Смета расходов на проведение мероприятия

Образец сметы расходов на проведение мероприятия 2018 года – Круг закона

Смета расходов на проведение мероприятия

Смета расходов – это финансовый документ, который дает основное представление о сумме расходов по конкретному проекту. Составляется перед реализацией проекта, поэтому впоследствии внесенные данные могут изменяться как в большую, так и в меньшую сторону. Готовый образец сметы расходов и правила ее составления описываются в статье.

Скачать образец сметы расходов (word)

Назначение документа

Смету составляет соответствующий специалист (сметчик) либо другие сотрудники:

  • маркетологи;
  • секретарь;
  • специалист отдела кадров;
  • менеджер отдела продаж и др.

Каких-либо специфических навыков для составления этого документа не нужно. По сути, смета представляет собой подробное описание расходной части бюджета конкретного проекта. Это может быть:

  • строительство нового объекта;
  • открытие офиса;
  • учреждение нового отдела;
  • обучение сотрудников (курсы);
  • командировка;
  • проведение какого-либо мероприятия и многое другое.

Все расходы условно делятся на основные и накладные. Большая часть статей являются основными, поскольку без этих издержек обойтись невозможно. К накладным относят группу расходов, которые не являются обязательными (например, оформление зала живыми цветами, подарки в виде сувениров, праздничные приглашения по почте и т.п.).

При составлении документа используются разные способы, на выбор специалиста:

  1. Ресурсный – на основе фактических цен на ресурсы.
  2. Повременной – на основе измерения стоимости единицы рабочего времени (трата ресурсов, работа оборудования и сотрудников).
  3. Аналоговый – составление сметы на основе подобных документов, которые уже были отработаны в прошлом. Такой способ неизбежно приведет к возникновению ошибок из-за того, что цены постоянно меняются во времени.

Существуют и другие методы разработки сметы расходов (например, базисно-индексный), однако они применяются исключительно при планировании затрат на строительство/ремонт объекта. На практике в большинстве случаев затраты измеряются натуральным способом – они определяются в рублях или другой валюте по каждому ресурсу в зависимости от его количества (килограммы, штуки, часы и т.п.).

7 этапов составления сметы

Само составление документа является завершающим этапом. Ему предшествует довольно объемная работа, которая состоит из следующих этапов:

  1. Сначала руководитель определяет проект и предельную сумму финансирования, которую компания готова выделить на расходы.
  2. При необходимости определяются и источники доходов на этот проект (строительный объект, мероприятие и т.п.). Эти источники также могут быть включены в смету. В таком случае документ примет вид бюджета проекта (доходная и расходная части).
  3. Далее руководитель отдельным приказом назначает ответственного за составление документа, указывает сроки его сдачи и утверждения.
  4. Сметчик формирует точный список расходных статей, подсчитывает нужно количество ресурсов. При необходимости можно разделить эти статьи на основные и накладные, определить список приоритетов (особенно для больших мероприятий).
  5. Затем специалист определяет актуальные цены по каждой позиции путем анализа данных с сайтов, специализированных порталов, получения информации по телефону и т.п.
  6. Смета составляется в предварительном варианте, при необходимости дорабатывается, согласовывается со всеми сотрудниками (бухгалтер, представитель профсоюза и др.) и руководителем.
  7. Директор издает приказ, смета вступает в силу. Ответственные сотрудники реализуют документ, приобретают все необходимое; при изменении фактических цен корректируют данные сметы и запрашивают дополнительные средства.

По итогам проведения сотрудники составляют отчет, прикладывают к нему финансовые документы, подтверждающие целевое использование средств.

Образец и правила составления сметы расходов

Единого образца сметы не существует, поэтому каждая компания вправе использовать собственный бланк. Ввиду большого количества расходных статей (отдельных позиций) смета чаще всего составляется в виде таблицы. Документ содержит такие данные:

  1. Название компании.
  2. Назначение сметы (для проведения мероприятия, для строительства объекта и т.п.).
  3. Дата составления документа и дата (даты) проведения самого мероприятия.
  4. Перечень расходных статей (нумерация по порядку).
  5. Единица измерения расхода – штуки, килограммы, часы и т.п.
  6. Стоимость по каждой позиции.
  7. Общая сумма расходов.
  8. Отметка о согласовании документа с бухгалтерией, профсоюзом и другими представительными органами (при необходимости).
  9. Виза об утверждении директором.
  10. Подписи составителей сметы, бухгалтера, представителя профсоюза и непосредственного руководителя; расшифровки подписей, дата, печать организации (при необходимости).

В наиболее простом случае бланк сметы на расходы выглядит так.

При составлении можно ориентироваться на готовый образец.

Расчеты в смете являются предварительными, поэтому документ допускает поправки. Порядок внесения этих изменений регулируется внутренними регламентами компании. Как правило, составитель сметы сначала перепроверяет указанные расценки. Если стоимость товара или услуги изменилась, он предоставляет руководителю соответствующее обоснование. После его одобрения в смету вносятся новые данные.

Практика показывает, что обычно расходы приходится пересматривать в сторону повышения примерно на 10%-15% (суммарно). Потому в смете изначально можно указать, что данные являются предварительными, и при необходимости в документ будут внесены поправки.

Пример создания сметы показан на видео.

ссылкой:

(15,00

Источник: https://krugzakona.ru/obrazec-smety-rashodov-na-provedenie-meroprijatija-2018-goda.html

Как правильно составить смету расходов

Смета расходов на проведение мероприятия

Сметы  | 25.01.2020  |   53033

Перед тем, как осуществить какие-либо затраты, практически всегда происходит их планирование.

По сути, определение примерных сумм, направляемых на те или иные статьи затрат и является составлением сметы предстоящих расходов.

Причем это может касаться как решения повседневных вопросов в жизни человека, так и, в еще большей степени, деятельности предприятий и организаций. Планированием затрат в той или иной форме занимаются практически все.

Определение сметы расходов

Под сметой расходов обычно понимается расчет всех затрат, необходимых для выполнения запланированных работ, выпуска изделия, реализации мероприятий, связанных с достижением намеченных целей организации и других подобных ситуациях. Иногда составление документа выполняется на добровольной основе.

Однако, достаточно часто разработка сметы расходов, а также последующее ее утверждение и согласование являются требованием российского законодательства. Например, составление баланса расходов и доходов (являющегося разновидностью сметы расходов) – одно из обязательных условий работы любой некоммерческой организации.

Учитывая, что их число достаточно велико, становится понятным, почему вопросу, как составить смету расходов грамотно и максимально точно, уделяется столько внимания.

К числу некоммерческих организаций (НКО) относятся:

  • образовательные (университет, детский сад или школа), культурные (музей, национальный парк или выставка) медицинские (поликлиника, стоматологический центр и т.д.) государственные и частные учреждения;
  • ТСЖ, жилищно-строительные и потребительские кооперативы;
  • организации по защите прав граждан;
  • органы местного и государственного управления;
  • благотворительные фонды и организации;
  • религиозные объединения;
  • подразделения министерства обороны, МЧС и МВД.

Для всех вышеперечисленных организаций необходимо ежегодное составление сметы расходов и доходов, а также итогового документа, содержащего информацию об ее исполнении.

Особо строгие требования предъявляются к государственным казенным учреждениям, которые частично или в полной мере финансируются из бюджета.

В этом случае четко прописывается вся процедура составления, начиная от сроков разработки рассматриваемого документа и заканчивая требованиями по его утверждению и согласованию.

Область применения сметы расходов

Учитывая большое количество некоммерческих организаций, примеры которых были приведены выше, становится понятным актуальность вопроса грамотного составления смет расходов и последующего их исполнения.

Во многом качеством этих процессов определяется уровень и степень контроля над распределением значительной части государственного бюджета.

Неудивительно, что наиболее подробно регламентируются и контролируются именно те некоммерческие организации, в финансировании которых присутствуют в той или иной степени бюджетные средства.

Вместе с тем, не следует забывать и о том, что сметы расходов составляются не только там, где присутствует государственное финансирование.

В качестве примера можно привести ситуацию, сталкиваться с которой в реальной жизни приходилось практически каждому.

Уровень затрат на коммунальные платежи в домах, которых находятся под управлением ТСЖ, определяется, в том числе, и путем составления сметы расходов на будущий год, а также анализа исполнения документа, разработанного в прошедшем календарном периоде.

В этом случае смета расходов должна быть не только максимально точной, что важно для жильцов дома, не желающих переплачивать, но и доступной и легкой для проверки. Не секрет, что некоторые представители коммунальных служб предпочитают умышленно усложнить выполняемые расчеты – так гораздо проще запутать плательщиков и предъявить им большие, чем необходимо, суммы к оплате.

Не менее важной областью применения сметы расходов является их составление в коммерческих организациях, в частности, на промышленных предприятиях любой формы собственности.

В этом случае целью оформления документа обычно выступает расчет себестоимости выпускаемой продукции, необходимый для определения цены реализации.

Очевидно, что в современных рыночных условиях важность грамотного выполнения этого процесса сложно переоценить.

Пример составления сметы расходов

Как уже отмечалось выше, наиболее высокие требования по составлению сметы расходов предъявляются к бюджетным учреждениям. Поэтому вполне логичным будет рассмотреть конкретный пример именного такого расчета, так как выполнение других вариантов в большинстве случаев значительно проще.

В качестве подобного простого примера можно привести вариант заполненной сметы расходов и доходов некоммерческой организации.

Образец сметы НКО

Образец сметы НКО (скачать в Excel)

Документ состоит из двух основных частей. В первой из них указаны источники формирования доходов, а во второй – направления их расходования с четким указанием сумм по статьям затрат и реализуемым программ и распределения по кварталам. В результате после изучения сметы создается четкое представление как об основных параметрах деятельности организации на планируемый календарный период.

Как видно из приведенного примера, оформление, согласование и утверждение рассматриваемого документа выполняется в произвольной форме. Гораздо выше требования, предъявляемые при составлении сметы расходов и доходов бюджетным учреждением, бланк и пример заполнения которой приведены ниже.

Нормативными актами четко прописывается форма документа, его структура, а также то, как составить смету расходов таким образом, чтобы это соответствовало действующему российскому законодательству. При этом шапка документа выглядит следующим образом.

Расчетная часть документа состоит из четырех разделов: в первых трех содержатся данные об основных расходах организации, которые суммируются в итоговом четвертом.

В рассматриваемом примере нет затрат по второму и третьему разделу, поэтому итоговый практически повторяет данные первого разделв в несколько измененном формате. Смета расходов подписывается тем, кто ее составлял, проверял и руководителем бюджетного учреждения.

Источник: https://xn--80ajpfhbgomfh1b.xn--p1ai/blog/smety/kak-pravilno-sostavit-smetu-rashodov/

Справочник Бухгалтера

Смета расходов на проведение мероприятия

ФИНАНСОВАЯ РАБОТА В ПЕРВИЧНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ,Выдача наличных денег под отчет.Первичные профсоюзные организации имеют право получать наличные денежные средства со своего лицевого счета в бухгалтерии СПО на проведение культурно-массовых, спортивных мероприятий, на оказание материальной помощи членам профсоюза, на хозрасходы по расходным кассовым ордерам КО-2. Образцы заполнения РКО прилагаются. Заполнение в графах «сумма» и «получил» начинают с начала строчки и с большой буквы.Наличные деньги из профсоюзной кассы на культурно-массовые мероприятия выдаются только председателям профкома при наличии паспорта, выписки из решения профсоюзного комитета и сметы расходов на проведение культурно-массового мероприятия установленного образца. Полученные средства расходуются профсоюзным комитетом строго по назначению.Материальная помощь выдается непосредственно лицу, которому она оказывается при предъявлении паспорта. Основанием для получения материальной помощи являются: выписка из решения профсоюзного комитета, заявление члена профсоюзного комитета на имя председателя профкома первичной профсоюзной организации с указанием причины, по которой лицо нуждается в материальной помощи; если имеются подтверждающие документы (копия свидетельства о смерти, копия свидетельства о рождении, договора, чеки, накладные на оказание платных медицинских услуг и т.д.), то необходимо их приложить.Учет расчетов с подотчетными лицами.Подотчетным лицом считается председатель профкома, получивший наличные деньги из кассы на хозяйственные, командировочные расходы, на проведение культурно-массовых и иных мероприятий.Для отчета по суммам, полученным в бухгалтерии СПО необходимо в течение месяца предоставить акт о списании денежных средств установленного образца с приложением оправдательных документов.Оправдательными документами являются чеки, накладные. Суммы расходов указанные в акте о списании должны совпадать со статьями расходов, указанных в смете на проведение мероприятия. Если товар приобретался у частного предпринимателя, то к чекам и накладным необходимо приложить копии Свидетельствао постановке на учет в налоговом органе и Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр. Образец Сметы расходов на проведение вечера с ветеранами труда 30.09.2007 г. в шк. №1
  1. Приобретение поздравительных открыток: 10 шт. по 10р.= 100руб.
  2. Приобретение сувениров для проведения игр – 250 руб.
  3. Продукты питания для чаепития – 400 руб.
  4. Цветы для ветеранов – 10 шт. по 25 руб.=250 руб.Итого: 1000руб.

Председатель профкома шк.

Образец сметы расходов на проведение мероприятия 2018 года

Смета расходов на проведение мероприятия

Расходы всегда нужно планировать! Именно для этой цели составляются сметы, в которых отражаются предварительные статьи затрат.

Без этого документа, который может подвергнуться корректировке не один раз, правильно организовать расходы невозможно.

Для чего нужен этот документ?

Скачать образец сметы расходов для проведения культурно-массового мероприятия.

Прежде всего, смета представляет собой предварительную верстку расходов, которые необходимы для проведения какого-либо мероприятия.

Даже простая деловая встреча не обходится без этого! И это правильно:

  • смета позволяет предусмотреть все расходы;
  • с ее помощью вычитаются те затраты, без которых можно обойтись;
  • она помогает выявить причины отклонений в произведенных расходах по итогам  прошедшего мероприятия.

В общем виде смета – это документ, в котором перечисляются виды расходов, указывается их денежная оценка постатейно и выводится итоговая стоимость трат. Кроме того, смета дополнительно дает информацию о характере и объеме необходимых работ.

Какой-либо строгой унифицированной формы для составления сметы не существует.

Поэтому предприятия эту форму разрабатывают сами, опираясь на федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ и руководствуясь его требованиями к реквизитам первичных документов.

Но это можно и не делать, поскольку смета не является первичным документом – она лишь план расходов, который требуется утвердить приказом по предприятию. Поэтому ее можно представить в какой угодно форме.

Подтверждением же самих расходов по смете будут служить именно первичные документы – акт выполненных работ, счета-фактуры, накладные и т.д.

Однако смета и сама служит косвенным подтверждением расходов – их целевой направленности.

Для этого при оформлении сметного документа в его названии указывается мероприятие, с которым связаны перечисляемые расходы. Например, «Смета на обслуживание переговоров по поставке товаров».

Такая привязка помогает правильно классифицировать затраты и отнести их на бухгалтерские счета, и принять для целей налогового учета.

В каких случаях ее составляют?

Смета составляется всегда и на любом предприятии независимо от правовой формы и формы собственности, а также от вида его деятельности:

  • на любые виды мероприятий, которые планирует организовать  предприятие для собственных непроизводственных нужд (например, корпоративный праздник) и для производственных потребностей (например, деловая встреча для заключения договора);
  • на любые виды работ или услуг, которые предприятие собирается выполнять в отношении своего потребителя.

Во втором случае сметный документ носит официальное подтверждение:

  • объема и видов работ, которые реализуются в рамках договора;
  • себестоимости готового продукта или иного конечного результата;
  • времени, которое затрачивается на достижение конечного результата.

В случае составления сметы на проведение какого-либо мероприятия ее назначение в том, чтобы перечислить будущие расходы и указать причину их возникновения. Т.е. за что производится оплата.

Например, на участие в переговорах переводчика, банкетное обслуживание, доставку гостей на место встречи, и т.д. Но очень часто именно в этом виде смет присутствует строка «Источник оплаты», в которой указывается источник финансирования мероприятия.

Как правило, необходимость в этом возникает:

  • когда мероприятие проводится сразу несколькими компаниями и в смете указывается объем тех расходов, которые каждая из них согласна оплатить;
  • если мероприятие организует город, а оплата его осуществляется из разных источников – спонсоров, в качестве которых может выступить даже частное лицо;
  • если, наоборот, мероприятие проводится компанией, но источник финансирования – государственный, региональный или муниципальный бюджет, и т.д.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Правила составления

Смета составляется тем лицом или лицами, которые назначены для этой цели приказом по предприятию. Как правило, в этом качестве назначаются те, на какого возложена ответственность по организации и проведению мероприятия. И, как только данный приказ издан, приступают к составлению самой сметы.

Состав расходов, входящих в смету, в отдельных случаях может быть регламентирован. Например, очень часто представительские расходы поименно указываются и закрепляются в учетной политике компании. Но в основном перечень расходов зависит от характера мероприятия и обычно несколько раз изменяется, прежде чем быть окончательно утвержденным.

Что касается источников доходов, если их необходимо указывать, они обычно появляются после составления сметы расходов, которую утверждают все участники-инвесторы.

Самое сложное в составлении сметы – это оценка расходов. Именно поэтому после того, как обозначены основные виды расходов, определяются оптимальные варианты осуществления этих затрат.

Например, для проведения банкетного обслуживания предусматриваются:

  • аренда зала и организация обеда там с привлечением услуг ресторана;
  • снятие зала непосредственно в ресторане;
  • использование зала предприятия с привлечением кейтеринговых услуг от ресторана (т.е. с выездом к заказчику).

В первых двух случаях организации банкета понадобится транспорт, а это еще одна статья расходов. А в случае с кейтеринг-обслуживанием вся доставка на место назначения осуществляется за счет ресторана.

Чтобы определиться, какой из вариантов лучше, обзванивают все хорошие рестораны в городе и транспортные компании и сверяют стоимость их услуг, выбирая наиболее выгодное предложение. Так определяют и остальные статьи затрат. Поэтому обычно составление сметы затягивается не на один день и даже не на одну неделю.

Как только смета готова, она подается на утверждение руководителю компании или лицу, которое ведает финансами компании. И уже после него – высшему руководству. Для окончательного утверждения сметы часто к ней прикладывается сравнительный отчет по каждой статье расходов. Этот отчет наглядно показывает, почему был выбран именно такой вариант и такая величина расходов.

После ознакомления со сметой ее либо утверждают приказом, либо направляют на доработку с замечаниями.

При утверждении сметы в приказе назначаются лица, на которых возлагаются функции по выполнению конкретных видов работ, предусмотренных в смете.

Например, в тексте приказа это может выглядеть так: «Назначить Иванову В.В. ответственной за организацию банкетного обслуживания».

Кроме того, в приказе обязательно указывается, из каких источников происходит финансирование той или иной части сметы.

Какие расходы входят в смету на проведение мероприятий?

Условно все сметные расходы можно разделить на две части:

  1. основные – это те расходы, которые связаны с непосредственной организацией и проведением мероприятия:
    • аренда помещения или территории на проведение самого мероприятия и на банкетное обслуживание;
    • транспортные расходы – на доставку гостей до места назначения и обратно, оборудования, промышленных образцов, и т.д.
    • само банкетное обслуживание (кофе-брейк, деловой обед, завтраки, угощение зрителей, и т.д.);
    • Интернет, электроэнергия и связь – эти затраты могут и не входить в аренду;
    • оплата труда собственных сотрудников и внештатного персонала, участвующего в мероприятии или помогающего его организовать и провести;
    • оформление помещения или площадки для приема гостей;
    • награды, премии или иные вознаграждения;
    • изготовление полиграфии – визитки, программки, приглашения, и иное;
    • погрузочно-разгрузочные работы;
    • расходные материалы – канцтовары, и т.п.
  2. накладные расходы – это издержки, которые связаны с мероприятием, но без которых можно было бы и обойтись. Например, сувениры, цветы, и т.д.

Состав всех этих расходов зависит от характера мероприятия и его масштаба. Кроме того, к любой смете обязательно добавляется некий процент на непредвиденные расходы, чтобы не выбиться из плана. Его величина тоже индивидуальна.

Методы составления

Индексный метод – в расчете используются нормативные показатели, которые корректируются на индекс текущих цен. Этот способ можно использовать при условии, что есть точные нормативные величины расходов. Как правило, они предусмотрены для строительных целей.

Аналоговый метод – когда расценки берутся из смет по аналогичным мероприятиям. Но данный метод приблизительный, а значит, остается риск не уложиться в смету.

Ресурсный метод основан на планировании расходов, исходя из реальной стоимости каждого вида расходов и последующего суммирования полученных оценок. Именно этот способ используется чаще всего: он дает точную и актуальную информацию об общей стоимости мероприятия.

документа

При составлении сметы на спортивные мероприятия важно указать:

  • вид соревнования;
  • дата и место его проведения;
  • размещение участников в гостинице;
  • аренду спортивного инвентаря;
  • медицинское обслуживание на время соревнований.

При планировании расходов на праздничное мероприятие (любое) в смете отражают:

  • стоимость подарков и угощения – для этого должно быть известно число гостей по приглашениям;
  • стоимость концерта – услуги приглашенных артистов, аренда оборудования и площадки, и т.д.
  • охрана мероприятия;
  • праздничное оформление.

Источник: https://allzakon.ru/zakon/obrazets-smety-rashodov-na-provedenie-meropriyatiya-2018-goda.html

Как составить смету расходов

Смета расходов на проведение мероприятия

Расходы всегда нужно планировать! Именно для этой цели составляются сметы, в которых отражаются предварительные статьи затрат.

Без этого документа, который может подвергнуться корректировке не один раз, правильно организовать расходы невозможно.

Отчет об исполнении

Этот отчет необходим для выявления отклонений от запланированного уровня расходов и их причин, и для передачи в бухгалтерию всех подтверждающих расходы документов с целью их дальнейшего принятия к учету.

О том, что такое смета расходов и как правильно ее составлять, рассказано в следующем видеоматериале:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9237

Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: