Служебная записка о закупке канцтоваров

Содержание
  1. Образец служебной записки на канцтовары – как заполнить и чем отличается электронное обращение
  2. Что такое служебная записка
  3. Кто составляет документ
  4. Когда необходим документ на приобретение канцтоваров
  5. Особенности оформления
  6. Структура документа
  7. Стилизация служебной записки
  8. Каких ошибок стоит избегать
  9. Электронная форма
  10. Образец служебной записки на канцтовары
  11. Служебная записка на приобретение канцелярских товаров: образец
  12. Особенности служебной записки
  13. Зачем нужна регистрация служебных записок
  14. Образец служебной записки на приобретение канцтоваров
  15. Служебная записка на канцтовары: образец
  16. Форма служебной записки на закупку – Все по юриспруденции
  17. Назначение служебной записки в компании
  18. Общая информация о порядке составления служебной записки о приобретении оборудования
  19. Нюансы оформления служебной записки на покупку товаров
  20. Образец служебной записки на приобретение оборудования
  21. Заявка на канцелярские товары: образец
  22. Что относится к канцелярским товарам: перечень
  23. Виды заявок на канцтовары
  24. Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности – образец
  25. Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления
  26. Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада
  27. Служебная записка на приобретение канцелярских товаров образец
  28. Как составить
  29. Образец заполнения заявки на канцелярские товары
  30. Что относится к канцелярским товарам
  31. Образец служебной записки на приобретение канцтоваров
  32. Кто может писать служебную записку
  33. Для чего нужна служебная записка
  34. Основные правила написания служебной записки
  35. Инструкция по написанию служебной записки
  36. Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
  37. Служебная записка образец
  38. На премирование сотрудника
  39. О повышении заработной платы
  40. О невыполнении обязанностей

Образец служебной записки на канцтовары – как заполнить и чем отличается электронное обращение

Служебная записка о закупке канцтоваров

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций

Одним из способов запроса необходимых ресурсов является служебная записка. Образец служебной записки на канцтовары не регулируется законодательством. Единственным регулирующим документом является ГОСТ, который определяет обязательные пункты для внесения. Вид обращения может сильно видоизменяться в зависимости от требований уставной документации организации.

Что такое служебная записка

Служебная записка – это документ, где содержится просьба или предложение, адресованное другому сотруднику. Такой документ может быть не только внутренним, но и внешним, то есть отправляться за пределы организации.

Используется для предложений и прошений между подразделениями и сотрудниками, находящимися не в прямом подчинении. В документе отражается не только краткая информация относительно ситуации, но и план решения.

Кто составляет документ

Составление доступно каждому работнику организации, который столкнулся с проблемой любого рода или имеющий предложения относительно улучшения работы предприятия. Адресуется документ также любому сотруднику организации. Условием адресата является только компетенция решения вопроса.

о служебных записках различного характера:

Когда необходим документ на приобретение канцтоваров

Записка составляется в тех ситуациях, когда какой-либо из типов канцтоваров подходит к концу или уже закончился. При этом ответственным лицом за ресурс должен быть не сам работник, составивший просьбу, а вышестоящий или равный по рангу сотрудник компании.

Благодаря документу, работник, составивший ее, снимает с себя ответственность за решение задачи, вопрос по которой должен решаться другим сотрудником организации. Документ является подтверждением совершения действий для решения проблемы.

Служебная записка имеет цель – довести до сведения уполномоченного лица с просьбой устранить недостаток необходимых канцтоваров.

Служебная записка – это документ, относящийся к бумагам первичного бухгалтерского учета. Они будут использоваться в качестве обоснования расходов на нужды предприятия. Поэтому после получения, записки отправляются на хранение для представления в качестве доказательной базы для сотрудников ФНС.

Особенности оформления

В законодательстве не закреплено такое понятие, как «служебная записка». В связи с этим отсутствует строгая форма для составления документа.

Поэтому допускается, что каждый сотрудник вправе составлять ее в свободной форме при условии, что Уставом фирмы не закреплен определенный шаблон. Некоторые организации также выпускают специальные бланки, на которых нужно будет составлять бумагу.

Допускается оформление от руки или в печатном виде. Обязательным условием является наличие росписи составителя, которая ставится от руки.

Документ в обязательном виде должен включать в себя некоторую информацию:

  1. Наименование организации.
  2. Дата составления записки.
  3. Данные сотрудника, составившего записку.
  4. Данные должностного лица, являющегося адресатом.

В основной части записки должна быть лаконично раскрыта причина составления обращения. Информация должна быть дополнена предложенным путем решения проблемы.

Заверка документа требуется для того, чтобы подтвердить факт ознакомления с полученной бумагой. Процедура заверения проводится лицом, являющимся адресатом. Также потребуется регистрация записки в журнале учета компании.

Структура документа

Отсутствие закрепленной законодательством формы для составления записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. За основу для документа берется стандартный алгоритм оформления:

  1. В правом верхнем углу указываются данные адресата, который является получателем записки. Сюда входит информация о должности, ФИО.
  2. Ниже должны быть отражены аналогичные данные относительно заявителя.
  3. Далее указывается дата составления записки, номер, выданный для внутреннего документооборота, населенный пункт регистрации организации.
  4. По центру указывается название документа «Служебная записка».
  5. В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы. Сюда необходимо включать информацию о возможном пути решения вопроса.

В конце записка заверяется подписью составителя. Также потребуется роспись от руководителя для утверждения обращения.

Стилизация служебной записки

Служебная записка должна составляться в деловой форме. В тексте должны отсутствовать просторечия, матерные выражения, а суть обращения излагаться лаконично и четко. Обязательным условием является способ решения имеющейся проблемы.

Форма, в соответствии с которой составляется записка, может быть отражена в уставной документации организации. В противном случае сотрудник имеет право составлять документ в свободной форме, но при учете некоторых обязательных частей обращения.

Все разновидности докладной, к которой относится служебная записка, должны составляться в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, где указаны обязательные реквизиты.

Бланк, на котором составляется записка, может предусматриваться уставной документацией организации. Если же правил относительно строгого бланка не установлено, то документ составляется на обычном белом листе формата А4.

Если размер докладной превышает один формат, то информация должна продолжаться на другом листе. Заполнение обратной стороны не рекомендуется, так как может привести к отказу от принятия подобного способа подачи обращения.

Если документ состоит из нескольких листов, то они должны быть пронумерованы и скреплены.

Каких ошибок стоит избегать

Если служебная записка будет составлена не должным образом, то она не будет принята адресатом. Для этого необходимо учитывать ошибки, которые часто совершаются при составлении обращении:

  1. Не указывается адресат или введенные данные некорректны.
  2. Текст не имеет причины обращения.
  3. Не имеется информация о способах решения проблемы.
  4. В тексте использованы просторечия.
  5. Документ составлен не на бланке организации (если таковой имеется).
  6. Введенные данные не соответствуют действительности.
  7. Нет подписи должностного лица.

Перед отправкой записки должностному лицу, необходимо перечитать и исправить имеющиеся ошибки и недочеты. После их устранения у руководителей не будет причин для отказа от принятия обращения.

Электронная форма

Процедура реализации записки будет проще, если организация использует электронные способы связи для отправки обращений. Благодаря этому методу, не только упростится процесс подачи, но и скорость рассмотрения документации.

Сам процесс составления записки никак не будет изменяться, при отправке обращения электронным путем. Будет использоваться аналогичный образец. Исключения могут встретиться только в двух случаях.

Первый – указание адресата, так как данные будут внесены в строку «Адрес» при отправке электронного письма. Адресата необходимо будет повторно указать в строке «Тема».

Второй случай – отсутствие росписи, так как в большинстве случаев у каждого сотрудника имеется личная электронная подпись, которая прикрепляется к отправляемому документу автоматически.

Образец служебной записки на канцтовары

Самой простой частью к заполнению является шапка. Все данные, которые указываются можно уточнить у других сотрудников или руководства. Имена и отчества могут быть вписаны в полном виде или в формате инициалов. Главным условием является легкость определения, кто и в отношении кого отправил записку.

Главный текст обращения должен начинаться со слов «Довожу до сведения…» и тому подобных. Начало записки должно позволять заявителю легко перейти к сути вопроса, избегая лишних слов.

Скачать образец служебной записки на канцтовары [27.00 KB]

Доклад должен быть кратким, но полноценным. Вся необходимая информация вписывается в сам текст. Желательно оставлять ссылки на даты, время и обстоятельства. Это позволит облегчить проверку переданных сведений и избавит должностное лицо от дополнительных вопросов.

Служебная записка – это удобный способ запросить у должностного лица решения необходимых задач, например, пополнения запасов канцтоваров. Несмотря на свою законную незащищенность (в законодательстве отсутствуют соответствующие регулирующие акты), такой вид обращения сохраняется в документации организации продолжительное время.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-sluzhebnoj-zapiski-na-kantstovary.html

Служебная записка на приобретение канцелярских товаров: образец

Служебная записка о закупке канцтоваров
Частью деловой культуры являются служебные записки. Все они носят исключительно информационный характер и создаются для осуществления деловых коммуникаций внутри одного предприятия.

Записки могут быть использованы для решения многих производственных вопросов. В частности, в них открываются отношения между подразделениями одного предприятия.

Это вид деловой корреспонденции, предназначенный для решения текущих вопросов в одной иерархических горизонтали.

Особенности служебной записки

В своем большинстве служебные записки являются внутренними документами. Для ообщения с партнерами по бизнесу практикуются другие формы (например, деловые письма).

Причем для внешних коммуникаций используются в обязательном порядке официальные фирменные бланки компании или предприятия.

Кроме того, для общения с внешними партнерами составляются документы, на которых предполагается подпись руководителя.

Служебная записка, предназначенная для регламентации материальных, корпоративных или организационных вопросов структурных подразделений, не предполагает обращения собственно к работодателю. В ней должна освещаться сиюминутная ситуация с обязательным разъяснением причин, побудивших автора составить документ.

Кроме того, в служебной записке должна четко быть сформулирована просьба или предложения. Здесь же допускается перечисление желаемых действий для оптимизации той или иной производственной ситуации.

Подпись на служебной записке, предназначенной для внутренних коммуникаций, ставит только ее составитель. Как правило, это может быть начальник цеха, лаборатории или отдела, но может быть и рядовой сотрудник.

Если же составляется служебная записка на покупку канцтоваров, ее чаще всего подписывает материально ответственное лицо. Часто это бывает секретарь или иной представитель канцелярии.

Зачем нужна регистрация служебных записок

Деловая этика предполагает регистрацию служебных записок. Для этого каждой из них присваивается порядковый номер. Особенно это необходимо в том случае, если в записке речь идет о приобретение каких-либо материальных ценностей.

Например, служебная записка на канцтовары является поводом для выделения материальных средств из бюджета компании.

Если впоследствии случится какое-либо несоответствие в бухгалтерских расчетах или обнаружатся неточности в расходных ведомостях, то «найти концы» можно будет только благодаря зарегистрированным служебным запискам.

Как правило, на предприятии для этого выделяется специальный журнал. Однако постепенно данная практика отходит в прошлое.

В связи с повсеместной цифровизацией работы офисов целесообразнее выделить какую-то область на жестком диске компьютера либо «облачное» хранилище для размещения служебных записок.

Они не будут занимать много места, поскольку это необъемные текстовые документы. Однако сам факт такого учета организует работу канцелярии в целом.

База электронных служебных записок заполняется достаточно быстро. В ежедневном документообороте учреждения, офиса или предприятия крутится очень много письменных обращений между цехами, отделами или подразделениями.

Образец служебной записки на приобретение канцтоваров

Канцелярские товары требуются ежедневно. Поэтому служебные записки на канцелярию находятся в постоянном документообороте.

Для полноценного функционирования офиса требуется достаточное количество:

  • дыроколов;
  • ручек;
  • блокнотов;
  • линеек;
  • карандашей;
  • тетрадей;
  • альбомов;
  • скотча;
  • скрепок и прочее.

Материально ответственное лицо или тот же секретарь должен предварительно выявить — сколько и каких конкретно единиц необходимо закупить для офиса. Какие-то позиции являются наиболее востребованными, а с какими-то можно подождать.

Иногда проводится предварительная небольшая ревизия по комплектации канцелярии или секретарской на предмет наличия соответствующих принадлежностей. Не допускается закупка каких-то товаров впрок, на будущее. Все это требует определенных материальных расходов, а они, в свою очередь, не терпят никакой приблизительности.

Кроме того, до составления записки нелишним будет проинспектировать, в какой мере израсходованы прежние закупки. Возможно, канцелярские принадлежности, приобретенные в прошлом квартале или месяце, еще не израсходованы.

Например, пластиковые или металлические линейки не имеют срока годности, у них очень большой срок эксплуатационной пригодности. А скрепками и блокнотами служащие пользуются не так уж и часто в связи с переходом на электронный документооборот.

Иногда служебная записка является всего лишь дополнительным Приложением к официальному запросу на приобретение канцелярских товаров. Функциональная нагрузка этих двух документов практически одинаковая.

Их задача — поставить руководство перед фактом необходимости приобретения каких-то материальных ценностей. В отличие от заявки на приобретение канцелярских товаров записка содержит текстовую часть.

В ней автор может письменно аргументировать необходимость приобретения тех или иных единиц.

Кроме того, для формирования заявки используется обычно утвержденный бланк. Служебная же записка пишется в произвольной форме. Тем не менее в повседневных офисных буднях выработалась определенная шаблонная практика составления записок.

В ней обязательно должны быть отражены следующие моменты:

  • Личные данные (фамилия, имя, отчество) и полное наименование должности адресата. Их указывают в дательном падеже. Они должны быть расположены сверху, справа.
  • Наименование документа — «Служебная записка».
  • Дата и регистрационный номер.
  • Подзаголовок. Дополнительная информация в предложном падеже конкретизирует содержание документа: «Служебная записка на закупку канцтоваров».
  • Основная часть. Здесь детализируется актуальная ситуация на производстве и озвучивается конкретное предложение автора документа.
  • Подпись автора.
  • Личные данные и должность.

Служебная записка на канцтовары: образец

Заместителю директора школы

по хозяйственной части

Антоновой Г. П.

от 05.09.2018 г.                                                                                                                    № 125

Служебная записка

О закупке канцтоваров

Прошу приобрести дополнительно дляработыметодического кабинета школы следующие товары:

  1. Файл-вкладыш прозрачный — 100 штук.
  2. Папка с арочным механизмом — 20 штук.
  3. Скоросшиватели пластиковые — 20 штук.
  4. Скоросшиватели картонные — 20 штук.
  5. Папки архивные (для хранения личных дел персонала)- 100 штук.
  6. Короб архивный с завязками (для хранения наглядных пособий для младших классов)- 15 штук.
  7. Подвесная регистратура (для хранения документации по аттестации персонала)- 20 штук.
  8. Расходные материалы для архивации (степлеры- 10 штук, дыроколы — 2 штуки).
  9. Самоклеящиеся карманы и этикетки (дляинформационных стендов — 100 штук).
  10. Канцелярские приспособление для крепления бумаг (кольца, резинки, зажимы).

Заведующая учебной частью                                 Подпись                                  Болотова Т. С.

Скачать образец служебной записки на канцелярские товары.

Нельзя составлять служебную записку спонтанно. Она требует предельной точности от автора.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/sluzhebnaya-zapiska-na-priobretenie-kantselyarskih-tovarov.html

Форма служебной записки на закупку – Все по юриспруденции

Служебная записка о закупке канцтоваров

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Как написать служебную записку на приобретение оборудования Желая наладить систему коммуникации между подразделениями, наниматели должны позаботиться о существующем внутри предприятия документообороте.

Так, кадровый отдел должен иметь образцы документов и предоставлять их в случае, если сотруднику требуется донести информацию до коллеги или начальника. Одной из таких бумаг стала служебная записка о замене вышедших из строя или устаревших основных средств.

Работникам и нанимателям следует знать, как написать служебную записку на приобретение оборудования.

Назначение служебной записки в компании

Под служебной запиской понимается специализированный документ, служащий средством внутренних деловых переписок между представителями одной или внешних – между несколькими компаниями.

Основной задачей служебной записки является донесение информации от одного сотрудника другому. Так, члены коллектива вправе оформлять служебные записки в условиях, когда им что-либо требуется. Например, дополнительное или новое оборудование.

Помимо этого, записка также может содержать факты и предложения по совершенствованию производственного процесса.

Преимуществом использования служебных записок является факт наличия документального доказательства освещения той или иной проблемной рабочей ситуации. Также записка может стать доказательной базой в суде, если наниматель превысит свои полномочия относительно тех подчиненных, которые доносили до него сведения.

Несмотря на то, что законодательство не предусматривает обязательного использования служебных записок и их регистрации, большинство предприятий, тем не менее, проводят регистрацию подобных бумаг в соответствующих журналах. Они также являются дополнительным доказательством подачи документа. В данном регистре также возможно отметить срочный характер записки, что повысит вероятность оперативного разрешения проблемы.

Форма записок и журнала законодательством не регламентируется. Поэтому на практике наниматели нередко закрепляют особенности и нюансы составления рассматриваемой документации в локальных нормативах.

Если же местные акты не содержат информации о заполнении данных бумаг, субъект должен опираться на общие правила составления официальных документов.

Служебная записка может составляться как от руки, так и в печатном виде. Основным требованием остается наличие подписи составителя, проставленной от руки.

Записка на приобретение оборудования уместна в тех условиях, когда конкретный материальный ресурс структурного подразделения больше не отвечает требованиям (срок его эксплуатации подходит к концу или он вышел из строя).

Ответственность за наличие и техническое состояние указанного ресурса в подразделении должен нести управленец отдела или компании.

Так, например, если сотрудник замечает, что его спецодежда больше не защищает его на должном уровне ввиду физического износа, он вправе запросить у непосредственного нанимателя покупку новой.

Общая информация о порядке составления служебной записки о приобретении оборудования

Зачастую ко всем служебным запискам предъявляются одинаковые требования в части оформления и порядка предоставления управленцу.

В частности, к подобным требованиям относится следующее:

  • оформление записки происходит в вольном формате. Для этого можно использовать обычный лист А4. Впрочем, возможны ситуации, в которых локальный норматив фиксирует необходимость оформления записки на фирменном бланке (это характерно для бумаг внешней направленности). Прежде чем писать, субъект должен удостовериться в факте наличия локальной регламентации;
  • если запрос на приобретение какого-либо оборудования носит массовый характер, то перечень требуемых атрибутов уместно приводить в табличном виде;
  • в таблице должны содержаться не только названия всех запрашиваемых материалов, но также и единица измерения, а также объем требуемой поставки;
  • в случае, когда подобная практика актуальна для конкретного предприятия, в таблице также необходимо указывать дополнительные сведения, например, артикул;
  • помимо прочего, обязательными реквизитами являются ФИО и должности начальника подразделения и составителя.

В основном тексте служебной записки также уместно обозначить и обосновать необходимость приобретения нового оборудования или материалов. В случае наличия, также можно приложить документальное доказательство подобной потребности.

Текст бумаги должен быть лаконичным и четким, не должен содержать в себе ошибки и лирические отступления. Форма речи должна быть деловой, не содержать длинных предложений, а также несвойственных деловому стилю оборотов.

Нюансы оформления служебной записки на покупку товаров

Служебные записки на закупку различных товаров и материалов для предриятия могут отличаться в зависимости от предметов запроса, касаясь:

  1. Покупки спецодежды. В данном случае требуется обозначить конкретное количество элементов одежды для приобретения, а также привести достаточные аргументы, которые бы оправдывали необходимость закупки.
  2. Приобретение мебели. Важно указать, для какого отдела она требуется, а также, по возможности, привести доказательства об износе имеющихся мебельных элементов (по факту инвентаризации).
  3. Закупка канцтоваров. Данный вид записки является наиболее распространенным. Нередко кадры опускают необходимость ее составления. Однако, подобное нежелательно, ведь совокупные траты на подобные нужды значительны.
  4. Закупка оргтехники и/или телефонов. Важно обозначить, какой именно отдел нуждается в данном оборудовании, а также в каком состоянии находится текущая техника. Кроме того, марка оргтехники также имеет важное значение и должна указываться.

Образец служебной записки на приобретение оборудования

На практике служебная записка о необходимости приобретения оборудования выглядит следующим образом:

Пример 1.

Руководителю ООО «Караван верблюдов»

 Целик Нине Павловне

от начальника информационного подразделения

Владимирова Антона Дмитриевича

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 20

о приобретении мебели

Прошу Вас закупить офисные столы в количестве 4 шт. для информационного подразделения ООО «Караван верблюдов». В данный момент в информационном отделе имеются два стола, которые практически износились: на одном имеется трещина поперек столешницы, второй вручную собран сотрудником информационного отдела, и не является устойчивым. Копию результатов инвентаризации прилагаю.

С уважением,

Владимиров А.Д.                                                    Владимиров А.Д.

14.02.2019г.

Пример 2.

Руководителю ООО «Точка безубыточности»

Кацу Юрию Эдуардовичу

от начальника производственного подразделения

Светлакова Федора Валентиновича

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 12

о приобретении оборудования

Прошу Вас закупить новый токарный станок в количестве 1 шт. для производственного подразделения ООО «Точка безубыточности». В данный момент в производственном отделе имеется шесть токарных станков, чего остро не хватает для исполнения того объема производственного задания, которое было постановлено перед работниками в начале месяца.

С уважением,

Светлаков Ф.В.                                                    Светлаков Ф.В.

13.02.2019г.

Скачать образец служебной записки на приобретение оборудования.

Таким образом, служебная записка является удобным инструментом донесения до начальника просьбы о приобретении нового оборудования.

Работникам необходимо грамотно составить запрос, после чего наниматель должен исполнить свои обязательства в соответствии с Уставом фирмы. (8 голос.

, 4,50

Источник: https://markirovkatovar.ru/forma-sluzhebnoj-zapiski-na-zakupku.html

Заявка на канцелярские товары: образец

Служебная записка о закупке канцтоваров

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

НазваниеПереченьОписание
Расходные материалы
  • ручки;
  • карандаши;
  • ластики;
  • бумага;
  • и т. п.
Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.
Предметы разного времени использования
  • дыроколы;
  • степлеры;
  • папки;
  • и т. п.
Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Виды заявок на канцтовары

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

  • на закупку канцелярских товаров;
  • выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности – образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

  • В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
  • Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
  • Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки.  По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

  • В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
  • От кого составлена записка.
  • Название документа.
  • Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
  • Дата оформления и регистрационный номер.
  • В основной части документа пишется просьба.
  • Дата.
  • Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Пример заявки:

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации. 

Источник: https://spmag.ru/articles/zayavka-na-kancelyarskie-tovary-obrazec

Служебная записка на приобретение канцелярских товаров образец

Служебная записка о закупке канцтоваров

Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.

Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.

В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.

Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.

Как составить

Прежде чем приступить к заполнению заявки на канцелярские товары, ответственное лицо предприятия или организации (как правило, это руководитель структурного подразделения) обязано выяснить – в каких предметах нуждается его отдел.

Существует обязательный набор канцелярии, который требуется любому офису. Перед заполнением запроса начальник отдела должен обойти каждого офисного сотрудника и узнать – какие позиции наиболее востребованы и в каком количестве.

Вполне возможно, что придется провести небольшую ревизию для качественного определения потребностей в тех или иных товарах. Не исключено, что сотрудники могут заказывать канцтовары «впрок», не особо в них нуждаясь на текущий момент времени.

Следует самостоятельно все перепроверить (например, сотрудники структурного подразделения уже заказывали линейки в прошлом месяце, зачем же в заявке фигурирует еще несколько штук?).

Заявка составляется в простой письменной форме с использованием машинописной техники или собственноручно. Под заявкой понимается документ, содержащий в себе письменное обращение подчиненного (руководителя структурного подразделения) к вышестоящему должностному лицу (как правило, начальнику отдела снабжения или заместителю директора по АХЧ).

Процедура составления заявки на канцелярские принадлежности ничем не отличается от таковой в отношении других заявок (например, на закупку краски, дверей, окон и др.).

Исключением является случай, когда политика фирмы предусматривает оформление такого рода заявок на официальном бланке организации, но этот случай редкий.

Составление документа осуществляется согласно следующему алгоритму:

  • оформление «Шапки» запроса – указывается наименование документа («Заявка на канцелярские товары»), дата составления, ФИО лица, кому адресуется заявка, наименование структурного подразделения, подающего запрос;
  • текст просьбы – обычно в формате вида «Прошу произвести процедуру закупок канцелярских товаров из внебюджетных средств для нужд кадровой службы»;
  • перечень канцелярских принадлежностей, необходимых структурному подразделению, в виде таблицы;
  • ФИО лица, подавшего запрос, подпись;
  • примечания.

Образец заполнения заявки на канцелярские товары

Каждый офис нуждается в использовании канцелярских принадлежностей. Это позволяет ему функционировать исправно и бесперебойно, а сотрудникам – обеспечивать комфортные условия работы.

Для этого по итогам каждого месяца работы оформляется специальная заявка.

Она не имеет шаблона, установленного на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие может разрабатывать ее самостоятельно.

Что относится к канцелярским товарам

Все товары подобного типа подразделяются на две большие группы. Это расходные материалы и элементы различного времени применения. Предметы первой группы могут расходоваться после определенного отрезка времени, в то время как вторые или изнашиваются, или подвергаются поломкам. Перечень их выглядит следующим образом:

  • ручки и карандаши;
  • бумажные материалы;
  • ластики.

Список предметов, относящихся ко второй группе, можно представить так:

В 1993 году в рамках Постановления Госстандарта РФ №17 перечень был утвержден на законодательном уровне. В 2014 году произошло принятие классификатора товаров ОКПД2 в связи с направлениями экономической работы.

Образец служебной записки на приобретение канцтоваров

Служебная записка о закупке канцтоваров

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

    Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

    Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Служебная записка образец

    Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

    Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

    Читайте так же:  По какому оквэд надо определять льготную деятельность

    Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

    На премирование сотрудника

    Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Для того, чтобы руководитель ее рассмотрел, обязательно нужно зарегистрировать записку. После принятия решения о премировании издается приказ.

    Приказ на печать для документов образец по ссылке.

    О повышении заработной платы

    ПРИКАЗ № 2510982 от 25.11.2010 г.

    о повышении оклада Иванова В.А.

    В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года

    1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

    2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него.

    3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.:

    3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

    3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

    2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись.

    Генеральный директор ООО «Компания»

    С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В.

    С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И

    С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

    Основание для повышения оклада может также служить:

    — служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник

    — повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме — увеличить оклады сотрудников

    — поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

    О невыполнении обязанностей

    Транспортный отделГенеральному директору ООО «Свердловск»

    С. С. Морозову

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
    04.10.2013 № 6

    О невыполнении должностных обязанностей

    Источник: https://m-have.ru/obrazets-sluzhebnoj-zapiski-na-priobretenie-kantstovarov/

    Юрист
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: