Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Содержание
  1. Сопроводительное письмо: что писать в теле письма при отправке коммерческого предложения
  2. Почему важно писать сопроводительное письмо?
  3. Конверсия коммерческого предложения будет состоять из трех промежуточных:
  4. Что должно быть в сопроводительном письме, чтобы оно хорошо выполняло свою работу?
  5. Краткость
  6. Напоминание о предыдущем контакте
  7. Адресность
  8. Ключевая выгода предложения
  9. Дополнительные выгоды
  10. УТП
  11. Призыв действию
  12. Подпись и контакты
  13. Чего не хватает этому посту?
  14. Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: образец
  15. Назначение сопроводительного письма к коммерческому предложению
  16. Структура сопроводительного письма к коммерческому предложению
  17. Требования к оформлению сопроводительного письма к коммерческому предложению
  18. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению
  19. Сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Образец 2020 года
  20. Зачем нужно?
  21. Поиск ответа
  22. Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
  23. Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению
  24. Оформление сопроводительного письма к коммерческому предложению
  25. Как написать сопроводительное письмо к резюме и коммерческому предложению: примеры и пояснения
  26. Как составить коммерческое предложение — (44 образца)
  27. Как написать сопроводительное письмо?
  28. Функции сопроводительного письма к коммерческому предложению
  29. Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению
  30. Несколько советов по составлению письма
  31. Оформляем образец сопроводительного письма к договору
  32. Форма документа
  33. Сопроводительное email-письмо для коммерческого предложения
  34. Сопроводительное email-письмо должно быть априори!
  35. Сопроводительное email-письмо в стиле отмазки
  36. Логика и план сопроводительного письма
  37. Примеры сопроводительного email-письма
  38. Пишем коммерческое предложение и сопроводительное письмо
  39. Что такое коммерческое предложение
  40. Способы донесения КП до клиента
  41. Как написать коммерческое предложение
  42. Структура коммерческого письма
  43. Как оформлять коммерческое предложение
  44. Заголовок коммерческого предложения
  45. Первый абзац КП
  46. Середина КП
  47. Аргументируйте высокую стоимость
  48. Проработайте возможные возражения
  49. Призываем к действию
  50. Типы коммерческих предложений
  51. Какой объём текста нужен для КП
  52. Не допускайте ошибок
  53. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо: что писать в теле письма при отправке коммерческого предложения

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Вы слышали расхожую мысль, что люди не читают длинные тексты, потому что им лень? Наверняка слышали. Так вот это неправда. Доказательств у меня море: от прочитанных серьезных исследований до собственных наблюдений с помощью средств аналитики за тем, как себя ведут люди на сайтах. Вникают, выделяют мышкой, копируют. Одним словом, читают и весьма внимательно.

По моим наблюдениям гораздо больше люди ленятся писать.

Вот тут они действительно экономят себя! Я не говорю о чисто развлекательной писанине, а об утилитарных коммерческих текстах, цель которых привлечение клиентов и зарабатывание денег.

Выложился — убедительно изложил свое коммерческое предложение — получил клиента — продал — заработал. А уж если речь идет о текстах вспомогательных таких как сопроводительное письмо, то тут лень руководит людьми полностью.

Я посчитал, что:

  • 87% писем с коммерческими предложениями, которые я получил за 9 лет существования своего почтового ящика, пустые. В теле не написано ни строчки.
  • В 2% случаев коммерческое предложение написано сразу в теле письма — оптимальный вариант.
  • В оставшихся 11%, в теле письма написан скучный клишированный текст приблизительно такого содержания:

В тему: Как коммерческое предложение помогает продавать

Почему важно писать сопроводительное письмо?

Давайте представим, что нужно сделать человеку, чтобы откликнуться на коммерческое предложение, которое вы отправили ему по email в формате pdf-файла приложенного к письму.

Вы ждете, что клиент изучит преимущества вашего предложения и перезвонит по указанному в документе телефону.

Итак, звонок по телефону – это действие клиента, на которое вы рассчитываете — так называемое целевое действие. Но!

Чтобы добраться до номера вашего телефона, клиенту нужно совершить еще несколько действий:

  1. Прочитать тему и кликнуть мышкой, чтобы открыть письмо
  2. Прочитать текст в теле письма и кликнуть мышкой, чтобы открыть или скачать приложенный файл
  3. Прочитать коммерческое предложение, заинтересоваться им и…

…вот только теперь позвонить по контактному номеру.

Конверсия коммерческого предложения будет состоять из трех промежуточных:

  1. Конверсия на открытие письма
  2. Конверсия на скачку (открытие) файла
  3. Конверсия на звонок по телефону

В тему: Как написать тему письма для коммерческого предложения

К каждому из перечисленных действий получателя подталкивает определенный текст. В первом действии – это тема письма. Во втором – сопроводительное письмо. В третьем — непосредственно коммерческое предложение. Если в этой цепочке будет слабое звено, то продажа сорвется. Клиент просто не дойдет до последнего этапа конверсии.

А как мы с вами выяснили, почти 90% писем не имеют хорошего сопроводительного письма, а, значит, цепочка продажи рвется именно на этом этапе.

Что должно быть в сопроводительном письме, чтобы оно хорошо выполняло свою работу?

Я предлагаю вам свое видение решения этой проблемы, свой взгляд на структуру и логику сопроводительного письма:

Краткость

Здесь не нужно растекаться мыслию по древу», излагая все подробности торгового предложения. Для описания все деталей и преимуществ вы уже разработали коммерческое предложение и сохранили его в отдельный файл.

Сопроводительное письмо выполняет лишь тактическую задачу — работает на совершение промежуточной конверсии.

Ожидаемое действие адресата — скачка файла — не такое уж и сложное, чтобы к нему подтолкнуть не требуется слишком много убеждать.

К краткости я бы добавил еще и простоту. Не нужно витиеватостей, не стремитесь поразить получателя своей искушенностью в эпистолярном жанре. Не требуется, как выразился один из моих клиентов, и «специального делового языка», понимая под ним ту “роботизированную” переписку, которой грешит наш b2b-рынок. А ему так не хватает простоты, сердечности и человеческого языка!

Напоминание о предыдущем контакте

Прежде чем отправить коммерческое предложение, вы созванивались с адресатом? Возможно, разговаривали с ним на выставке или он связался с вами через сайт. Напомните ему, когда и по какому поводу вы с ним контактировали раньше. Это продемонстрирует неслучайность вашего письма и повысит шансы на конверсию.

Адресность

Ну, тут я не открою Америку. Письма с личным обращением по имени привлекают больше внимания. Это также как крикнуть в толпе: «Эй!» Кто обратит внимание, и какого рода это будет внимание? В лучшем случай на вас обернутся, кинут взгляд и через секунду забудут.  Другое дело, если крикнуть: «Привет, Андрей!» Согласитесь, Андреи отреагируют лучше?

Ключевая выгода предложения

Она 100% сформулирована у вас в коммерческом предложении. Стоит повторить ее в сопроводительном письме.  Единственно, что, может быть, не теми же самыми словами. Иначе получится не очень хорошее повторение. Где формулировать? Зависит от формата письма.

Формат письма зависит от способа работы с коммерческим предложением, от того, кому вы пишите. Можно создать полноценный по форматированию и логике заголовок. Можно сформулировать ее во вводном абзаце. Однозначно могу сказать, что делать это нужно в самом начале сопроводительного письма.

Дополнительные выгоды

Их силу трудно переоценить. Они нужны, чтобы усилить воздействие главной выгоды и, возможно, зацепить тех, кого оно оставила равнодушными. Опять же не стоит расписывать все и во всех подробностях. Сделайте лаконичный, но акцентированный список.

УТП

Не будем говорить здесь о том, что это, зачем это и как это. Упростим все до предела. Для решения нашей задачи вполне достаточно сформулировать в сопроводительном письме уникальность вашего предложения. Опять же коротка. Одного двух коротких предложения вполне достаточно.

Призыв действию

Вот этого элемента, а он критически важен для сопроводительного письма, не было во всех письмах, которые я анализировал. Они просто обрывались на последней повествовательной фразе, и не понятно, для чего автор писал письма, чего он хотел добиться от получателя? Нельзя оставлять решение получателю. Спасение утопающих — не дело рук самих утопающих.

Вам нужна конверсия, вы и скажите человеку, что он должен сделать после прочтения письма. Скачать файл? Перейти по ссылке? Напишите предложение, которое призовет его к этому действию. Собственно, ради него и стараемся ).

Еще момент, неприметный, но важный. В призыве к действию важно не «перепризвать». Не перегнуть палку. Стилистика призыва очень зависит от особенностей целевой аудитории.

Кому-то нужно писать мягче, с кем-то можно быть агрессивным. Глупо требовать «связаться с вами прямо сейчас», если вы пишете министру, его заместителю или просто значительному лицу.

Думайте о людях, которые будут читать письмо, и тщательно выверяйте слова.

Подпись и контакты

Они нужны. И по правилам хорошего тона так положено, и на доверие правильные контакты хорошо влияют, ну, и предложенные в сопроводительном письме альтернативные способы контакта помогут легко и просто связаться с вами тем, кто решит это сделать сразу, не читая коммерческое предложение.

Чего не хватает этому посту?

Само напрашивается — нет примера. И, правда, нет. Признаюсь, не люблю я выкладывать лишний раз их выкладывать. Даже страница с примерами КП давно устарела, появилось много работ другого уровня, а всё никак ее не обновлю.

Если вам хочется получить пример, можно просто мне написать или попросить консультанта в чате. 99 и 9, что не откажем и подберем подходящий пример.

Источник: https://kpblog.ru/stati/tekst/soprovoditelnoe-pismo-chto-pisat-v-tele-pisma-pri-otpravke-kommercheskogo-predlozheniya.html

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: образец

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Основной целью коммерческого предложения является стремление заинтересовать адресанта в сотрудничестве.

Однако, как демонстрирует практика, его нередко читают крайне невнимательно, либо не читают вовсе.

Решением данной проблемы может стать составление сопроводительного письма, которое обозначит интересы составителя и его серьезные намерения на длительное совместное сотрудничество.

Назначение сопроводительного письма к коммерческому предложению

Под сопроводительным письмом понимается краткое приложение к основному документу. В данной бумаге сжато описывается предложение о сотрудничестве. Письмо следует составлять в тех обстоятельствах, когда само коммерческое предложение содержит много информации.

К основным целям рассматриваемого документа можно отнести следующее:

  • очищение основного текста коммерческого предложения (далее – КП) от ненужной информации – от приветствий и общих сведений о компании;
  • краткое описание информации, отраженной в основном предложении. Предполагается, что это должно стимулировать заинтересованность оппонента в предлагаемом сотрудничестве;

Также бизнесмены нередко прикладывают к сопроводительным письмам следующие документы:

  • каталоги имеющихся товаров;
  • прайс с расценками на предоставляемые услуги или продукцию;
  • периодичность мероприятий, проводимых компанией, которые предположительно могут быть интересны или выгодны для адресата КП.

Особую важность письмо представляет для тех организаций, которые действуют по принципу «холодных продаж».

Практика демонстрирует, что крайне малое количество адресатов читают КП. Зачастую подобные документы просто теряются в рассылках общего информационного характера. Сопроводительное письмо, в свою очередь, вызывает у адресата интерес, поскольку в отечественной практике не так распространено, как в Европе.

Также неуместно отказываться от направления оппоненту рассматриваемого письма, если договоренность между сторонами относительно КП была достигнута в ходе устных обсуждений (телефонных или при личной встрече). Необходимо понимать, что информация, предоставленная устно, может легко забыться заказчиком из-за обилия сведений. Письмо является же является документальным подтверждением договоренности.

Структура сопроводительного письма к коммерческому предложению

Законодательство не регламентирует внешний вид и структуру сопроводительных писем к КП. Однако, на практике сопроводительное письмо включает такие пункты:

  1. Официальное обращение. Зачастую подразумевают конкретного человека в качестве адресата. Это позволяет придать письму индивидуальности и нивелировать ощущение массовой рассылки. Практически всегда используют обращение: «Уважаемый». После этого представляются.
  2. Презентация организации. Подразумевается лаконичное описание преимуществ и успехов компании, а также качеств, которые позволили предприятию достигнуть тех высот, которые имеются на данный момент.
  3. Перечень предоставляемых услуг. В случае, когда компания занимается товарами, также уместно приложить каталог или любой иной буклет, позволяющий адресату понять, какой у фирмы ассортимент и возможности.
  4. Преимущества компании. В письме крайне важно кратко, но максимально уместно описать собственные преимущества. Стоит заранее изучить рынок и описывать свои преимущества по сравнению с конкурентами. Впрочем, прямое сравнение с ними некорректно. Исполнитель также может обозначить особые условия сотрудничества, которые компания готова предоставить исключительно для данного адресата (например, систему скидок на определенные заказы).
  5. Окончание письма. В конце документа должна стоять подпись руководителя, а также приписка: «С уважением».

Раскрытие преимуществ конкретной фирмы является важным пунктом бумаги. Составителю настоятельно рекомендуется уделить этому разделу особое внимание. Практика демонстрирует, что многие составляют его шаблонно, используя стандартные формулировки, например, «Высокое качество продукции» и «Низкие цены». Подобный подход не сыграет компании на руку.

Требования к оформлению сопроводительного письма к коммерческому предложению

КП и прилагаемое письмо могут направляться адресату от имени всего предприятия, конкретных должностных субъектов, подразделений и даже работников. В свою очередь, адресатом может также выступать как один субъект, так и группа лиц.

даже если письмо к КП составляется в электронном варианте, его следует оформлять на фирменном бланке.

Так, важно выделить несколько рекомендаций относительно составления сопроводительного письма к КП:

  1. Предметность. Уместно писать информацию, касающуюся исключительно КП. Предполагается, что если компания занимается несколькими масштабными проектами, но направляет КП только относительно одного, нет необходимости в упоминании деталей второго. Также неуместно использование излишней эмоциональности.
  2. Лаконичность. Практика демонстрирует, что длинные письма читаются гораздо реже, чем краткие. Поэтому стандартное письмо подобного характера не должно занимать более одного листа.
  3. Не рекомендуется использование самого выражения «Коммерческое предложение». Это может отпугнуть заказчика, натолкнуть на мысль, что компания ищет исключительно быстрой прибыли, а предоставляемые услуги или продаваемые товары не отличаются высоким качеством.
  4. Доступность изложения. Не рекомендуется нагружать текст специфическими терминами и профессионализмами.
  5. Стимулирование к активным действиям. Удачным решением является фиксация необходимости что-то сделать в случае, если субъекта заинтересовало предложение. Например, просмотреть дополнительный прикрепленный к письму документ, позвонить по конкретному номеру и т.д. Это обусловлено тем, что заказчики, как демонстрирует практика, не всегда сразу понимают, что именно от них требуется для заключения сотрудничества. Указание алгоритма действий облегчит его задачу.

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению, исходя из практической деятельности, выглядит так:

Общество с ограниченной ответственностью «Богемская рапсодия»

ООО «Богемская рапсодия»

1234567 г. Санкт-Петербург, ул. Словацкого, д. 53, оф. 4929

Здравствуйте, уважаемая Лариса Анатольевна!

Вас приветствует компания ООО «Богемская рапсодия», г. Санкт-Петербург. Мы являемся студией креативной полиграфии, в стенах которой Вы сможете заказать любое полиграфическое изделие по самым доступным ценам. Компания осуществляет рассылку по всей территории России.

Мы предлагаем:

  • оригинальную полиграфическую продукцию высочайшего качества;
  • доступные цены, а также приятную систему лояльности для оптовых заказчиков;
  • систему скидок для постоянных клиентов и отсрочки;
  • оперативную доставку.

Во вложениях к настоящему письму Вы найдете прайс, презентацию оригинальной продукции ООО «Богемская рапсодия», а также более детальные условия работы с нашей компанией.

По любым возникшим вопросам звоните по телефону: +79185449929.

E-mail: bogema@tipograph.com

С уважением,главный менеджер ООО «Богемская рапсодия»

Швеленко Алиса Дмитриевна

Скачать образец сопроводительного письма к КП можно здесь.

Перед тем, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, уместно изучить цели его составления и предположительную структуру. Грамотно оформленный документ привлечет внимание адресата даже больше, чем само предложение, и позволит установить хорошие деловые связи. (12 голос., 4,10 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/soprovoditelnoe-pismo-k-kommercheskomu-predlozheniyu.html

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Образец 2020 года

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Коммерческое предложение — это форма общения между предпринимателями, призыв к сотрудничеству. О том, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.

Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно.

Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д.

В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице.

Зачем нужно?

Основное назначение сопроводительного письма:

  1. Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
  2. Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.

К сопроводительному письму могут прилагаться:

  • каталоги продукции;
  • расценки на услуги;
  • сроки проведения официальных мероприятий компании и др.

Сопроводительное письмо очень важно, если рассылкой предложений.

Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.

Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи.

Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре.

Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.

Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.

Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.

Поиск ответа

Всего найдено: 37

Добрый день! Скажите, нужны ли запятые? “В продолжение разговора направляю во вложении..”

Ответ справочной службы русского языка

Запятые не требуются.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужно ли здесь тире? 1) Во вложении (—) счёт-фактура и акты; 2) (с обратным порядком слов) Счёт-фактура и акты (—) во вложении? Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Тире требуется в обоих предложениях.

Добрый день! Подскажите пожалуйста, правильно ли составлено предложение? В деле отсутствует документ (не подшито и не вложено в дело, не представлены проверяющим), подтверждающее направление сообщения в военкомат, о вступившем в законную силу приказе, по следующему делу:

Ответ справочной службы русского языка

Предложение составлено неверно. Неясно, к чему относятся слова по следующему делу. Вот возможный вариант начала предложения: В деле отсутствуют документы (не подшиты и не вложены в дело, не представлены проверяющим), подтверждающие направление сообщения в военкомат о вступившем в законную силу приказе…

Здравствуйте! Правильно ли я понимаю, что словосочетание “вложение инвестиций” – это плеоназм и это стилистическая ошибка?

Ответ справочной службы русского языка

Да, это так.

Добрый день! Можно ли ставить тире после слов “Во вложении” ? Например, “Во вложении – исправленные документы”.

Ответ справочной службы русского языка

Да, можно.

Добрый день! Есть такой вопрос: в деловой переписке использую фразу “Счет – во вложении”, начальник говорит, что надо просто “Счет во вложении”, но я же опускаю сказуемое… Подскажите, кто прав.

Ответ справочной службы русского языка

Возможны оба варианта пунктуации.

Верно ли такое построение фразы “Чего стоит дом построить?” в значении “сколько труда вложено в строительство дома”?

Ответ справочной службы русского языка

Верно.

Здравствуйте. Нужно ли выделять запятыми «до 5 млрд руб.»? Капитальные вложения выросли на 13%, до 5 млрд руб., в связи активным строительством.

Ответ справочной службы русского языка

Пунктуация корректна. Обратите внимание: знак % нужно отделить от цифры пробелом.

Здравствуйте! Помогите понять, о чем говорит Нора Галь в своей книге “Слово живое и мертвое”: …Примерно так «вошло в язык» безграмотное «переживать» в значении волноваться, огорчаться.

Источник: https://ooo-ukit.ru/drugoe/kommercheskoe-predlozhenie-vo-vlozhenii.html

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Однако использование фирменного бланка с логотипом предприятия станет своеобразным элементом рекламы своей компании и красноречиво дополнит содержание письма. Важная часть — обращение к потенциальному клиенту. К его составлению нужно отнестись серьёзно и понимать, к кому и каким образом следует обратиться.

К примеру, по имени и отчеству допустимо обращаться в таких случаях:

  1. когда предложение отсылается после предварительного телефонного разговора с вероятным партнёром;
  2. КП адресовано целевому потребителю, к которому можно применить индивидуальный подход.

Заголовок необходим в качестве рекламного эффекта, он должен содержать главную концепцию КП.

При обращении в государственное учреждение креативный заголовок необязателен.

От него также можно отказаться, если компания и так достаточно разрекламирована.

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению

В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д.

В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице. Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться: презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к.

Оформление сопроводительного письма к коммерческому предложению

Если же адресат предложения сотрудничества не ждет, то необходимо в нескольких фразах заинтересовать его.

Начать текст также необходимо с фразы:

«Направляем вам на рассмотрение коммерческое предложение …»

. Далее кратко указываются, что именно предлагается, какие товары, услуги, работы.

Как написать сопроводительное письмо к резюме и коммерческому предложению: примеры и пояснения

Либо допускают досадные ошибки, из-за которых резюме или КП терпит фиаско.

Обидно. Чтобы решить задачу, Вы должны понимать, что сопроводительное письмо и прилагаемый к нему документ — это части одной системы. И каждая часть должна четко выполнять свои функции. Ни больше, ни меньше. Функции сопроводительного письма и прилагаемого документа Сопроводительное письмо — это, по сути, продающий текст, который продает документ (резюме или КП).

Продает не за деньги, а за внимание человека по ту сторону монитора.

В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д.

В итоге у нас получается простая последовательность.

[1]

Связка сопроводительного письма и документа Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система.

Как составить коммерческое предложение — (44 образца)

В данном разделе раскрываются достоинства именно компании, описывается ее опыт, реализация успешных проектов и так далее. Контактная информация – после прочтения коммерческого предложения потенциальному клиенту должно быть понятно, к кому, по какому телефону или адресу электронной почты обращаться. Подпись представителя компании.

Такое предложение не учитывает особенностей бизнеса потенциального клиента и является типовым.

Как написать сопроводительное письмо?

Что такое электронная почта в понимании обычного пользователя?

Вот в моём понимании электронная почта – это рабочий инструмент. Начнём с темы письма. Вот несколько тем для сопроводительного письма к резюме:

  • Резюме (менеджер по продажам) – Кравченко В.И.
  • Резюме от классного специалиста
  • Геннадий Петрович, я — сотрудник Вашей мечты!

Первые две темы – это полный провал.

Да-да, бывает и такое, многие компании присылают компред во вложении, без разъяснений и объяснений.

Коммерческое предложение нередко сопровождают специальным письмом, в котором указывают суть предложения, порядок работы с компанией, а также оно должно содержать информацию, которая заинтересовала бы потенциального партнера. Как составить такое сопроводительное письмо, расскажем в статье.

Функции сопроводительного письма к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо — это документ, который прилагают к основному документу или пакету бумаг. Его задача — пояснить или дополнить информацию в основном документе.

Функции такого письма к коммерческому предложению состоят в том, чтобы описать преимущества работы с компанией-отправителем для получателя, чтобы у него появилось желание ознакомиться с коммерческим предложением. Также письмо перечисляет, какие еще документы были отправлены адресату. Отправка сопроводительного письма в бизнесе считается хорошим тоном.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Структура письма должна быть следующей:

  1. Наименование компании-отправителя с реквизитами.
  2. Наименование адресата. Это, как правило, руководитель компании.
  3. Номер письма, под которым его зарегистрировали в журнале исходящей корреспонденции, дата составления.
  4. Заголовок: «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению».
  5. Обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Петр Петрович!»
  6. Текст письма. Здесь нужно описать в нескольких словах деятельность компании, какую продукцию производит или какие услуги предлагает, преимущества работы именно с ней. Далее можно указать, что условия сотрудничества перечислены в приложении к письму.
  7. Приложения к сопроводительному письму. Это могут быть прайсы, условия сотрудничества, каталоги с моделями продукции, проект договора о сотрудничестве. Также нужно указать количество листов каждого прилагаемого документа.
  8. Заключение. Здесь должна быть подпись руководителя компании (например, «С уважением, генеральный директор ООО «Салют») и указывают должность, ФИО и контакты ответственного лица.

Внимание! Для написания письма нужно использовать официально-деловой стиль, орфографических, пунктуационных и других ошибок быть не должно, как и разговорных и просторечных слов и выражений.

Несколько советов по составлению письма

  1. Текст письма должен быть понятен. После прочтения у адресата не должно возникнуть каких-либо вопросов о том, чем занимается отправившая письмо компания и что она предлагает.
  2. Будет хорошо, если автор письма будет иметь аналогичную должность, что и его получатель. То есть письмо нужно писать от имени руководителя организации.
  3. Письмо должно иметь деловой вид.

    Можно использовать полиграфическую и цветную печать, так как документ отправляется в рекламных целях. Но не нужно переусердствовать с количеством и яркостью цветов.

  4. Текст письма не должен быть продающим. Это больше информационное письмо, поэтому стиль должен быть соответствующий.

  5. В случае если письмо было отправлено после предварительной договоренности, можно также указать это. Например: «В понедельник мы беседовали с вами по телефону о …».
  6. Допустимы и такие формы обращения: «Добрый день, Вас приветствует …», «Добрый день! Направляем коммерческое предложение по Вашему запросу».

Общество с ограниченной ответственность «Север» Юр.

адрес: 610000, г. Киров, ул. Ломоносова, д.56

ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889

Генеральному директору ООО «Запад»
Соколову Сергею Сергеевичу

Исх. №45
23.09.2019 г.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Уважаемый Сергей Сергеевич!

Вас приветствует компания ООО «Север». Мы производим продукцию из пластика для дома и сада. Наша компания работает уже 10 лет, имеет устойчивое положение на рынке и самые низкие цены в регионе.

Нашими партнерами являются и транспортные компании, поэтому мы всегда можем предложить выгодные условия по доставке груза.

В приложении к письму Вы найдете всю необходимую информацию о продукции и условиях сотрудничества.

  1. Коммерческое предложение.
  2. Прайс-лист.
  3. Каталог товаров.
  4. Проект договора о сотрудничестве.

С уважением, генеральный директор ООО «Север»

Михайлов Кирилл Кириллович

Исполнитель: менеджер по продажам Романов Иван Иванович

тел. 89000000000

Оформляем образец сопроводительного письма к договору

Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями.

Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо.

Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.

Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

Форма документа

Источник: https://iandriyanov.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-kommercheskomu-predlozheniyu/

Сопроводительное email-письмо для коммерческого предложения

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Недавно мы опубликовали статью «Как отправить коммерческое предложение по e-mail?«, в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Сопроводительное email-письмо должно быть априори!

Если КП отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Запомните, всё это больше нужно вам, чем клиенту. Даже если он отправил заявку на коммерческое предложение. Поэтому инициатива должна исходить именно от вас.

У каждого текста есть персональная задача. Какая она у сопроводительного письма? Верно — напомнить читателю о разговоре и сообщить информацию, которая «заставит» получателя ознакомиться с КП.

Он не должен гадать и догадываться. Ему нужно получить точные сведения, которые помогут принять решение.

Сопроводительное email-письмо в стиле отмазки

Если мы говорим о том, что отправляемое в файле КП нужно сопровождать письмом, то это не значит, что оно должно просто быть.

Это не значит, что достаточно написать «Отправляем Вам наше коммерческое предложение«.

Одного предложения в таком email-письме тоже недостаточно. А сколько нужно? Много текста тут тоже перебор.

И тут мы вспоминаем современное правило корректной email-переписки: письмо не должно содержать больше шести предложений.

Да, друзья. У вас есть максимум 6 предложений, чтобы убедить получателя email-письма ознакомиться с вашим коммерческим предложением.

Как этого добиться? Включаем понятие «логика текста» и работаем над планом.

Логика и план сопроводительного письма

Запомните — сопроводительное письмо не является продающим текстом. Это, скорее, информационный текст, преследующий конкретную цель.

Следовательно, нам нужно представить именно информацию, которая поможет найти ответ на вопрос «Почему мне нужно прочитать это коммерческое предложение прямо сейчас?».

Одна небольшая ремарка — если читатель не ознакомится с коммерческим предложением в момент получения email-письма, вряд ли у него найдётся для этого время позже…

И здесь изложение у нас должно идти логически выстроенным: текущее предложение основывается на предыдущем и «подготавливает» к следующему.

Поэтому давайте продумаем простой план:

  1. Здороваемся.
  2. Представляемся.
  3. Напоминаем предысторию и говорим о коммерческом предложении.
  4. Указываем детали коммерческого предложения.
  5. Сообщаем одну-две ключевых выгод предложения.
  6. Призываем к действию

Шесть пунктов, шесть предложений.

Примеры сопроводительного email-письма

Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе». 

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона». 

Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц. 

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________. 

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Иванов.

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________». 

Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %. 

Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________. 

С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Источник: https://kaplunoff.com/blog/kommercheskie-predlozheniya/soprovoditelnoe-email-pismo-dlya-kommercheskogo-predlozheniya

Пишем коммерческое предложение и сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Вы научитесь разрабатывать коммерческое предложение, которое точно захотят читать. Расскажем, как подвигнуть клиента к сотрудничеству с вашей компанией. Как выгодно презентовать товар, продукцию или услуги компании в коммерческом предложении. Роль дизайна в коммерческом предложении. Что нужно знать о сопроводительном письме. Читайте.

Что такое коммерческое предложение

КП — это письменное приглашение к сотрудничеству предполагаемых или потенциальных клиентов. КП направляется клиенту с целью привлечения его внимания и расположение его к сотрудничеству с вами. Вся информация в нём описывается кратко, с дополнением весомых преимуществ.

Существует 3 вида предложений:

Холодное. Данную форму письма направляют холодной аудитории, еще не знакомой с вашим продуктом и компанией. Польза такого письма не высокая. Его читают крайне редко.

Тёплое. Работа проводится с теми клиентами, кто интересовался вашей продукцией. Это может быть «спящий» клиент, который давно не обращался к вам.

Горячее. Является персональным. Отправляется один раз конкретному клиенту, который заинтересовался вашим холодным предложением по телефону, либо при персональной встречи.

Способы донесения КП до клиента

Доставить письмо потенциальному получателю можно несколькими способами. По электронной почте. Собираем базу из почтовых адресов предполагаемых клиентов любым удобным для вас способом.

Рассылать можно «в ручную» через Mozilla Thunderbird и Яндекс почту. И другие почтовые сервисы, позволяющие вписать сразу несколько адресов. Или найти программу рассылки email, которая будет доставлять письма большому количеству клиентов одним кликом.

Помните: отклик с холодной рассылки КП очень низкий и не сразу приносит положительные результаты.

Разместить на своем сайте. Сделать в качестве открытого файла к прочтению или в дополнение к акциям.

Провести презентацию во многолюдных аудиториях. При выборе учреждения или компании, где будете проводить презентацию, подумайте — там есть ваша целевая аудитория?

Как написать коммерческое предложение

Первоначальной задачей является выбор аудитории, которой ваше предложение будет интересно.

Если у вас есть возможность провести опрос среди тех отраслей куда будет направляться письмо. Это хороший шанс определить явные потребности. С опросами нужно быть крайне осторожным, чаще всего они могут раздражать людей.

Структура коммерческого письма

Письмо должно отвечать клиенту на ряд вопросов:

  • Кто вы? Название вашей фирмы. Информация должна располагаться сверху или внизу предложения.
  • Что вы предлагаете? Продукт, товар или услуга.
  • Чем ваше предложение отличается от конкурентных КП? Аргументируйте.
  • Какая цена? Указывайте цену, либо цену «от». Клиенты могут отказаться от предложения на этапе звонка, узнав реальную стоимость. В итоге, вы потеряете время, на оглашение цены при каждом звонке.
  • Какие проблемы решает ваш продукт? В чем его польза?
  • Почему выгоднее купить у вас, а не у конкурента? Покажите клиенту реальную выгоду.

Клиент заинтересовался. Что теперь? Оставьте призыв к действию. Поясните, что нужно сделать клиенту, чтобы начать сотрудничать с вами: позвонить, написать, приехать…

Идеально, когда клиенту нужно сделать одно действие, без выбора. Хорошо, когда 2 действия: написать на почту или позвонить по телефону. И перебор, когда список действий превышает 3.

Как оформлять коммерческое предложение

Коммерческое предложение рассылается по почте. Это имеет минимальный отклик. Но, при правильно выбранном дизайне можно расположить к себе клиента и даже подтолкнуть к выполнению целевого действия.

6 правил дизайна коммерческого предложения:

  1. Читабельное. Текст должен легко читаться. Используйте стандартный шрифт, без засечек и излишних завитков. Отступы средние, 1,5 строки будет достаточно.
  2. Структурированное.

    Сплошной текст делите на блоки и абзацы. В каждом тезисе выражайте одну мысль. Используйте заголовки и подзаголовки.

  3. Контрастное. Используйте контрасты, как акцент для важной информации. Следите, чтобы цвета были не кричащими и едкими для глаз, это отпугивает.

  4. Наглядное. Внесите графические элементы: графики, диаграммы, статистики.
  5. Именное. Разместите логотип своей компании.
  6. Интерактивное. Интерактивная навигация облегчит переход по слайдам.

    Совет: подготавливая КП в формате pdf, укажите ссылку на сайт или его конкретную страницу.

Заголовок коммерческого предложения

Первый заголовок — это важная часть всего КП. Формула работы заголовка проста: зацепите человека первыми словами и он заинтересуется вами. Эффективно действует заголовок с употреблением цифр, вопросительных заголовков, расстановка акцентов на слова, тайн и интриг.

Существует 2 формы заголовков:

  • С прямым предложением. Подсказывает человеку, что ему нужно сделать.
  • Интригующий. Призыв, чтобы читатель нашёл ответ на заданный вопрос в тексте.

Первый абзац КП

Абзац должен продолжать мысль заголовка, чтобы сохранить логическую цепочку. Следите за объёмом. Слишком длинный абзац рассеивает внимание клиента.

Уделите внимание проблеме, которую поможете решить клиенту с помощью своего продукта.

Середина КП

Что получит ваш клиент? Опишите, чем ваши условия выгодны. Дайте гарантии. Вызовите доверие к себе.

Аргументируйте высокую стоимость

Если цена высокая, то на это должна быть причина. Например: «Мы продаем телефон марки «незнакомка» за 56 000 руб. Это на 12 000 рублей дороже, чем в других магазинах, потому что эта модель обходится без ремонта на 24 месяца дольше».

Аргументировать цену просто:

  • Разделите на составляющие.
  • Поясните выгоду и экономию клиента на сроке службы.
  • Дайте возможность оплатить в рассрочку.

Проработайте возможные возражения

Вы создали отличное письмо, но у партнёра есть сомнения в принятии решения? Расскажите, сколько клиентов остались довольны вашим сотрудничеством. Покажите реальные отзывы. Они станут весомым подтверждением для клиента начать доверять вам.

Предложите подарок. Если вы занимаетесь продажей авто, то предложите своему клиенту в подарок комплект резины или чехлы для салона. Подарок должен дополнять основную продукцию.

Призываем к действию

Цель вашего коммерческого предложения — это подвести партнёра к сотрудничеству.

Оставьте свои контакты для того, чтобы с вами смогли связаться. Можете употребить пару глаголов. Главное, не будьте навязчивы. Выдерживайте такт.

Типы коммерческих предложений

Написать письмо можно разными способами, но не каждое письмо будет эффективно:

  • Описание компании и её достижения. Письмо в котором будет описано, что вы самые лучшие. Не повысит ваш уровень. Партнёр не будет читать это. Скорее посчитает ваше описание хвастовством. Сократите рассказ до минимума и добавьте к описаниям аргументов.
  • Описание услуг и продукции. Написать всё о своём продукте хорошее решение. Но без упоминания выгоды, мало эффективно.
  • Описание пользы клиенту. Основным акцентом всего текста является выгода для клиента, с доказательствами. Это верный вид КП, так как в нём человек чувствует заботу о нём.

    Ему будет приятно читать такое письмо.

Какой объём текста нужен для КП

Пишите кратко и точно. Если вы занимаетесь холодной рассылкой, то желательно уместить предложение в одну страницу формата А4. Процент их просмотров не велик и, скорее всего, люди не будут вдаваться в подробности. Холодные предложения не продают. Они предназначены для привлечения потенциальных клиентов.

Для горячих можно расписать письмо подробнее, так как этому клиенту интересно сотрудничество с вами. Его объём может достигать 10 страниц формата А4.

Не допускайте ошибок

  • Избегайте использование сложных форм предложений. Только короткие фразы. Ваш текст должен быть максимально приближен к диалогу.
  • Будьте уникальны. Не пишите скучными избитыми фразами, пусть ваше описание услуг отличается от предложений конкурентов.
  • Завышенная оценка товара.

    Не переусердствуйте с описанием продукта. Каждое достоинство подкрепляйте выгодами для клиента.

  • Правильно определяйте аудиторию. Направлять одно и тоже письмо всем подряд, не определив потребности, бессмысленно. А в случаи с горячим предложением не уважительно.
  • Не лейте воду.

    Это деловой текст, здесь нужно излагаться конкретно и по делу.

  • Не допускайте заспамленности заголовков. Употребляйте цифры, выгоды и интриги для клиента в пределах нормы.
  • Не давайте обещаний, которых не выполните. Неосуществимые обещания вызовут сомнения.

Обязательно проверьте текст на ошибки.

Проверьте структуру написания. На все ли вопросы вы ответили.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо является дополнением к коммерческому предложению. Несёт ознакомительную роль с принципами предложенного сотрудничества. Побуждает к чтению КП. К сопроводительному письму прилагаются:

  1. прайсы с товаром.
  2. цены на услугу.
  3. листовка с мероприятиями компании.

Как написать сопроводительное письмо

  1. Приветствие. Необходимо написать обращение к конкретному человеку, и не забудьте представиться сами.
  2. Презентовать компанию.

    Короткое описание компании.

  3. Описать услуги компании
  4. Ваши преимущества. В чём отличие ваших услуг от конкурентов.
  5. Конец.

    Ваше письмо должно закончиться уважительной подписью.

При написании текста нужно:

  • Писать конкретную информацию. Не стоит писать долгие прилюдии.
  • Должно быть кратким.
  • Не используйте слова «коммерческое предложение». Это отпугивает клиента.
  • Излагать мысли просто и ясно. Не пишите сложные терминологии
  • Призыв к действию.

Сопроводительное письмо — это связующая часть между клиентом и коммерческим предложением. Именно от него зависит, затеряется ли ваше предложение среди других писем. Или послужит толчком «открыть КП» для заказчика.

Каждое предложение создаётся индивидуально. И для каждого вида услуги или товара применяются определённые психологические триггеры и уловки.

Будьте уважительны к клиенту, если вам поступил откровенный отказ (иногда с объяснением причины). Не грубите в ответ. Сегодня человек в вас не нуждается, а завтра его мнение может в корне измениться.

Не получается написать коммерческое предложение? Отправленные КП остаются без ответа? Напишите нам — составим правильное КП, которое будет работать.

Источник: https://wiserv.ru/blog/promotion/copywriting-writing-a-commercial-offer

Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: