу и другие кадровые бумаги в срок и по правилам. В любой момент вы будете готовы к трудовой проверке и разбирательствам с сотрудниками.

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Обязательные кадровые документы, наличие которых важно контролировать руководителю

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/prikazy-po-lichnomu-sostavu-2019-vidy-obrazets-zapolneniya/

Список обязательных приказов организации

Приказ по личному составу

Каждая организация обязана издавать ряд распоряжений по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и личному составу. В статье представлены приказы, которые должны быть в организации ежегодно, образцы заполнения и сроки хранения таких документов.

Перечень ежегодных приказов организации.

С учётом приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 все распоряжения в организации подразделяются на приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу. В перечень распоряжений по личному составу, которые издаются по мере необходимости, входят:

  • приказы по вопросам приёма на работу, переводу — они относятся к организационным;
  • о наказаниях и поощрениях — такие документы относятся к дисциплинарным;
  • об отпусках, направлении в командировку — регламентные;
  • об установлении надбавок, доплат, окладов — зарплатные;
  • о премиях, поощрениях, вознаграждениях — стимулирующие;
  • вносящие изменения, дополнения, корректировки в уже изданные приказы — технические.

Ежегодные приказы в организации по административно-хозяйственным вопросам включают распоряжения, регулирующие вопросы безопасной эксплуатации зданий, сооружений, внутренней связи, транспортного обслуживания. По всем остальным вопросам выпускают ежегодные приказы по основной деятельности по предприятию. К таким распоряжениям относятся приказы:

  • об утверждении локальных нормативно-правовых актов компании. Например, положения о защите персональных данных, об оплате труда, инструкций по технике безопасности, графиков документооборота;
  • об утверждении учётной политики;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о назначении ответственных сотрудников за охрану труда, ведение табеля рабочего времени, за технику безопасности, воинского учёта и так далее;
  • об утверждении нормативов по списанию ГСМ;
  • об утверждении подотчётных лиц за выдаваемые денежные средства;
  • о создании структурных подразделений;
  • прочие приказы.

Какие приказы необходимо обновлять ежегодно.

В начале года некоторые документы нужно переоформить. В законодательстве прямо не указан перечень таких распоряжений. Но существует ряд базовых документов, которые предстоит закрыть или переиздать.

Приказ об утверждении штатного расписания.

Такой ежегодный приказ нужно издать к началу нового календарного года в случае, если компания при его утверждении ограничила срок действия штатки. Например, период действия штатного расписания ограничен сроком в один год.

Приказ об утверждении графика отпусков.

В обязательные приказы в организации на начало года входит распоряжение об утверждении графика отпусков, его утверждают за две недели до начала нового календарного года. Например, в 2019 году перед новым 2020 годом приказ издавался не позднее 17.12.2019.

Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год.

В обязательные приказы на предприятии на начало года входит приказ о создании номенклатуры дел, её вводят в действие с января каждого текущего года. В этом году подготовить такое распоряжение необходимо было к началу 2020 года, далее – к началу 2021 года.

Обязательные приказы на предприятии на начало года.

Ни один документ в организации не создают без соответствующего распоряжения руководителя. Список ежегодных приказов по организации соответствует списку распорядительной документации, которую оформляют ежегодно по мере необходимости.

Так, к началу года кадровику необходимо провести проверку многих документов, обратить особое внимание на приказы по утверждению штатного расписания, графика отпусков, номенклатуры дел.

Важно проконтролировать вопрос об утверждении учётной политики на новый календарный год.

Сроки хранения обязательных приказов в организации.

Обязательные приказы по основной деятельности в организации хранят постоянно. К таким распоряжениям относятся приказы о распределении обязанностей между руководителями, о введении в действие нормативно-правовых актов, по отдельным вопросам организации управленческой деятельности.

Постоянно хранить нужно приказы о внесении изменений в штатное расписание, о регулировании и обеспечении финансирования деятельности компании, реализации спецпрограмм, проведении внеплановых проверок, проведении плановых и внеплановых тематических курсов, формировании совещательных органов и так далее.

Обязательные приказы в организации по личному составу хранят на протяжении 75 лет. К таким распорядительным документам относятся приказы о распределении, приёме, перемещении, учёте кадров, о замещении вакантных должностей, сокращении работников.

На протяжении 75 лет нужно хранить приказы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок, доплат, о предоставлении отпусков по уходу за ребёнком, об отстранении от работы, временном возобновлении обязанностей, об аттестационных и квалификационных комиссиях, о проведении аттестации.

Приказы о поощрениях работников, о материальной помощи, направлении работников в длительную служебную командировку и в длительную командировку с вредными условиями труда хранят также на протяжении 75 лет.

В течение 5 лет нужно хранить распорядительные документы о направлении работников в краткосрочные командировки, об отпусках, взысканиях, дежурствах, а также распорядительную документацию по административно-хозяйственным вопросам.

Как правильно оформить приказ о приёме на работу

При подготовке распоряжения можно опираться на типовой шаблон приказа о приёме на работу, даже если вы планируете составить приказ в индивидуальной форме. В акт нужно внести следующие данные:

  • наименование работодателя в соответствии с правоустанавливающими документами;
  • код по ОКПО, полученный при регистрации (его можно уточнить в выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) или получить онлайн на сайте налоговой инспекции);
  • уникальный порядковый номер приказа;
  • дату составления документа — день издания распоряжения (приказ нельзя датировать ранее, чем был заключён трудовой договор);
  • дату приёма на работу — день, когда работник приступает к выполнению должностных обязанностей;
  • дату расторжения трудового договора, если он срочный (указывается конкретное число или событие, при наступлении которого специалист освобождается от выполнения должностных обязанностей);
  • табельный номер, который присвоен при оформлении сотрудника в штат фирмы;
  • фамилию, имя и отчество специалиста (дублируются сведения из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность);
  • структурное подразделение, если вы ранее указывали его в трудовом договоре, должность (специальность или профессия), которая отражена в штатном расписании;
  • информацию о характере трудовой деятельности: разъездной, в пути и т.д., условия трудоустройства: на время отсутствия постоянного работника, по совместительству и т.д.;
  • оклад или тарифную ставку в фиксированном размере (если вы принимаете совместителя или сотрудника на неполный день, в поле с условиями приёма на работу дополнительно указывается: “Оплата согласно отработанному количеству часов”);
  • условия об испытании — по общему правилу срок не может быть больше трёх месяцев для рядовых работников и шести месяцев для руководителей и бухгалтеров;
  • основания для издания приказа (в этом поле нужно ссылаться только на трудовой договор, заявление о приёме на работу, а не на докладные записки).

Внимательно проверяйте соглашение на наличие ошибок. Если вы заполняете его от руки, используйте ручку с чернилами, которые не выцветают, не растекаются. В противном случае при хранении документ может прийти в негодное состояние, поэтому придётся делать его дубликат.

Если вы принимаете на работу нескольких человек, можете заполнить распоряжение сразу на всех. Но учитывайте, что при подписании документа сотрудники увидят тарифную ставку друг друга, длительность испытательного срока и прочую информацию, которая относится к персональным данным.

Скачать пример приказа о приёме на работу.docx

°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•

Если вам полезен этот материал, поставьте, пожалуйста, лайк.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/progressive/spisok-obiazatelnyh-prikazov-organizacii-5ecaca710d590b68ff572870

Приказы по личному составу

Приказ по личному составу

Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице.

Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся. 

Виды приказов

О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.

Приказы делятся на три категории: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.

Определимся, что такое «личный состав».

Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.

Формы приказов по ЛС

Только часть приказов по личному составу составляется по унифицированным формам. Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д.

Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации.

Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.

Особенности работы с приказами по личному составу

Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.

Еще раз: кадровые приказы всегда регистрируются и хранятся отдельно!

Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность хранится постоянно. Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены Перечнем типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.

50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:

  • о приеме работника на работу;
  • о перемещении;
  • о совмещении;
  • о переводе;
  • об увольнении;
  • об аттестации;
  • о повышении квалификации;
  • о присвоении званий (чинов);
  • об изменении фамилии;
  • о поощрениях и награждениях;
  • об оплате труда;
  • о премировании;
  • о различных выплатах;
  • о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • об отпусках по уходу за ребенком;
  • об отпусках без сохранения заработной платы;
  • о дежурствах по профилю основной деятельности;
  • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы по личному составу:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела по полному варианту: с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола.

Это написано в Правилах работы архивов от 2015 года, пункт 4.19.

Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.

Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.

Image by Witthaya Phonsawat // www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5170

Приказы по личному составу – что это, образец, пример заполнения

Приказ по личному составу

Управление рабочими процессами организации невозможно без распорядительной документации. Под ней понимается совокупность локальных актов, посредством которых административное лицо выстраивает работу коллектива.

Они же фиксируют факт возникновения конкретных административно-правовых трудовых отношений. Различают приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приказы по личному составу.

Как раз о последних и пойдет речь дальше.

Приказ по личному составу что это, классификация

Приказы по личному составу – правовые акты, издаваемые административным лицом субъекта хозяйствования для решения основных и оперативных задач по оформлению трудовых отношений с подчиненными (согласно нормам ТК РФ).

Их перечень достаточно широк. Классифицируются они следующим образом:

  • оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника.
  • регламентирующие выполнение сотрудником трудовых функций.

Первая группа включает приказы о:

Приказы о трудоустройстве менеджеров высшего и среднего звена (управленцев, их замов, начальников финансового и контрольного отделов, так далее) регулируют основную деятельность, а не личный состав.

Ко второй группе относятся:

Также различают следующие классификационные виды приказов по личному составу:

  • организационные;
  • дисциплинарные;
  • регламентные;
  • зарплатные;
  • корректирующие и отменяющие.

Образцы приказов по личному составу

Некоторые приказы имеют стандартизированную на федеральном уровне форму. Зачастую, она представляет собой таблицу, куда представители организации лишь вставляют нужные данные (свои и подчиненных).

Речь, в частности, идет о:

  • Т-1 (трудоустройство нового сотрудника);
  • Т-5 (внутренний перевод лица);
  • Т-6 (направление в отпуск любого вида);
  • Т-8 (расторжение трудовых отношений);
  • Т-9 (командирование);
  • Т-11 (поощрение).

С 2013 года обязательное использование унифицированных форм упразднено.

Ввиду ограниченности списка бизнес-субъекты вправе разрабатывать приказы самостоятельно, корректируя имеющиеся бланки. Основное условие – их положения не должны противоречить нормам ТК РФ, а обязательные реквизиты не могут изменяться. К таковым относится:

  • наименование бизнес-субъекта;
  • название приказа;
  • его дата и регистрационный номер;
  • место издания;
  • визы вовлеченных сторон;
  • визы согласования (если упомянуты в локальных актах);
  • отметка о контроле (аналогично).

Алгоритм подготовки приказа

Пошаговый алгоритм работы с приказом выглядит так:

  • Назначение ответственного за процедуру лица. Впрочем, некоторые работодатели заведомо прописывают эту обязанность в должностных инструкциях или трудовых договорах с подчиненными.
  • Получение ответственным документа-основания для издания.
  • Разработка проекта.
  • Согласование проекта.
  • Визирование приказа управленцем.
  • Предъявление документа работнику (группе работников) для ознакомления под роспись.
  • Регистрация и хранение.

На сегодняшний день необязательно удостоверять бланк печатями и штампами, если иное не указано во внутренних нормативно-правовых актах.

Что касается ответственного лица, чаще всего им выступает сотрудник кадрового отдела либо секретарь. Допускается делегирование этой функции другому подчиненному (опять-таки, путем издания приказа о вменении обязанности, если она не зафиксирована должностной инструкцией или трудовым договором).

Приказ всегда составляется в одном экземпляре. Всегда можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).

Согласование представляет собой визирование проекта всеми руководителями отделов и подразделений, связанными с реализацией приказа. Чаще всего это начальник подчиненного, в отношении которого документ издается, начальник кадрового отдела и бухгалтерии. Впрочем, список открыт. Процесс может занять от нескольких часов до нескольких дней. Это нужно учитывать, чтобы не сорвать сроки.

Визировать приказ может управленец или, если он отсутствует, назначенное им лицо (в приказном порядке).

Порядок ведения распоряжений должен найти отражение в Положении о кадровом делопроизводстве.

Нюансы составления кадровых приказов

Нюансы касаются формы и содержания документов.

Так, приказы могут издаваться на фирменных бланках или на чистых листах А4.

Изданные в течение года документы подлежат нумерации.

Приказ нужно обязательно озаглавить. Текст излагается от первого лица единственного числа (я) и, чаще всего, состоит из двух частей:

  • констатирующей;
  • распорядительной.

Первая содержит обоснование тех или иных действий (факты, события или упоминание документа). Чаще всего таковым становится заявление подчиненного, но встречаются также:

  • преставление непосредственного руководителя;
  • докладная или служебная записка;
  • акт о допущенном дисциплинарном нарушении;
  • график отпусков;
  • судебное решение.

Завершает ее слово «Приказываю».

После него идет распорядительная часть, содержащая различные действия, ответственных за них лиц и сроки исполнения. Для облегчения восприятия текст лучше делить на пункты и подпункты, нумерованные арабскими цифрами.

Желательно, но не обязательно, заканчивать распорядительную часть упоминанием лица, ответственного за выполнение приказа в целом.

Скачать пример приказа по личному составу.

Регистрация кадровых приказов

Для удобства и по упразднённым правилам, которые, тем не менее, облегчали документооборот, кадровые приказы регистрируют.

Эта процедура представляет собой дублирование информации из распоряжения в специальную форму – регистрационный журнал с указанием на приказе регистрационного индекса и даты.

Впрочем, касается это, чаще всего, документов длительного хранения.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Журнал может заводиться в бумажной и(или) электронной форме до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации и дата начала ведения журнала. Когда он заканчивается, вписывают дату окончания.

Для разных категорий приказов могут вестись разные журналы.

Приказ о нумерации кадровых приказов – суть и содержание

Многие организации не прописывают такую процедуру, как нумерация приказов. В других же имеется соответствующее распоряжение. И оно исключает двоякую трактовку номеров.

В устоявшейся кадровой практике номера приказов содержат буквенный и числовой коды, например «К/19 от 01.01.2020 г.», где:

  • К – указание на кадровый приказ;
  • /19 – порядковый номер согласно журналу регистрации;
  • 01.2020 г. – дата издания.

Впрочем, приказ о нумерации может определять другую методику индексации. Так, согласно практике законодательства, устанавливаются следующие порядки присвоения букв и номеров распоряжениям, регламентирующим различные трудовые отношения:

  • П/198 – приказ о принятии сотрудника на должность;
  • У/182 – приказ об увольнении работника;
  • и так далее.

Этот вариант обеспечивают лучшую детализацию, но требует повышенного внимания ответственного лица и, следовательно, нескольких регистрационных журналов.

Форма приказа о нумерации свободная. Может использоваться фирменный бланк или простой лист А4. Текст делится на вводную и основную части. Вводная часть содержит:

  • Наименование и реквизиты бизнес-субъекта.
  • Название и номер приказа (по умолчанию ему присваивается первый номер, так как до него бумаги не нумеруются).
  • Дату составления.

В основной части указывается:

  • Период, с которого нумеруются распоряжения.
  • Метод нумерации (буквенный, цифровой, рассмотренный выше смешанный).
  • Ответственный за исполнение распоряжения и контроль правильности нумерации.

Приказ подписывает управленец или замещающее его лицо.

Как исправить ошибки в приказе

Чаще всего ошибки в приказах возникают из-за корректировок локальных актов компании или федеральных законов, изменения основных реквизитов бизнес-субъекта. Впрочем, могут быть и другие причины. Независимо от них, простое издание нового приказа не всегда юридически верно.

Поэтому о причине появления ошибок и механизме внесения правок следует указать в соответствующем приложении к Положению о кадровом делопроизводстве (реже – к приказу о нумерации).

Количество подобных приложений не ограничено.

Затем нужно издать обособленны приказ о внесении правок и ознакомить с ним всех заинтересованных лиц.

Период действия приказов

По умолчанию, срок действия кадровых приказов не ограничен (если иное не определено в них самих или в локальных актах компании).

Датой отсчета периода считается либо дата принятия приказа, либо определенная в его тексте дата.

Окончание срока связано с истечением периода действия приказа, его отменой, корректировкой, изменением локальных или правительственных нормативных актов и так далее.

Сроки и правила хранения приказов

Различают кадровые приказы кратковременного и долговременного хранения. К первым относятся регламентирующие распоряжения. Как уже говорилось, это приказы о краткосрочном командировании, направлении в отпуск, на повышение квалификации и так далее.

Они, по сути, не представляют особой важности для работника в будущем, поэтому хранятся в архиве компании 5 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

По истечение этого срока они вместе с регистрационными журналами уничтожаются (о чем специально назначенной ликвидационной комиссией составляется акт).

Приказы, которыми оформляют трудовые отношения (прием на работу, переводы, увольнения и так далее), а также журналы их регистрации, хранятся не менее 75 лет, если изданы до 2003 г., и 50 лет – если изданы позже. Когда срок хранения в организации истекает, их передают в государственный или муниципальный архив.

Любые кадровые приказы формируются в дела (с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола).  Их хранят отдельно от других документов, в закрытом для посторонних лиц месте, подальше от воздействия света, но недалеко от личных дел работников.

 Со всеми правилами можно ознакомиться, изучив Приказ Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 г. (далее – Приказ № 526). Впрочем, коммерческие организации не обязаны соблюдать их досконально.

При электронном виде хранения нужно обеспечить предотвращение утраты документов, их хищения, искажения, уничтожения или использования сторонними лицами.

Обязательно нужно сделать перезапись на новые носители с устаревших.

Архив организации – как создать и контролировать

Необходимость создания архива отмечена в 2.14 Приказа № 526. Ее игнорирование чревато привлечением к ответственности.

Архив – такое ж структурное подразделение, как бухгалтерия или отдел сбыта. Он должен фигурировать в штатном расписании с указанием подчиненности (руководителю или отделу делопроизводства), иметь начальника.

Его работа регламентируется такими локальными актами:

  • Положением об архиве;
  • Годовым планом работы (форма берется из приложения № 46 к основным правилам работы архива, утвержденным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
  • Планом-графиком приема дел.

Таким образом, приказы по личному составу регламентируют все возможные трудовые правоотношения между работником и организацией-нанимателем.

Любое действие второго в отношении первого должно обязательно документироваться. Распоряжения не могут противоречить ТК РФ и другим российским нормативно-правовым актам. В противном случае они теряют юридическую силу.

(23 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/prikazy-po-lichnomu-sostavu.html

Приказы по личному составу, какие это приказы: правила оформления, регистрации и хранения

Приказ по личному составу

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Приказы по личному составу, что это за приказы: правила составления

В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и распоряжений руководителя. Их принято делить на две категории:

  • по основной деятельности компании
  • кадровые или по личному составу

Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.

Классификация кадровых приказов

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами.

Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя.

Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:

Кадровая служба

  • Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями — прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
  • Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
  • Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия — направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
  • Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных компенсаций.
  • Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Где взять образцы приказов

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.

Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах.

Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе.

Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:

Составление приказов

  • Т-1 — прием нового сотрудника
  • Т-5 — перевод внутри компании
  • Т-6 — предоставление отпуска (любого вида)
  • Т-8 — увольнение
  • Т-9 — направление в командировку
  • Т-11 — применение поощрений

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

  1. Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
  2. Подготовка проекта.
  3. Получение необходимых согласований.
  4. Получение подписи гендиректора.
  5. Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
  6. Хранение зарегистрированного приказа.

Обсуждение рабочих моментов

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

  • преставление непосредственного руководителя
  • докладная или служебная записка
  • акт о допущенном дисциплинарном нарушении
  • график отпусков
  • судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух.

Но список может быть и больше. Согласование — самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Оформление приказов, их регистрация и нумерация

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

Регистрация приказа

  • наименование организации полное и сокращенное
  • вид документа — приказ
  • дата издания и порядковый номер
  • заголовок
  • собственно приказ — текст распоряжения и основание для его написания
  • визы согласований
  • подпись руководителя
  • подпись ознакомленного сотрудника
  • указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые основания. Это могут быть:

  • изменение действующего законодательства, регулирующего отношения, оформленные приказом

    Обсуждение изменений

  • изменения в персональных данных работника (например, смена фамилии) или в его личных обстоятельствах
  • изменение времени или места исполнения трудовых обязанностей обозначенных в приказе
  • иные обстоятельства, делающие исполнение приказа в прежнем виде невозможным

Изменение содержания приказа или его отмена оформляются новым распорядительным документом. Для него применяются те же правила, что при оформлении корректируемого приказа. Иным будет содержание документа. В нем необходимо указать:

  • в какой именно приказ вносятся изменения (номер, дата, наименование)
  • что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
  • перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
  • указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
  • мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

Пять лет должны храниться в организации приказы о применении взысканий, предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г.

и 50 лет для тех, что были созданы позднее.

Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу — это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем.

Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного оформления его подобным документом.

Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/prikazy-po-lichnomu-sostavu.html

Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: