Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

Содержание
  1. Протокол встречи
  2. Для чего составляется протокол встречи?
  3. Что нужно указать в протоколе встречи?
  4. Как составить протокол встречи с клиентом – Мастер в праве
  5. Основное назначение
  6. документа
  7. Бланк и образец 2019
  8. Краткая и полная разновидности
  9. Выписка из протокола
  10. Особенности ведения
  11. Скачать образцы бланков:
  12. ссылкой:
  13. Как составить протокол встречи [шаблон протокола встречи]
  14. Давайте определимся с тем, что такое протокол собрания
  15. Предварительное планирование протокола собрания
  16. Как писать протокол собрания
  17. Предоставьте свои записи на ознакомление сотрудникам
  18. Вы хотите проводить продуктивные собрания и встречи?
  19. Протокол встречи с клиентом образец
  20. Скачать образец документа
  21. 31 Протокола встречи с клиентом (contact report)
  22. 32 Маркетолог
  23. 33 Вклад в рекламную кампанию
  24. 34 Ограниченность концепции»четыре П»
  25. Материалы к совещанию
  26. Пример, образец протокола
  27. Список участников
  28. Доклад начальника службы безопасности
  29. Доклад начальника службы информационных технологий
  30. Как оформить протокол деловой встречи
  31. Хранение
  32. Протокол совещания
  33. Роль протокола
  34. Кто должен оформлять протокол
  35. Составление протокола
  36. Элементы протокола
  37. Что должно быть зафиксировано
  38. Какие могут быть цели встречи с клиентом
  39. 3 раздаточных материала для совещания
  40. К какому типу протоколов относится протокол совещания
  41. Какой протокол выбрать
  42. Как вести и регистрировать протоколы
  43. Рассадка участников совещания
  44. Бейджи
  45. Документирование переговоров
  46. Зачем это нужно?
  47. Первый этап: подготовка

Протокол встречи

Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» – послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма.

Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч.

И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи – это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения.

Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия.

Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах.

Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.).

В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах).

После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней.

Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи.

Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.

Проект:ТЦ “Солнечный”
Тема встречи:Итоги управления ТЦ “Солнечный” и существующие проблемы по состоянию на 10/02/18
Приложения:
Дата встречи и место проведения:10 февраля 2018 года в г. Москва
Протокол составили:Иванов И.И. и Петров П.П.
Участники:Должность:Подписи:
Сидоров С.С. (Си.С.)Управляющий
Владимиров В.В. (В.В.)Технический директор
Антонов А.А. (А.А)Начальник отдела маркетинга
Степанов С.С.Финансовый директор
Анастасиева А.А.Юрист
Александрова А.А.Начальник отдела аренды
Рассылка:Участникам
Михайлову М.М., Николаеву Н.Н.Татьяниновой Т.Т., Константинову К.К.
Повестка:
Результаты новогодних продаж арендаторов
Доходность арендаторов
Арендаторы с неудовлетворительными показателями и предлагаемые в отношении них меры
Маркетинговый план на февраль и март
Собираемость арендной платы
Устранение протечек
Организация парковки
Вопросы требующие решения             Действия
No.ОтветственныйСрок исполнения
Результаты новогодних продаж арендаторов
В целом результаты положительные. На следующий год необходимо организовать партнерскую программу с арендаторами. Продумать предложения1А.А.06/07/18
Доходность арендаторов
Разработать мероприятия по увеличению доходности2СиС

Источник: https://formadoc.ru/entity/others/protokol-vstrechi/

Как составить протокол встречи с клиентом – Мастер в праве

Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

документа

В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Скачать образцы бланков:

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

ссылкой:

(94,89

Источник: https://masvprave.ru/kak-sostavit-protokol-vstrechi-s-klientom.html

Как составить протокол встречи [шаблон протокола встречи]

Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

Сколько раз вы проводили одно и то же собрание только потому, что никто не запомнил содержание встречи, проведенной неделю назад? Подумайте об этом. Я уверен, что в повестке дня имеется, по крайней мере, один пункт, решение по которому принимается уже месяц. Вас это выводит из себя.

Что, если я скажу вам, что всего этого можно избежать, выполнив несколько простых шагов для составления эффективных протоколов встречи? К таким шагам относятся:

  • Предварительное планирование
  • Составление протокола встречи в реальном времени
  • Ознакомление персонала с протоколом

Давайте определимся с тем, что такое протокол собрания

Само название слегка вводит в заблуждение, поскольку вы не составляете протокол соглашений или свод правил. Честно говоря, никому не нравится читать их, это не входит в ваши дальнейшие планы. Необходимо предоставить три вида основной информации: принятые решения, запланированные действия в перспективе и система отслеживания их выполнения.

Другими словами, протоколы собраний – это ощутимый результат взаимодействия после завершения совещания.

Что следует включить в протокол собрания?

  • Дату и время проведения
  • Имена участников и имена тех, кто не имеет возможности его посетить
  • Решения по каждому пункту повестки дня, например, уже принятые или согласованные последующие действия
  • Согласованные или отклоненные пункты повестки дня
  • Время и дата следующего собрания

Предварительное планирование протокола собрания

Зафиксированный план упростит вашу работу. Все начинается с повестки дня. Правильно составленная повестка дня – уже половина сделанной работы. Почему? Она работает как основа собрания. Ниже приведены некоторые советы по составлению повестки дня, указанные в нашей другой статье.

Как только вы узнаете, о чем пойдет речь, набросайте план проведения собрания, который можно использовать для кратких заметок. Если вы делаете наброски от руки, вам такая схема будет особенно полезной.

Проверьте корректность записи решений, заметок, действий по пунктам. Делайте записи по мере возникновения идей. Так вы обеспечите высокую вероятность фиксации информации.

Тем не менее, не пытайтесь запечатлеть на бумаге все происходящее, так как это приведет к беспорядку и вы можете упустить по-настоящему важные моменты.

Если что-то неясно, лучше попросить разъяснений у ведущего, так как, возможно, и другим непонятны эти пункты. Честно говоря, некорректные записи могут привести к неправильным действиям, а это, безусловно, то, чего следует избегать.

Кроме того, не забывайте отмечать участников по мере их прибывания на собрание. Если вы не знаете всех по именам, просто дождитесь начала собрания, когда каждый должен представить себя.

Еще один момент относительно кратких записей – как быстро вы делаете заметки? Часто ли путаетесь в словах? Делайте аудио или видео запись собрания, чтобы ничего не прошло мимо вас. Не разбираете свой почерк? Извлеките запись и посмотрите, что вы упустили.

Как писать протокол собрания

После того, как вы закончили собрание, надо собрать свои записи и привести их в пригодный вид. Сделайте это по свежим следам. Проверьте полноту информации, но не злоупотребляйте объемом. Например, если на собрании состоялось горячее обсуждение вопроса, отметьте это. Какая была проблема и как она была решена? Думаю, такие обсуждения будут иметь место.

Что касается стиля письма, составляйте короткие, четкие предложения. Они должны быть простыми, легко читаемыми, без сложных слов или больших абзацев.

Предоставьте свои записи на ознакомление сотрудникам

Есть много способов поделиться своими записями с другими. Главное, сделать это как можно быстрее. Так каждый может быстрее приступить к выполнению задач.

Самый легкий способ. Создайте документ Google Docs и поделитесь им с остальной командой. Если вы не любите работать с подобного рода документами, есть масса простых и приятных альтернативных решений.

Являясь любителем записей, я перепробовал много вариантов взаимодействия с другими. Раньше для меня супер-вещью был Evernote. Он реально был крутым. Теперь это – Notion. Простота использования, множество различных опций.

Что может быть лучше? Попробуйте.

Вы хотите проводить продуктивные собрания и встречи?

Так вот. Именно этого вы и добьетесь. Тщательно составленная повестка дня и заметки – это первые и наиболее продуктивные шаги для проведения продуктивной встречи. Помните: у вас всегда должен быть при себе блокнот для важных заметок. Вам все равно придется их переписать. Хотите узнать больше о том, как провести эффективные встречи? Мы поделимся с вами.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d4dae6ff8ea6700b49d51e7/kak-sostavit-protokol-vstrechi-shablon-protokola-vstrechi-5dc8948d4052283fcdc46c83

Протокол встречи с клиентом образец

Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

Тип документа: Протокол

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 4,2 кб

Скачать образец документа

  • Протокол: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Протокол» по всему сайту
  • «Протокол результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

  • Календарь праздников и выходных на 2020 год
  • Регистрация малого бизнеса полезно
  • Как самостоятельно составить договор
  • Таблица кодов ОКВЭД

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Протокол
о результатах проведенных переговоров

Время проведения переговоров:

начало — «__»______ 200_ г.

окончание — «__»__________ 200_ г.

Присутствовали при проведении переговоров:

1. Со стороны ____________________________________________

следующие представители: __________________________________.

2. Со стороны ___________________________________________

следующие представители: ___________________________________________.

Подписывают Настоящий Протокол и указывают следующее:

1. Стороны, проводившие переговоры, пришли к выводу, что их финансовые и коммерческие возможности дают им основание установить долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество по следующим направлениям деятельности: _______________________________________________________.

2. Кроме того, в ходе переговоров достигнуты следующие результаты: ______________________________________________________.

3. Для принятия окончательного решения о возможности реализации вышеназванных проектов уполномоченные представители сторон проводят совместные консультации и встречаются не позднее «__»__________ 200_ г.

4. Соглашения, достигнутые в результате переговоров сторон, консультаций и переписки, являются предварительными и до момента подписания необходимых соглашений и договоров не налагают на участников Настоящего Протокола каких-либо юридических прав и обязанностей.

31 Протокола встречи с клиентом (contact report)

Обязательным элементом правильной работы с клиентом является»протокол встречи»Представитель агентства должен оформлять и вручать клиенту этот специфический документ сразу же после каждой встречи с клиентом м.

Начинается он с информации о том, когда и где состоялась встреча, кто присутствовал и кто в организации клиента и в агентстве получил копию протокола. Протокол содержит краткое изложение вопросов которые обсуждались на встрече, и решений, которые были там приняты.

Колонка на правом поле страницы содержит указания и инициалы лиц, которые их выполнять. Все уполномоченные лица должны получить прото кол сразу же после встречи, чтобы внести поправки и избежать недоразумений. Все протоколы подшиваются в папку, которая называется facts book (дословно — книга фактов -.

Прим пер) и является с воеридним»справочником для постоянного пользования»и основой для ежегодного отчета агентства перед клиентом. Ниже приведен образец протокола встречи с клиентом (рис 43 зустрічі з клієнтом (рис. 4.3).

32 Маркетолог

Современное агентство не может не разбираться в маркетинге, и лицо, занимающее в агентстве должность менеджера по маркетингу, выполняет несколько функций. Клиентам, которые не имеют менеджера по маркетингу, агентство предлагает консультации в этой области.

Или специалисты агентства помогают менеджерам по маркетингу компании, которые относятся с большим доверием к ориентированных на маркетинг агентств.

Если в компании никто специально не отвечает за маркетинговые исследования, специалист агентства даст консультации по применению маркетинговых исследований и платных исследований, которые осуществляют независимые исследовательские организ ции.

Например, агентство может дать советы относительно таких элементов структуры маркетинга, как разработка продукта, разработка названия, торговой марки, упаковки, определение сегмента рынка, испытания на ри дыха и сбызбут.

33 Вклад в рекламную кампанию

Деятельность менеджера по маркетингу может в значительной степени повлиять на успех рекламной кампании, и поэтому именно сейчас стоит напомнить о важности адекватного сбыта.

Удовлетворение вызванного рекламой спроса мо оже зависеть от сроков, которые определяются такими факторами, как длина цикла командировок представителей отдела продаж компании, то есть временной промежуток между их визитами в розничных торговцев.

Тако же большое значение имеет четкое представление о целевой сегмент рынка, которое может повлиять на название торговой марки, дизайн упаковки, ценообразования, выбор»стокиста», выбор схемы рекламы и рекламных средств.

Обеспечение последовательности и единства этих элементов очень важно для маркетинга, иначе рекламная кампания может превратиться в бессмысленное расточительствомарнотратство.

34 Ограниченность концепции»четыре П»

Изложенное выше наглядно демонстрирует ограниченность маркетинговой концепции»четыре. П»(см. 114), так как менеджера по маркетингу, который работает в рекламном агентстве, интересует не только четвертое из этих»П»-«пр ромоушн», т.е. стимулирование сбыта.

Реклама должна соответствовать последовательности или хронологическом порядке событий в сфере маркетинга. Понятно, что агентства разработки нового продукта существуют именно с этой причине.

Они пренебрежительно относятся к идее планирования рекламной кампании уже готового продукта, однако желают присутствовать на всех уровнях структуры маркетинга. Согласно старому маркетинговые-м иксом»четыре.

ИГ что является таким популярным среди американских специалистов по маркетингу (или тех, кого учили исходя из американской маркетинговой концепции»четыре. П »), рекламной деятельности следует почин ать лишь на последних стадиях маркетинговой кампании. Но если мы абстрагируемся от концепции»четыре.

П», то увидим, что настоящая рекламная кампания разворачивается на протяжении всех стадий маркетинговой камп ании. Это означает, что представителю агентства и менеджеру компании по маркетингу лучше начать обсуждать решение о рекламной кампании можно раньше (см. также 194 рішення щодо рекламної кампанії якомога раніше (див. також 19.4).

:  Образец генеральной доверенности от юридического лица

Тот факт, что события не часто развиваются по сходному сценарию, является еще одним доказательством неправильного понимания рекламного дела, которым отмечаются некоторые менеджеры по маркетингу и возможной причиной которого является ограниченность маркетинговой концепции»четыре ееи її».

Изложенное выше наглядно демонстрирует ограниченность маркетинговой концепции «четыре П» (см. 114), так как менеджера по маркетингу, который работает в рекламном агентстве, интересует не только четвертое из этих «П» — «пр ромоушн «, т.е.

стимулирование сбыта Реклама должна соответствовать последовательности или хронологическом порядке событий в сфере маркетинга Понятно, что агентства разработки нового продукта существуют именно с этой причине Они пренебрежительно относятся к идее планирования рекламной кампании уже готового продукта, однако желают присутствовать на всех уровнях структуры маркетинга Согласно старому маркетинговые-м иксом «четыре ИГ что является таким популярным среди американских специалистов по маркетингу (или тех, кого учили исходя из американской маркетинговой концепции» четыре П »), рекламной деятельности следует почин ать лишь на последних стадиях маркетинговой кампании Но если мы абстрагируемся от концепции «четыре П», то увидим, что настоящая рекламная кампания разворачивается на протяжении всех стадий маркетинговой камп ании Это означает, что представителю агентства и менеджеру компании по маркетингу лучше начать обсуждать решение о рекламной кампании можно раньше (см. также 194 рішення щодо рекламної кампанії якомога раніше (див. також 19.4).

Тот факт, что события не часто развиваются по сходному сценарию, является еще одним доказательством неправильного понимания рекламного дела, которым отмечаются некоторые менеджеры по маркетингу и возможной причиной которого является ограниченность маркетинговой концепции «четыре ееи її.

Материалы к совещанию

Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании.

Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину).

Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.

Пример, образец протокола

Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна

Список участников

Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич

К совещанию направлялись:

  • Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников
  • Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом
  • Доклад начальника службы безопасности

    В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.

    Вопросов по выступлению задано не было.

    Доклад начальника службы информационных технологий

    Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты — для активной переписки.

    Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой.

    По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.

    Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?

    :  Образец заполнения формы р15001 при ликвидации ооо

    Ответ . Нет, вопрос не прорабатывался.

    Источник: https://jk-juris.ru/obrazcy/protokol-vstrechi-s-klientom-obrazec.html

    Как оформить протокол деловой встречи

    Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

    Протокол деловой встречи — как оформить и почему нужен?.

    Для чего нужно протоколировать?
    Если на встрече присутствует более двух человек, то рекомендуется ведение специального документа — протокола. Он необходим, чтобы дебаты или переговоры были точно зафиксированы, также как и достигнутые договоренности с партнерами.

    Важно! От протокола зависят многие решения руководителя и его дальнейшее взаимодействие с клиентами. Хотя этот документ и способствует достижению новых бизнес-контрактов, сам по себе он не является договором и юридической силы иметь не может.

    Хранение

    Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия.

    Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации.

    Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

    Протокол совещания

    Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

    Роль протокола

    Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

    Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

    Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

    Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

    Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

    Кто должен оформлять протокол

    Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

    Составление протокола

    На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

    • номер документа;
    • дата создания;
    • наименование организации;
    • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
    • список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
    • данные по председателю совещания и секретаря;
    • повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
    • факт проведения ания (если оно проводилось) и его итоги;
    • результат совещания.

    Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

    При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

    Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

    Элементы протокола

    После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.

    После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

    Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

    Что должно быть зафиксировано

    Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

    Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

    Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

    Какие могут быть цели встречи с клиентом

    Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

    Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.

    3 раздаточных материала для совещания

    Увеличьте результативность совещаний с помощью трех раздаточных материалов , которые приготовила редакция журнала «Генеральный Директор».

    К какому типу протоколов относится протокол совещания

    В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол собрания.

    Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.). Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

    Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

    Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:

    • информационным документом (фиксирует процесс обмена мнениями),
    • распорядительным документом (регистрирует выработанное в ходе встречи решение).

    В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня. Помимо этого, указанный документ применяют для регистрации событий в ходе различных семинаров, заседаний, конференций и пр.

    Какой протокол выбрать

    Есть два вида протоколов: краткий и полный. В кратком протоколе по каждому вопросу перечисляйте выступающих и принятые решения. В полном – документируйте весь ход обсуждения. Какой протокол составить, решает тот, кто председательствует на совете или совещании.

    Поручите секретарю вести краткий протокол, если заседание носит оперативный характер. Используйте полный протокол, если нужно подробно документировать заседание. Например, когда обсуждаете конфликтную ситуацию.

    Как вести и регистрировать протоколы

    Поручите вести протоколы секретарю заседания. Пусть он составляет их на основании стенограммы или диктофонной записи, своих рукописных записей, а также текстов докладов, выступлений, справок и проектов решений. Секретарем может быть секретарь руководителя или один из участников совещания, заседания, собрания.

    Протокол подписывают председатель и секретарь. Копии предоставляют участникам совещания. Можете разослать их по электронной почте. Согласовывать протокол и знакомить с ним под подпись участников не нужно.

    Регистрируйте протокол в учетной форме. Указывайте порядковый номер протокола, дату заседания, Ф. И. О. и должность председателя, дополнительную информацию в графе «Примечание». Смотрите образец журнала регистрации протоколов в конце статьи.

    Номер протокола присваивайте по порядковому номеру заседания. Нумерацию ведите в пределах учебного года.

    Дата протокола – дата заседания. Если в образовательной организации не используют СЭД, то дополните журнал регистрации графой «Выполнение поручений по протоколу». В каждом протоколе может быть несколько поручений. Учитывайте их так: первая цифра – номер вопроса в повестке дня; вторая, написанная через косую черту, – номер задания по этому вопросу.

    Протоколы с разными сроками хранения учитывайте в отдельных регистрационных формах.

    Рассадка участников совещания

    Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

    Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

    Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

    Представители организаций-партнеров.

    Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

    Бейджи

    В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

    Ф.И.О. участников;

    Их должности;

    Наименование организации, которую представляет каждый участник;

    Населенный пункт, в котором находится указанная организация.

    На бейдже также могут быть:

    Логотип организации, которую представляет участник;

    Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

    Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

    Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

    Источник: http://chuvashbank.ru/strakhovoe-pravo/8352-kak-oformit-protokol-delovoy-vstrechi.html

    Документирование переговоров

    Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

    Должностные обязанности секретаря-референта достаточно разнообразны, и не последнее место среди них занимает участие в переговорах, которые ведет организация. В настоящей статье мы рассмотрим ряд моментов, направленных на обеспечение данного процесса.

    Зачем это нужно?

    Переговоры – это сложный процесс, в ходе которого участники (стороны), имеющие общие и/или противоречивые интересы, в процессе очной либо заочной дискуссии пытаются достигнуть взаимовыгодного результата.

    И общие, и противоречивые интересы обеспечивают причину и основу переговоров. В первом случае стороны стремятся достигнуть соглашения о синхронизации и согласованности своих действий с целью возникновения эффекта синергии[1].

    Во втором – стремятся снизить потери от противодействия своим действиям путем выработки взаимоприемлемого компромисса.

    В рамках хозяйственной деятельности практически во всех переговорах компания решает обе задачи. Иллюстрацией этого может служить классическое, хотя далеко не всегда отвечающее истине, утверждение «каждый стремится купить товар лучшего качества по наименьшей цене и продать товар худшего качества по максимально высокой цене».

    Существует множество бизнес-школ, проводящих обучение эффективным методикам подготовки и ведения переговоров. Однако нам этот процесс интересен не столько с позиции достижения положительного результата, сколько с утилитарной точки зрения.

    Если оставить за скобками основные задачи переговорного процесса, то процедура оформления преследует несколько базовых целей. Первая – создание системы обеспечения единообразного подхода к ведению переговоров в компании.

    Это комплексный процесс, включающий в себя как формирование преддоговорных целей и возможность определения собственных ошибок в ходе ведения переговоров, так и создание архива, позволяющего установить, когда, с кем, о чем проводились переговоры.

    Вторая – формирование пула документов, позволяющих эффективно оформлять первичные бухгалтерские документы («списывать») на представительские расходы. Третья – формирование документарной базы, позволяющей обосновывать наличие экономической цели и реальной экономической операции для целей налогообложения.

    Наличие документов, фиксирующих факт и ход переговоров, в случае необходимости может послужить доказательством того, что организация не заключала сделки с фирмой-однодневкой, а в некоторых случаях – и облегчить процесс расследования «кидков»[2] со стороны недобросовестных контрагентов.

    Первый этап: подготовка

    Переговоры – это не только «переговаривание» за круглым столом. Это комплексный процесс, и прежде чем руководители лично сядут за тот самый легендарный стол и возьмут в руки перьевые ручки, их подчиненным предстоит много работы. Мы опустим поиск и выбор контрагентов со всей сопутствующей им работой, поскольку этим, как правило, занимаются профильные специалисты.

    На этапе подготовки необходимо определить для компании граничные условия: максимум (чего необходимо достигнуть) и минимум (после которого ведение переговоров теряет смысл). Это тем более важно, если переговоры проводятся не первыми лицами компании, а подчиненными, объем полномочий которых заведомо ограничен.

    С психологической точки зрения (и это отмечают практически все бизнес-тренеры) выходить на переговоры нужно, имея несколько «пряников» в рамках второстепенных условий, не являющихся ключевыми для вас, но, возможно, являющихся таковыми для вашего контрагента. Эти условия могут быть не всегда логичными, но, возможно, именно они «исторически» сложились в компании и их изменение вызывает какие-либо организационные трудности для менеджера, ведущего переговоры.

    Представим, что предварительная работа проведена. Отделом снабжения выбраны две-три компании, базовые параметры сделок известны и обсуждены сторонами. Осталось несколько основных вопросов. Условно выберем три параметра сделки, требующих внимания и обсуждения сторон, – цену, срок поставки и качество.

    В ряде случаев переговоры требуют жесткого установления повестки дня и регламента, которые обсуждают до встречи или непосредственно на ее первом этапе. Поскольку традиционно ведение переговоров предполагается равным составом делегаций, есть смысл оговорить количество участников.

    На основе вышесказанного можно сформировать перечень необходимых документов, в который войдут:

    • приказ об организации поиска контрагентов с установлением граничных условий (Пример 1);
    • докладная записка исполнителя с предварительными данными по возможным контрагентам (Пример 2);
    • распоряжение с определением параметров переговоров с каждым из контрагентов и повестки ведения переговоров (Пример 3);
    • письмо-предложение контрагенту для проведения встречи (Пример 4).

    Пример 1

    Приказ об организации поиска поставщика

    Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»

    (ООО «Вектор-Север»)

    ПРИКАЗ

    01.04.2013                                                                                                                                                                                                                                                                        № 45

    Пос. Деревянка

    Об организации поиска поставщика ГСМ

          В целях повышения эффективности работы организации при закупке ГСМ

          ПРИКАЗЫВАЮ:

          1. Отделу снабжения под руководством начальника отдела Сиволапова М.В. в срок до 15 апреля 2013 г. провести исследование ГСМ с целью выявления потенциальных поставщиков.

          2. Определить следующие требования к организациям-поставщикам:

          – наличие технической возможности поставки ГСМ в места присутствия организации;

          – присутствие на рынке ГСМ в регионе не менее двух лет.

          3. Определить параметры сделки:

          – стоимость ГСМ с учетом транспортировки не более определенного размера (Приложение № 1 к приказу);

          – возможность поставки ГСМ в соответствии с графиком потребностей организации (Приложение № 2 к приказу);

          – соответствие качества ГСМ действующим ГОСТам;

          – порядок оплаты: с максимально возможной отсрочкой платежа или платежом по факту.

    Генеральный директор                                  Сторожейко                                       С.С. Сторожейко

    С приказом ознакомлен:

    Сиволапов М.В.                Сиволапов          01.04.2013

    Пример 2

    Докладная записка

    ООО «Вектор-Север»

    Отдел снабжения

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    от Сиволапова М.В.

    О поставщике ГСМ

    Генеральному директору

    Сторожейко С.С.

       В соответствии с приказом от 01 апреля 2013 г. № 45 отделом снабжения проведено исследование рынка ГСМ. Установлено, что установленным критериям соответствуют следующие компании:

          1. Общество с ограниченной ответственностью «Топливная компания “Северо-Запад”» (ул. Ключевая, д. 18, оф. 208, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185000).

          2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис» (ул. Боровая, д. 12, стр. 1а, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185013).

          3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания» (ул. Чапаева, д. 5, стр. 42, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185007).

          Предложения и возможности поставки указанными компаниями необходимого нам объема ГСМ изучены. В результате определен ряд вопросов, требующих более детальной проработки.

          1. ООО «Топливная компания “Северо-Запад”»:

          – есть возможность получения скидки за объем поставки, и исходя из условий платежа размеры скидки определяются в индивидуальном порядке;

          – в отношении графика поставки предложение контрагента значительно отличается от наших запросов. Заключение договора с данной организацией потребует наличия дополнительных емкостей для хранения на территории организации.

          Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией с учетом значительно меньшей стоимости ГСМ, чем у конкурентов. Прошу поставить соответствующую задачу финансовому управлению.

          2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис»:

          – обсуждение дополнительных гарантий поставки (компания действует на рынке 2,5 года);

          – обсуждение порядка оплаты. Возможно получение отсрочки до 30 дней.

          3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания»:

          – стоимость товара определяется исходя из условий платежа, возможно получение дополнительной скидки при наличии дополнительных гарантий оплаты;

          – график поставки. Предложение контрагента отличается от наших запросов. Предложенный нами график готовы обсуждать при условии, что мы возьмем на себя дополнительные издержки по доставке товара.

          Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией. По ряду позиций рост стоимости товара от предельной величины составит от 5 до 10 % при высокой гарантии поставки в срок.

    Начальник отдела снабжения                     Сиволапов                                          М.В. Сиволапов

    Пример 3

    Распоряжение об организации переговоров

    Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»

    (ООО «Вектор-Север»)

    РАСПОРЯЖЕНИЕ

    Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2013/dokum_peregov/

    Юрист
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: