Служебная записка о направлении в командировку

Содержание
  1. Служебная записка о направлении в командировку: образец 2020 года
  2. Обязательно ли служебное задание
  3. Состав документа
  4. Служебная записка на командировку – образец 2019-2020
  5. Служебная записка на командировку: образец 2020 – Дело
  6. Для чего нужна служебная записка на командировку
  7. Как составить служебную записку на командировку
  8. Образец служебной записки о командировке на 2020 год
  9. Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку
  10. Подтверждение даты
  11. Законодательная база
  12. Особенности при командировании ИП и директора
  13. Образец служебной записки на командировку в 2020 году – заполнения, направлении, продлении, отмене
  14. Когда она необходима
  15. Нюансы заполнения
  16. О продлении
  17. Об отмене
  18. На командировочные расходы
  19. Для отчета
  20. Особенности составления
  21. Для ИП
  22. Для руководителя предприятия
  23. При поездке за границу
  24. На служебном или личном авто
  25. Служебная записка на командировку: образец 2020 – Дело
  26. Как составить служебную записку на командировку
  27. Образец служебной записки о командировке на 2019 год
  28. Образец и правила заполнения в зависимости от варианта
  29. О направлении
  30. Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример
  31. Функции служебной записки о командировке
  32. служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов
  33. Образец служебной записки на командировку: порядок оформления с примерами
  34. Нюансы составления
  35. Поездка ИП
  36. Командировка директора
  37. Поездка за границу
  38. Применение служебного или личного авто
  39. Командировка в выходной день
  40. Как составляется документ?
  41. Служебная записка как отчет о командировке
  42. Запрос о выплате средств на расходы

Служебная записка о направлении в командировку: образец 2020 года

Служебная записка о направлении в командировку

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

  • письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
  • авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет.

Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

  1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
  2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
  3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
  4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
  5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
  6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
  7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Это важно знать:  Как получить пенсионные накопления умершего родственника

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания.

Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника.

Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении

от 10.10.19 года Иванова Василия Петровича

таб. №5

Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.

1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.

С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

Источник: https://fms21.ru/subsidii/sluzhebnaya-zapiska-o-napravlenii-v-komandirovku-obrazecz-2020-goda.html

Служебная записка на командировку – образец 2019-2020

Служебная записка о направлении в командировку

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

[sc:docObr id=»https://grazhdaninu.com/wp-content/uploads/2018/09/zapiska-o-napravlenii-v-komandirou.doc» mytext=»служебной записки о направлении в командировку»]

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

Служебная записка на командировку: образец 2020 – Дело

Служебная записка на командировку потребуется, чтобы учесть и обосновать расходы. Оформить ее следует независимо от того, куда сотрудник едет и каким транспортом. Оформить все правильно помогут рекомендации и образцы служебных записок на командировку в 2020 – 2020 году для разных случаев.

Налоговики изобретают новые претензии к первичке: как защитить свои расходы

Для чего нужна служебная записка на командировку

Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция

Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.

Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка.

А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.

Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.

Как составить служебную записку на командировку

Оформляется служебная записка по возвращении сотрудника из командировки. К ней сотрудник прикладывает оправдательные бумаги и весь пакет документов передает работодателю (п.7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Чтобы потом не было проблем со списанием расходов, бухгалтеру важно знать, как должна быть оформлена служебная записка.

Единой формы служебки нет. Компании и предприниматели должны разработать собственный бланк. Работники по возвращении из поездки будут просто заполнять необходимые поля. За основу можно взять служебную записку на командировку нашего образца.

Роструд рекомендует не перегружать служебку лишними сведениями. Когда разрабатываете бланк, помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования. Как оформить изменение срока командировки

Служебная записка на командировку требуется, чтобы начислить суточные и подтвердить расходы на поездки. Поэтому она должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Среди них: наименование и дата документа, наименование компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника.

Также советуем отразить сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Образец служебной записки о командировке на 2020 год

Ниже мы привели актуальные примеры служебок для различных ситуаций. В частности, как сотрудник едет по работе на личном транспорте, надо подтвердить срок командировки, если нет других документов.

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

  • Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.
  • Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.
  • Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.
  • Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

Особенности при командировании ИП и директора

Источник: https://cz-kch.ru/drugoe/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazec-2018.html

Образец служебной записки на командировку в 2020 году – заполнения, направлении, продлении, отмене

Служебная записка о направлении в командировку

Командировки позволяют направлять сотрудников в деловые и служебные поездки в структурные подразделения организации или к фирмам-партнерам, расположенным в других городах или даже странах.

Если командировка  была запланирована давно, то приказ о ней кадровая служба компании подготовит на основании плана.

Но если ситуация не терпит отлагательств и необходимость поездки появилась только сейчас, то быстро оформить ее вне графика можно через служебную записку. Именно она станет достаточным основанием, чтобы издать приказ на командировку.

Служебные задачи могут выполняться сотрудником не только по месту работы, но и в других подразделениях организации, которые иногда находятся даже в разных странах.

А также некоторые сотрудники иногда вынуждены выезжать на встречу с партнерами или клиентами, либо даже проводить определенные действия прямо у них на работе.

Все такие поездки согласно Трудовому Кодексу принято называть командировками. Сотруднику гарантируется законом, что работодатель оплатит ее по среднему заработку.

На нанимателя ложится также обязанность по компенсации всех расходов на транспорт, проживание и т. д.

Если из места нахождения сотрудник не может возвращаться домой ежедневно, то ему также положена выплата суточных для компенсации дополнительных расходов.

НК РФ устанавливает обязанность нанимателя с выплаты за командировку удерживать все положенные налоговые платежи и переводить средства в бюджет.

С этих сумм также должны платиться страховые взносы. А вот с сумм компенсаций расходов (на жилье, на транспорт) или суточных НДФЛ и взносы в Фонды платить не требуется.

Важно! ТК РФ не позволяет отправлять в командировки беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников и другие категории «льготников».

Оформляется она по правилам, приведенным в Постановлении Правительства №749 от 13.10.2008 г.

Фактически единственным обязательным документом для направления сотрудника в командировку является приказ (распоряжение) руководителя.

В прошлом служебные записки также были обязательными документами, по крайней мере, для внеплановых командировок.

Впрочем, и отчитаться без них было весьма проблематично. Сейчас этот документ уже давно переведен в разряд необязательных. Порядок оформления упростился.

Учитывая, что она носит необязательный характер, для нее отсутствует и регламентированная форма, утвержденная законом.

Замечание. Однако, служебная записка иногда единственный вариант дать основание для оформления командировки особенно в крупных организациях.

Более того, организация, выпустив соответствующий локальный нормативный акт, имеет возможность обязать сотрудника и его начальников следовать определенному порядку при оформлении документа или даже использовать специальную форму бланка.

Когда она необходима

Бесспорно, когда направление сотрудника в командировку инициируется руководителем организации, то без служебной записки можно обойтись.

Он может сразу всю нужную информацию прописать в приказе или оформить отдельное служебное задание.

Подобная практика широко применяется в небольших фирмах, где каждый вопрос решается в индивидуальном порядке с директором.

Если сотрудника в командировку отправляют по инициативе его самого или его непосредственных начальников, то служебная записка — именно тот документ, который может стать основанием для оформления приказа.

Замечание. При наличии командировки в графике служебная записка становится необязательной.

Придется также писать ее в следующих ситуациях:

  • Нужно пояснить цели командировки.
  • Необходимо изменить или уточнить сроки поездки.
  • Требуется согласовать расходы или выплатить суточные, аванс и т. д.
  • Подобное требование установлено в локальных нормативных актах организации-работодателя.

Нюансы заполнения

Служебная записка — это документ, который составляется в свободной форме. Но при его оформлении надо придерживаться основных правил официальной переписки.

Она пишется в случае отправки сотрудника в командировку, при необходимости внести корректировки в параметры уже утвержденной поездки, требуется получить авансирование на расходы и т. д.

При этом каждый вариант будет немного отличаться от остальных.

О продлении

Иногда командировка может неожиданно затянуться на больший срок, чем планировалось.

Это может произойти из-за болезни сотрудника или по независящим от него причинам (например, если переговоры затянулись).

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник может написать служебную записку с просьбой продлить командировку и обоснованием данной необходимости. Образец данного документа можно скачать здесь.

Об отмене

Ситуации, когда командировка, запланированная заранее, не может состояться из-за изменений в работе сотрудника или у партнеров компании тоже не редкость, особенно при длительных графиках поездок.

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник также должны поставить в известность руководство организации.

А оно уже даст необходимые указания другим отделам предприятия. Скачать образец записки об отмене служебной командировки можно здесь.

На командировочные расходы

Обычно на расходы сотруднику выдается определенный авансом перед его поездкой. Это делается с целью, чтобы он не оказался в невыгодном положении и не был вынужден расходовать собственные средства на служебные нужды.

Но работодателю необходимо знать, какую сумму требуется выдать и учесть пожелания сотрудника при их наличии. Для этого также пишется служебная записка (пример можно скачать здесь).

Для отчета

По окончании поездки сотрудник должен отчитаться о выполнении служебных заданий, а также расходах.

В отношении выданного аванса сдается авансовый отчет в бухгалтерию. Сложнее ситуация обстоит с отчетом о выполнении поручений.

Ранее для служебного задания существовала специальная форма, где и ставились отметки о выполнении конкретных задач. Вместо этого документа теперь чаще оформляют обычную служебную записку (пример можно скачать здесь).

Особенности составления

Служебная записка — это документ свободной формы, хотя некоторые организации и пытаются его загнать в определенные рамки, утверждая соответствующие формы с помощью локального нормативного акта.

В зависимости от ситуации оформляется она непосредственным руководителем сотрудника, отправляемого в командировку или самим работником.

Дополнительно к ней могут прилагаться самые разные документы. Например, для подтверждения использования автомобиля понадобится путевой лист и чеки за бензин.

Важно! В записке должна четко и ясно излагаться суть обращения, просьбы или информация, которая должна быть доведена до руководителя.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели являются фактически самозанятыми гражданами. Они не могут себя отправить в командировку.

Однако, это не лишает ИП возможности учитывать расходы на проживание и/или топливо при расчете и уплате налогов.

Но для этого надо будет иметь документальное подтверждение расходов и обосновать при необходимости смысл поездки для бизнеса.

Для руководителя предприятия

Руководителю предприятия довольно часто также нет необходимости отчитываться за свои командировки.

Исключения составляют ситуации, прямо предусмотренные в Уставе или других локальных нормативных актах компании.

В большинстве случаев от руководителя предприятия не требуется никаких служебных записок. Но если она предусмотрена, то пишется точно в том же порядке, что и простым сотрудником.

При поездке за границу

Не все организации отправляют сотрудников в поездки исключительно по территории России.

Довольно много людей вынуждены по работе ездить и в другие государства. Им в обязательном порядке необходимо писать служебную записку.

Доказательством зарубежной поездки станут отметки таможенных служб. Совсем не лишним будет приложить также и проездные документы или сделать отметки в путевом листе.

Последнее правда возможно обычно исключительно в ближайших странах.
Командировочные при зарубежной поездке выплачиваются обычно в валюте.

Работодатель также будет должен взять на себя оплату госпошлины за выдачу загранпаспорта сотруднику, если самостоятельно им документ ранее не оформлялся.

Совет. Нанимателям выдавать командировочные лучше все же переводом на карту. С наличными средствами других государств проблемы могут возникнуть как у организации, так и у сотрудника.

На служебном или личном авто

При поездке на служебном или личном авто сотрудника организации надо будет оплатить ему расходы на бензин или учесть выданные авансом средства. Для этого составляется путевой лист.

Дополнительно в данной ситуации сотруднику потребуется написать служебную записку и об использовании личной или служебной машины. Пример данного документа можно скачать здесь.

: правила работы

Хотя служебная записка перестала быть обязательным документом при оформлении командировки в большинстве случаев без нее не обойтись.

Причем многим сотрудникам придется оформлять несколько таких документов. Требований к запискам особых в законе нет.

Но все же при написании документа следует соблюдать общие правила деловой и официальной переписки.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://zanalogami.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovku/

Служебная записка на командировку: образец 2020 – Дело

Служебная записка о направлении в командировку

Служебная записка на командировку потребуется, чтобы учесть и обосновать расходы. Оформить ее следует независимо от того, куда сотрудник едет и каким транспортом. Оформить все правильно помогут рекомендации и образцы служебных записок на командировку в 2019 – 2020 году для разных случаев.

Налоговики изобретают новые претензии к первичке: как защитить свои расходы

Как составить служебную записку на командировку

Оформляется служебная записка по возвращении сотрудника из командировки. К ней сотрудник прикладывает оправдательные бумаги и весь пакет документов передает работодателю (п.7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Чтобы потом не было проблем со списанием расходов, бухгалтеру важно знать, как должна быть оформлена служебная записка.

Единой формы служебки нет. Компании и предприниматели должны разработать собственный бланк. Работники по возвращении из поездки будут просто заполнять необходимые поля. За основу можно взять служебную записку на командировку нашего образца.

Роструд рекомендует не перегружать служебку лишними сведениями. Когда разрабатываете бланк, помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования. Как оформить изменение срока командировки

Служебная записка на командировку требуется, чтобы начислить суточные и подтвердить расходы на поездки. Поэтому она должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Среди них: наименование и дата документа, наименование компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника.

Также советуем отразить сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Образец служебной записки о командировке на 2019 год

Ниже мы привели актуальные примеры служебок для различных ситуаций. В частности, как сотрудник едет по работе на личном транспорте, надо подтвердить срок командировки, если нет других документов. 

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

  1. Уважаемый Олег Олегович!
  2. В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
  3. Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:
  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример

Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.

Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:

Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сравнить тарифы и цены ⟶

Функции служебной записки о командировке

Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:

  1. Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:
  • путевой лист;
  • счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
  1. Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
  2. При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
  3. Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.

Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.

Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.

служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

служебки зависит от целей ее составления. При этом форма может быть единой (типовой шаблон). Законодательство это никак не регулирует. Компания вправе закрепить положения о составлении служебок в локальных нормативных актах, в приказе руководителя либо в положении о командировках.

Важно включить в служебку следующие реквизиты:

  • ФИО директора фирмы в дательном падеже (в правом верхнем углу);
  • ФИО руководителя подразделения и ФИО специалиста, составившего записку (ниже);
  • Наименование документа (в центре бланка);
  • Ниже — содержание документа (указывают дату отъезда и приезда, цель поездки, марку, модель машины, регистрационный номер и т. п.
  • Перечень прилагаемых документов (внизу бланка)
  • Дату составления и подпись работника с расшифровкой.

Источник: https://okarb.ru/otchetnost/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2020.html

Образец служебной записки на командировку: порядок оформления с примерами

Служебная записка о направлении в командировку

Бланк может быть представлен на обыкновенном листе формата А4. Рассмотрим форму, структуру документа:

  1. В верхнем углу справа требуется указать ФИО руководителя компании в дательном падеже.
  2. Немного ниже – ФИО руководителя подразделения (при наличии такого). Тут же прописывается ФИО работника, который составлял эту служебную записку.
  3. В центральной части бланка указывается название документа и его содержание. Работник должен в свободной форме изложить свое обращение к руководителю.

Непременно должны присутствовать:

  • дата отъезда, приезда;
  • цель командировки;
  • название, марка, модель, регистрационный номер транспорта (когда поездка была на личном, служебном либо арендованном авто);
  • в нижней части бланка — описание прилагаемых документов;
  • дата составления этого документа, подпись работника с расшифровкой.

Нюансы составления

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Поездка ИП

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.

Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

  • расходов на гостиницу – аренда помещения;
  • расходов на топливо – затраты на материалы.

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.

Командировка директора

Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.

Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.

Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.

Поездка за границу

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.
В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.

Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.

Применение служебного или личного авто

Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

  1. Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
  2. Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.

Командировка в выходной день

Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.

Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.

Как составляется документ?

В законодательстве не написано условий, которым необходимо следовать при составлении этого документа, по этой причине служебную записку можно составлять в свободной форме, однако с учетом конкретных условий:

  1. Служебную записку оформляют на листе А4. Если у фирмы имеется фирменный бланк, в таком случае разъяснения правильнее составлять непосредственно на нем.
  2. Документ адресуется лицу, который берет на себя решение о направлении в командировку, руководителю компании. Его должность и ФИО прописываются в верхнем правом углу.
  3. Далее следует уточнить, кто именно считается автором служебной записки, командированным. Кроме того вписывается его должность и индивидуальные данные.
  4. Приблизительно во 2-й трети листа по центру нужно указать название документа.
  5. Затем идет развернутый документ, где детально разъясняется, по каким именно причинам, с какими целями, кто именно и в какой период был направлен в командировку.
  6. Дополнительно следует определить, использовался ли личный или рабочий автотранспорт. В случае если да, вписываются регистрационные номера транспорта, а также данные о водителе.
  7. Помимо этого, в данном разделе нужно более точно определить период отправки и возврата, так как это даст возможность четко установить продолжительность поездки.
  8. Последующий пункт – приложения. В нем необходимо написать, какие непосредственно первичные документы предоставлены, для того чтобы доказать командирование. Это может быть как путевой лист, так и кассовые чеки с заправок, и квитанции на парковку, и отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие продление или отмену командировки, если такое произошло.
    ВНИМАНИЕ! Так как список оправдательной документации ничем не регламентирован, то чем больше чеков, квитанций, а также счетов будет приложено, тем легче бухгалтеру списать затраты на произведенную командировку.
  9. Последнее, что необходимо сделать, – установить дату формирования записки и подписать ее.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Служебная записка как отчет о командировке

В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:

  1. В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
  2. Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
  3. Краткий заголовок.
  4. Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов). В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
  5. Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Запрос о выплате средств на расходы

Эта категория является одним из более известных и востребованных видов служебных записок. К ее написанию прибегают сотрудники, которые должны осуществлять отъезды в служебных целях со своего рабочего места. Как составляется служебная записка с запросом о компенсации расходов:

  1. Составление служебной записки с просьбой о возмещении командировочных средств, должно осуществляться строго после возврата сотрудника.
  2. Необходимо определить список услуг, на которые были израсходованы деньги в служебных целях, однако этого мало.
  3. Нужно прикрепить надлежащие чеки, проездные билеты, квитанции, также иные документы, указывающие факт оплаты сотрудником данных услуг.
  4. Отчетливо зафиксируйте дату отъезда сотрудника в командировку, а также дату приезда.
  5. Помимо ключевых пунктов, установленных для абсолютно всех записок, в тексте документа покажите четкое время с поминутным учетом и город, из которого сотрудник осуществил выезд, а кроме того город прибытия.
  6. После чего перечислите детально все услуги, за которые необходимо возмещение, изобразив их как можно информативнее, однако в тоже время кратко.
  7. Затем отметьте поминутное время приезда и укажите перечень документов, которые приложите в виде основания с целью получения денежных средств.

Подробно о том, как написать служебную записку на выплату, перерасчёт и удержание зарплаты, читайте тут.

Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: